Теоретические основы документирования управленческой деятельности

Документы регистрируются на карточках. Чтобы  достичь информационной совместимости  регистрационных данных и создать  условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его  краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер  дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может  быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования  оборотной стороны регистрационно-контрольных  карточек определяется самой организацией.

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках  установленной формы.

Для регистрации  документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной  регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого  ввода их с документа.

Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

·           справочные

·           контрольно-справочные

·           по географии поступающих документов

·           по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

·           тематические (приказы, решения) и др

Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС  формируются на основе информации о  документах, зафиксированных на машинных носителях.

 

2. Практическая  часть.

Вариант 2.

Задание №1.

Закрытое акционерное  общество

«Престиж» 

ПРИКАЗ 

00.00.00            № 00

(место  издания) 

Об итогах работы с документами в 2009 году 

    В целях совершенствования форм и  методов организации делопроизводства 

ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Начальнику службы Нестеровой  С.Д. принять меры по совершенствованию  организации делопроизводства.

    2. Руководителям структурных подразделений  необходимо улучшить работу с  документами

    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Гусева О.Ф.

Директор                                     (Подпись)                                    П.А.Кротов

 

Задание №2.

Сельскохозяйственный  производственный кооператив

«Заря» 

ПРОТОКОЛ

26.09.2011       №1

(Место  издания) 

Производственное  совещание 

Председатель  – Соколов Э.И.

Секретарь –  фамилия, инициалы

Присутствовали: 20 человек (список прилагается) 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об образовании  участка по производству строительных материалов.

Доклад председателя кооператива Соколова Э.И. 

СЛУШАЛИ:

   Соколова  Э.И., председателя, с докладом о состоянии  дел на рынке строительных материалов, потребности кооператива в них  и возможности производства некоторых  строительных материалов на базе кооператива. Возможность создания участка по производству строительных материалов обосновал наличием пустующих производственных помещений, дешёвым сырьём, а также наличием на рынке труда уже обученных специалистов в достаточном количестве. 

ВЫСТУПИЛИ:

   Кузнецов  В.Н., начальник цеха строительства  и ремонта, – поддержал предложение  председателя кооператива о создании собственного участка производства строительных материалов, посчитав образование  участка возможным, а его перспективы  хорошими. 

РЕШИЛИ:

   Поручить  заместителю председателя кооператива  Метелёву Н.Г. в течение шести  месяцев развернуть работу по созданию участка производства строительных материалов и выделить для этих целей 650 тыс. руб. 

Председатель                              (Подпись)                               А.И. Соколов

Секретарь                                    (Подпись)                               И.О.Фамилия 

Задание №3.

Научно-производственное объединение 

«Вымпел» 

АКТ                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

26.09.2011                 № 00 Директор

      (Подпись)                   И.Л. Фадеев

                                                                                        27.09.2011

(место  издания)            

                                                                                              

Проведения испытаний  системы

 радиосвязи  «Сокольники» 

Основание: приказ директора от 23.09.2011 № 

Составлен комиссией:

Председатель  – главный инженер проекта  Титов И.Н.

Члены комиссии: 1. Зав. сектором Григорьева О.Л.

2. Начальник участка Макарова Т.И.

 

     26 сентября 2011 года комиссия провела  испытания системы радиосвязи  «Сокольники», предназначенной для  переговоров между машинистом  крана и монтажником. В ходе  проведения испытаний комиссия  установила, что система обеспечивает  надёжное управление работой  крана и безопасное выполнение  строительно-монтажных работ.

Комиссия считает, что параметры системы соответствуют  техническим требованиям. 

Составлен в  двух экземплярах:

1-й экз. –  направлен директору;

2-й экз. –  заказчику системы 

Председатель  комиссии                            (Подпись)                                         И.Н. Титов

Члены комиссии:                                      (Подпись)                                          О.Л. Григорьева

                                                                    (Подпись)                                          Т.И. Макарова

 

Задание №4. 

 
 

    Централизация расчётов дала возможность перевести  на другую работу пять бухгалтеров  цехов, уменьшить ошибки в расчётах с рабочими и служащими, усилить  контроль за расходованием фонда  оплаты труда.

    Прошу Вас рассмотреть вопрос о премировании работников бухгалтерии и вычислительного  центра, обеспечивших переход на централизованный расчёт заработной платы по предприятию. 

Главный бухгалтер 

ЗАО «Рубин»                                (Подпись)                               И.П. Тимошина

 

Задание №5.

Начальнику  шахты

Матвееву  Д.И. 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА 

28.03.2010                   № 00  

О нарушении  производственной дисциплины 

28.03.2010 во второй  смене случился разрыв силового  кабеля, питающего освещение. Это  можно объяснить плохим закреплением  передвижной установки, вследствие  чего произошёл её наезд на  кабель, привёдший к разрыву.

Я считаю необходимым  принять меры воздействия к рабочему Кощееву Е.И., отвечающему за технику  безопасности при эксплуатации передвижной  установки. 

Горный мастер                            (Подпись)                            Н.А. Голубев

 

Задание №6. 

Первомайский  РОВД

г. Кирова

                    

00.00.0000                   № 00  

СПРАВКА

Чикишева Людмила  Петровна зарегистрирована по адресу: 610002, г. Киров, Милицейская ул., 47, кв.21.

Примечание: справка выдана для предъявления в ООО»Гамма». 
 

 

 

Задание №7.

 

    Напоминаем  Вам о необходимости оплатить работы по строительству складского помещения к 27.04.2010 г. Указанную в  договоре сумму просим перечислить  на расчётный счёт подрядчика. В  противном случае СХПК «Труженик» будет  вынужден подать иск в арбитражный  суд. 
 

С уважением,

Председатель                                     (Подпись)                                       В.П. Хохлов

 

Задание №8.

                                                                                                                                                                                           Директору ЗАО «Филипповский»                                                                       Седову А.К. от

Главного агронома                                                                                                   Синицыной Анны Петровны