Тақырыбы: Қызметтік хаттар

АҚТӨБЕ ЭКОНОМИКА, СТАТИСТИКА ЖӘНЕ ИНФОРМАТИКА КОЛЛЕДЖІ

Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу

Бақылау жұмысы

№__14__ нұсқа

Тақырыбы: Қызметтік хаттар

Орындаған: Муратов Д.

Тексерген: Сражин Е.Б.

Ақтөбе 2012ж.

     Қызметтік хаттар

              Қазақстан Республикасының «Қазақстан Республикасындағы Тіл туралы» Заңының 4-і бабында «Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі – қазақ тілі. Мемлекеттік тіл – мемлекеттің бүкіл аумағында іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, - делінген». Сондықтан да, қазіргі таңда барлық мемлекеттік мекемелерде іс жүргізу қазақ тілінде қалыптасуына үлкен мән берілуде.

       Бүгінде ресми қағаздарды сауатты толтырып дайындау үшін кәсіби жетілдірілген қазақ тілін қолдану қажет. Бұл жерде жазу мәдениетінің рөлі орасан зор. Түрлі мекемелер мен ұйымдар арасында іс-қағаздарының ең жиі қолданылатын түрі – қызметтік хат. Сөз еткен мәселенің жазылу мақсатына қарай қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді, мысалы: ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат.

      Тіл – сөйлеу мен ойды жеткізудің құралы болғандықтан, қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, түзулік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктердің болуы. Қызметтік хаттардың сапасына қатты көңіл бөлген жөн. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы керек.

     Астана қаласы Әділет департаменті Есіл аудандық Әділет басқармасы да барлық елімізідің мемлекеттік мекемелері сияқты, мемлекеттік тілдің қолдану аясын кеңейту және оны одан әрі дамыту үшін үлесін қосуда.

    Қазақстан Республикасы Әділет органдары жүйесінде мемлекеттік тілді қолдану мәселесі бойынша 1 наурыз – 1 сәуір аралығында өткізілетін айлықтың іс-шараларына сәйкес, басқармада арнайы жоспар жасақталып, тіл төңірегінде игі шаралар ұйымдастырылуда. «Қазақстанның болашағы – қазақ тілінде!», «Мемлекеттік тіл – мемлекеттік басқару тілі!», «Шығыс құжаттарының мемлекеттік тілде шығуын қамтамасыз ету – біздің басты мақсатымыз!», «Мемлекеттік тілге – менің жеке үлесім!» атты түрлі семинар, дәріс, лекция, радио-сұхбат өткізілуде.

     Қазақстан Республикасының «Тіл туралы» Заңына сәйкес, Есіл аудандық Әділет асқармасы азаматтық хал актілерін тіркеу бөлімінен шығатын іс-қағаздар, яғни, өтініш үлгілері, түрлі анықтамалар, күрделі істер бойынша дайындалатын қорытындылар, қызметтік ресми хаттар, барлық жоғарыда аталған реттіліктерге сәйкес мемлекеттік тілде жазылуы қамтамасыз етілуде.

    Мемлекеттік тілде әзірленетін құжаттардың сауаттылығы мен сапасын қамтамасыз ету, әрбір іс-қағаздарын орындап отырған, тілін сүйіп, еліне жаны ашитын мемлекеттік қызметкердің ұлттық парызы, - деп, ойлаймын.

Қызметтік хат – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.

Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р.з." таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р.з." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р.з." белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р.р.з." постскрилтум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.

Қызметтік хат үлгілері

Тапсырманың орындалуы туралы

(қала)қаласы
((аудан) ауданының)
                                                                                     (лауазымы)
                                                                                                    (аты-жөні)

                                          Қызметтік хат
 

Осы жылдың (күні) (айы) (қала) қаласы ((аудан) ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат (аты-жөні) өтініші бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы жайында төмендегілерді хабарлаймын.
Осы жылдың (күні) (ай) күні өтініш беруші (аты-жөні) телефон арқылы әңгімелестім. Әңгіме барысында ол (қала) қаласында ((аудан) ауданында) Қауіпсіздік, қорғаныс және құқық қорғау академиясының филиалын ашу туралы мәселе көтерді.
Әңгімелесу нәтижесінде ол (қала) қаласы ( (аудан) ауданы) әкімінің бірінші орынбасары (аты-жөні)  (күні.айы.жылы) ж. қабылдауына жазылды.
 
 
(лауазымы)                                                                                          (аты-жөні)

К § 2 п. 2, пп. 2.3.1 ҚЫЗМЕТТІК ХАТ

Қазақстан Республикасы                                           МИНИСТЕРСТВО

ҚАРЖЫ                                                              ФИНАНСОВ

МИНИСТРЛІП                                  Республики Казахстан

473000, Астана,                                                          473000, Астана,

Республика даң-ы, 60.                                               пр.  Республики, 60.

Телетайп 264126 «Филин».                                     Телетайп 264126 «Филин».

Факс: (3172) 28-03-31,                                                          Факс: (3172) 28-03-31,

тел. 28-09-85.                       тел. 28-09-85.

              №             

Республикалық бюджет бағдарламаларының әкімшілігіне

Облыстардың, Астана және Алматы қаласының жергілікті атқарушы органдарына

Қазақстан Республикасының Қаржы министрлігі Сіздерге «Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 1999 жылдың 30 желтоқсанындағы 717-нөмірлі бұйрығына №1 өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 2000 жылғы 15 наурыздағы №-121 бұйрығын басшылыққа алу үшін жіберіп отыр.

Бюджет департаментінің директоры

Әділбекова К. Тел.11-73-09