Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Января 2012 в 15:56, курсовая работа
По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.
По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных к
Введение.
По данным DELPHI CONSULTING
GROUP, только в США ежедневно появляется
более 1 млрд. cтраниц документов, а в
архивах уже хранится порядка 1,3
трлн. различных документов. Обьем
корпоративной текстовой
По оценкам
Siemens Business Services, до 80% своего рабочего
времени руководитель тратит
на работу с информацией, до
30% рабочего времени сотрудников
уходит на создание, поиск, согласование
и отправку документов, каждый
внутренний документ
Определение.
Система электронного
документооборота (СЭДО) — автоматизированная
многопользовательская система, сопровождающая
процесс управления работой иерархической
организации с целью
Основные принципы электронного документооборота.
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная
распределённая) база документной информации,
позволяющая исключить
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Структура и компоненты
системы электронного документооборота.
Задача документооборота
не может быть представлена некоей
изолированной ветвью в общем
бизнес-процессе (или деловом процессе)
организации. Движение документов тесно
связано с другими задачами, решаемыми
информационной системой предприятия.
Кроме того, задача автоматизации
документооборота лежит на стыке
традиционных «бумажных» технологий работы
с документами и новых
СЭД может по-разному
выбираться, формироваться и строиться
в зависимости от вышеназванных
условий, размера организации, характера
и специфики её деятельности, квалификации
кадров, финансовых возможностей, набора
подсистем (модулей), имеющих различную
функциональную и технологическую
наполненность, построенных с помощью
разных программных продуктов, созданных
одним или несколькими
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
WorkFlow.
Эта концепция была
предложена около 20 лет назад. В ней
весь комплекс задач автоматизации
бизнеса рассматривается как
совокупность бизнес-процессов. Инструменты,
предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают
формирование описаний процессов, данных,
а также содержат средства описания
электронных форм для обработки
этих данных. Технология WorkFlow обеспечивает
чёткое исполнение процесса согласно
его описанию. Сервисы системы
поддерживают реализацию бизнес-процессов,
формирование и подготовку очередей
заданий пользователей к
Document Management System
DMS-системы появились
достаточно давно и вначале
обеспечивали несложные
Со временем
они стали прирастать
1. Ведение картотеки
документов и инструменты
2. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
3. Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
4. Навигация и
организация представления
5. Свободная маршрутизация
документов и поддержка
6. Описание жизненного цикла обработки документа;
7. Управление процессом
маршрутизации и средства
Наличие подобных
средств управления процессами
контроля, движения и обработки
документов делает систему
GroupWare
Данная концепция
зародилась где-то в начале 90-х годов
прошлого столетия. Основной её идеей
было создание удобной среды доступа
к разнородной информации и организация
групповой работы с ней. Необходимо
отметить, что термин GroupWare так и
не получил формального
На GroupWare-компонент возлагают следующие задачи:
1. Создание баз
данных группового доступа, в
которых может храниться
2. Унифицированное
клиентское рабочее место,
3. Встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
4. Средства организации
представлений (View), позволяющие
создавать различные
5. Встроенные возможности
маршрутизации электронных
6. Широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.
Наличие описанных
функций позволило
Большинство современных
СЭД рассчитаны на применение
в условиях одновременного
Ключевым элементом
СЭД является наличие
Основные особенности
и проблемы
Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе
СЭД необходимо обратить
1. Надежность компании-
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки
СЭД под специфику предприятия;
Следующий этап —
внедрение системы — также
предполагает решение некоторых
проблем, от которых зависит успех
проекта. Все проблемы реализации проектов
можно разделить на три основных
блока: организационные, экономические
и технические. Первые связаны с
человеческим фактором — недостаточной
мотивацией сотрудников к работе
с новой системой, низким уровнем
их технических знаний, иногда ошибочным
или неполным определением клиентом
задач при внедрении решения.
Экономические проблемы — это
в первую очередь необходимость
вложения значительных средств при
том, что экономический эффект для
заказчика не всегда и далеко не
сразу заметен. Среди технических
проблем можно отметить необходимость
создания качественной инфраструктуры,
сложность интеграции с уже действующими
системами. Важно помнить, что СЭД
— это не только и не столько
техническое решение, сколько организационное.
Поэтому при подготовке к внедрению
электронного документооборота на первом
месте находятся
1. Анализ бизнес-процессов
организации, состояние