Система учета документов в государственном архиве

Однако функции  учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в Архив РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.

 

 

Глава 2. Порядок  ведения основных учетных документов

 

В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004 г., № 43, ст. 4169; 2006 г., № 50, ст. 5280; 2007 г., № 49, ст. 6079; 2008 г., № 20, ст. 2253; 2010 г., № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196) документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Настоящий Порядок  определяет организацию работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения с целью обеспечения государственного контроля за, сохранностью документов Архивного фонда Российской Федерации и удовлетворения потребностей государства, общества и граждан в информации об объеме, составе, содержании и месте их хранения.

В настоящем Порядке понимается:

- под единицей хранения документов  Архивного фонда Российской Федерации  – физически обособленный документ  или архивные документы;

- под архивным фондом – совокупность  архивных документов исторически  или логически связанных между  собой. К архивному фонду приравнивается  архивная коллекция;

- под документом государственного учета – документ установленной настоящим Порядком формы, отражающий объем, состав и/или содержание, а также физическое состояние или условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- под сводным документом государственного  учета – документ, содержащий  суммарные данные документов  государственного учета;

- под учетной базой данных  – электронная база данных, созданная  на программном обеспечении, предоставленном  Федеральным архивным агентством (Росархивом), и содержащая описания  архивных фондов в соответствии  с перечнем элементов описания, определенным настоящим Порядком;

- под сводной учетной базой  данных – электронная база  данных, содержащая суммарную информацию  учетных баз данных;

- под государственным учетом – система учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основанная на сосредоточении в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела документов государственного учета, учетных баз данных, составлении сводных документов государственного учета, сводных учетных баз данных и предоставление информации, содержащейся в них в сети Интернет.

Основанием  каждой записи в основных учетных  документах является:

при поступлении документов в архив организации:

сдаточные описи структурных  подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

сводная номенклатура дел  организации или номенклатура дел  структурного подразделения с оформленной  итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;

при выбытии  документов из архива организации:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в  государственный архив или архив другой организации;

акт возврата документов собственнику;

акт о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о необнаружении  документов, пути розыска которых  исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

по результатам  выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

сводная опись  дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу;

опись особо  ценных дел;

опись страхового фонда;

акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции;

акт об образовании  объединенного архивного фонда;

акт о технических  ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении  документов (не относящихся к данному  фонду, архиву, неучтенных и т.д.

 

2.1 Книга учета поступления и выбытия документов

 

Книга учета  поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого  года) изменений в составе и  объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

Каждое поступление  или выбытие получает самостоятельный  порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Архив организации  со сложной структурой может учитывать  в книге учета поступления  и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

Если документы  фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.

Ежегодно в  книге учета поступления и  выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел)

 

2.2 Список фондов

 

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному  из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его  номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда  вносится в список с титульного листа  описи.

В случае изменения  названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

 

2.3 Номер фонда

 

Переносится из списка фонда (если архив  хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

 

2.4 Лист фонда

 

Лист фонда  составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Номер листа  фонда соответствует номеру фонда  по списку фондов архива организации.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается  дата первого поступления фонда  в данный архив; для объединенного  архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или  дата его (ее) создания в архиве.

В графе "Крайние  даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного  архивного фонда, образованного  по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.

Для объединенного  архивного фонда, образованного  из документов однородных организаций  или организаций, последовательно  сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается  обобщенное название фонда, а затем  перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие  изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления  в архив документов фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных  документов, оставшихся после выбытия  по каждой описи и фонду в целом.

Количество  дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному  составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных  подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда  заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N ...", на последующем - "продолжение N ...".