Технические средства, используемые в делопроизводстве

      Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная  на управленческую деятельность. Основными  функциями этой подсистемы являются:

      организация работы с электронными документами;

      контроль исполнения документов;

      распечатка  и тиражирование документов;

      электронное распространение документов.

      Названные функции обеспечивают такие программные  продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др.

      Особо следует выделить универсальные  интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие  перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.

      Упомянутая  выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную  организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов — текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

      Получила  распространение мощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

      Среди других отметим интегрированную  систему Team Office — это полная офисная  открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

      В заключение можно предложить общие  рекомендации по выбору систем управления электронными документами:

      Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.

      Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.

      Для больших организаций следует  использовать индивидуально разработанные  информационные системы. 

       Литература 

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.

Бройдо  В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Делопроизводство (организация и технология документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Основные  правила работы архивов организаций. — М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.