Составление перечней в документе

Бланки документов следует изготавливать  на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение  реквизитов на бланках может производиться  типографским способом, с применением  средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным  шрифтом выделяется наименование организации  и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа  с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам  сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

2.2. Общие требования к тексту документа 

Тексты документов пишут на русском  языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные  на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации³.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст  должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

Краткое изложение содержания документа  указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким  и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих  элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка  о них оформляется следующим  образом: Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных  листах и имеют все необходимые  реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

2.3. Особенности оформления перечней

При составлении документов мы часто  сталкиваемся со всевозможными перечнями. При этом правил их оформления существует великое множество. Попробуем разобраться в них.

Обозначение элементов списка.

Предваряющее перечень предложение  и элементы последующего списка (перечисляются  после двоеточия) могут писаться в виде единой строки. Но в длинных  и сложных списках гораздо удобнее располагать каждый элемент с новой строки. И тут у вас есть выбор: вы можете ограничиться использованием абзацного отступа⁴ (Пример 1) или же заменить его на цифру, букву или тире (Пример 2).

 

Пример 1

 

Пример 2

 

Перечни бывают:

• простые, т.е. состоящие из одного уровня членения текста (см. Примеры 1 и 2) и
• составные, включающие 2 и более уровней (см. Пример 3).

От глубины членения зависит  выбор символов, которые будут  предварять каждый элемент списка.

При оформлении простых перечней можно использовать строчные («маленькие») буквы, арабские цифры или тире.

Гораздо сложнее обстоит дело с  составными перечнями. Для большей  наглядности сочетания различных  символов в списках приведем пример оформления 4-уровневого перечня:

 

 

 

Пример 3

Из данного примера видно, что  система нумерации рубрик выглядит следующим образом: заголовок первого  уровня оформлен при помощи римской  цифры, заголовки второго уровня – при помощи арабских цифр без  скобок, заголовки третьего уровня – при помощи арабских цифр со скобками и, наконец, заголовки четвертого уровня оформлены с применением строчных букв со скобками. Если бы данный перечень предполагал еще один, пятый уровень, то его мы оформили бы при помощи тире.

Система нумерации частей составного перечня может состоять только из арабских цифр с точками. Тогда структура построения номера каждого элемента списка отражает его подчиненность по отношению к расположенным выше элементам (происходит наращивание цифровых показателей):

 

Пример 4

Если в конце списка стоит «и др.», «и т.д.» или «и т.п.», то такой текст не располагают на отдельной строке, а оставляют в конце предыдущего элемента списка (см. Примеры 3 и 4).

Пунктуационное оформление перечней

В Примере 3 хорошо видно, что заголовки  первого и второго уровней начинаются с заглавных букв, а заголовки последующих уровней – со строчных. Это происходит потому, что после римских и арабских (без скобок) цифр по правилам русского языка ставится точка, а после точки, как все мы помним с начальной школы, начинается новое предложение, которое пишется с заглавной буквы. После арабских цифр со скобками и строчных букв со скобками точка не ставится, поэтому последующий текст начинается с маленькой буквы. Последнее положение, кстати, относится и к тире, поскольку трудно представить себе сочетание тире с точкой после него.

Обратите внимание на знаки препинания в конце заголовков перечня, а  также в конце слов и словосочетаний в его составе.

Если заголовок предполагает последующее  членение текста, то в конце него ставится двоеточие, если же последующего членения не будет, ставится точка.

 

Пример 5

Если части перечня состоят  из простых словосочетаний или одного слова, они отделяются друг от друга  запятыми (см. Пример 5). Если же части  перечня усложнены (внутри них есть запятые), их лучше отделять точкой с запятой (см. Пример 6).

 

Пример 6

Наконец, если части перечня представляют собой отдельные предложения, они  друг от друга отделяются точкой:

 

Пример 7

Иногда перечень оформляется таким  образом, что его предваряет целое предложение (или несколько предложений). В этом случае в перечне используются лишь так называемые «низшие» уровни членения (строчные буквы со скобкой или тире), а точки в конце каждой части перечня не ставятся, т.к. в данном случае перечень представляет собой единое предложение⁵:

 

Пример 8

Бывает, что в какие-либо части  перечня, представляющие собой словосочетания, включается самостоятельное предложение, начинающееся с заглавной буквы. Независимо оттого, что в конце  предложения по правилам русского языка должна ставиться точка, каждый элемент списка будет отделяться от следующего точкой с запятой:

 

Пример 9

Согласованность элементов списка

 

При составлении перечней следует  обязательно обращать внимание на то, чтобы начальные слова каждого  элемента списка были согласованы между собой в роде, числе и падеже. В Примере 10 мы привели вариант неправильного оформления: последний элемент списка употреблен в ином падеже по сравнению с остальными. Подобные ошибки обычно встречаются в длинных перечнях с большим количеством элементов.

 

Пример 10

Также все элементы списка должны быть обязательно согласованы в  роде, числе и падеже со словами (или  словом) в предваряющем перечень предложении, после которого стоит двоеточие. Давайте вновь рассмотрим пример неправильного составления перечня, чтобы проанализировать ошибки.

 

Пример 11

Данный перечень может показаться безукоризненным, если бы не одно «но». Слово «соблюдение» требует после себя слов в родительном падеже, которые бы отвечали на вопросы «кого? что?». Поэтому каждая рубрика должна начинаться так:

 

Итак, мы привели основные правила  построения и оформления перечней, которые помогут сделать документы  еще более грамотными.

4. Анализ документов с точки зрения правильности оформления перечней

1. Договор текущего счёта «Кредит Урал Банка». Перечни в данном договоре оформлены верно.
2. ООО «Инкомсервис-Магнитогорск», доверенность № 176. По правилам, после скобки в перечне точка не ставится, значит, элемент списка должен быть написан с прописной буквы и отделяться от последующего элемента точкой с запятой, как нами было рассмотрено выше. Таким образом, в данном документе перечень оформлен неверно.
3. Уральский банк Сбербанка России «Автокредит». Элементы списка в данном документе должны быть или пронумерованы арабскими либо римскими цифрами, оканчивающимися точкой, или начинаться с прописной буквы и отделяться друг от друга точкой с запятой, или не выделяться маркерами. Таким образом, перечень оформлен с ошибками.
4. ООО «Инкомсервис-Магнитогорск», должностная инструкция менеджера. Элементы списка должны отделяться друг от друга точкой. Таким образом, оформление перечня выполнено ошибочно.
5. ООО «РУСФИНАНС БАНК», кредитный договор. Ошибки такие же, как и в документе Уральского банка Сбербанка России «Автокредит».
6. Договор купли-продажи автомобиля № 523. Нумерация пунктов должна заканчиваться точкой. Ошибка незначительна.
7. Методика страхования средств наземного транспорта. В данном документе повсеместно прослеживается ошибка оформления маркированного списка – элемент перечня должен начинаться с прописной буквы и заканчиваться точкой с запятой. 

Все вышеперечисленные документы  представлены в Приложениях.

Таким образом, в данной главе мы изучили требования к оформлению бланков документов, требования к  составлению и оформлению текста документа, правила оформления перечней, также проанализировали правильность оформления перечней в документах на примерах.