Технология обработка внутрених и исходящих документов

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих  документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его  согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе  исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют  ряд особенностей их обработки, которые  определяются видовой принадлежностью  документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих  и внутренних может осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых  организаций могут находиться в  разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется  организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения  наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию  из службы ДОУ, возвращать исходящие  документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств  и компьютерных технологий позволило  изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления  документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно  сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения  произошли в процессе получения  и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует  помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной  цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных  формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих  документов включает:

• составление чернового документа
• ;подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта  исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный  исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые  материалы, устанавливать очередность  работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа  исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в  службу ДОУ проект документа, который  требует проставления необходимых  удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа  утверждения, печати). Документ может  передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми  материалами, на основании которых  он готовился. Если к проекту документа  приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с  проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь  собирает визы согласования. Возврат  проекта может повторяться, и  каждый раз исполнитель должен повторять  всю процедуру подготовки проекта  документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих  документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции  включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для  отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в  делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой  проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются  только при наличии сопроводительного  письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее  первой половины следующего рабочего дня.