Требования к бланкам документов

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Требования к бланкам документов

 

Служебные документы  изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано  с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

Основной ряд служит для  изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждый ряд в свою очередь  подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит [4, с. 176].

Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.

Делим большую сторону  пополам – получаем формат А2 размером 594х420.

Делим большую сторону  пополам – получаем формат АЗ размером 420х294.

Делим большую сторону  пополам – получаем формат А4 размером 294х210. И так далее. Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланк документа – набор  реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения  организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный  герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа [3, с. 116].

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием  вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут  создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих  свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков  могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.

Требования к изготовлению документов

Документы допускается изготавливать  на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервала. Реквизиты оформляют через 2–3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:

От границы левого поля «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» [1, с. 88].

Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака  – реквизит «адресат».

Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные  средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

2. Оформите приказ

 

Оформите приказ, используя следующие данные:

АО «СИНУС». Приказ. 16.10.2000 №30. г. Минск. О создании экспертной комиссии. В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел АО «СИНУС» Приказываю:

1. Создать экспертную  комиссию в составе:

Председатель  – зам. директора И.П.Иванов. Секретарь  – Зав. архивом А.А.Курильчик. Члены  комиссии: 1. Главный бухгалтер И.П.Осипович. 2. Зав. канцелярией П.С.Тихоненко. 3. Инспектор отдела кадров П.Е.Манчиц.

2. Заведующему  канцелярией Тихоненко П.С. разработать положение об экспертной комиссии до 26.10.2000.  Директор М.И.Кравцов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АО «СИНУС»
ПРИКАЗ
16.10.2000  №30 г. Минск
О создании экспертной комиссии

 

В целях обеспечения  качественного отбора на хранение и  уничтожение документов и дел АО «СИНУС»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную  комиссию в составе:

Председатель – зам. директора И.П.Иванов

Секретарь –  Зав. архивом А.А.Курильчик.

Члены комиссии:

Главный бухгалтер  И.П.Осипович.

Зав. канцелярией  П.С.Тихоненко.

Инспектор отдела кадров П.Е.Манчиц.

2. Заведующему  канцелярией Тихоненко П.С. разработать  положение об экспертной комиссии до 26.10.2000. 

3. Контроль  за исполнением приказа возложить  на заместителя директора И.П.Иванова.

 

Директор М.И.Кравцов

 

 

 

 

 

50. Оформите акт

 

Оформите акт, используя следующие данные:

Наименование  организации (предприятия) – ООО  «Вант»

Название вида документа – Акт.

Дата - 22 мая 1999 года. Индекс документа  - № 30.

Место издания  – гор. Гомель

Краткое содержание – о списании имущества.

Основание -  приказ директора завода от 19.05.1999года   № 60   «О проведении инвентаризации»

Комиссия: Председатель - начальник отдела снабжения Бобко  В.И.

Члены комиссии – инженер завода Фалейчик Н.Н., зав. складом Воробьев А.А.

Присутствовали  – кладовщик Сомов И.А.

Констатирующая часть - В период с 20.05.1999 года комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию.

Количество  экземпляров - Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр – в отдел снабжения; 2-й экземпляр в бухгалтерию.

Приложение - перечень имущества в 2 экземплярах на 3 листах

Подписи

Гриф утверждения  акта руководителем – генеральный директор Андреев А.А.

 

 

 

 

 

ООО «Вант»		УТВЕРЖДАЮ генеральный директор ______________ А.А.Андреев   22.05.1999
АКТ
22.05.1999   № 30 г. Гомель

 

 

 

О списании имущества

 

Основание:

приказ директора завода от 19.05.1999 года  № 60 «О проведении инвентаризации»

  

Составлен комиссией:
Председатель - начальник отдела снабжения В.И.Бобко
Члены комиссии:	Инженер завода Фалейчик Н.Н. Зав. складом Воробьев А.А.
Присутствовали:	1. Кладовщик Сомов И.А.

 

В период с 10.08.2001 года комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию.

Составлен  в	2	экземплярах
в отдел снабжения; в бухгалтерию
Приложение:			перечень имущества  на 3 л. в 2 экз.
Председатель комиссии					В.И.Бобко
Члены комиссии					Н.Н.Фалейчик   А.А.Воробьев

С приказом ознакомлен                                                                 И.А.Сомов

 

81.1 Оформить протокол

 

Оформите протокол, используя  следующие данные:

Министерство образования  Республики Беларусь. Протокол. 01.12.1998 №79 г. Минск. Заседания экспертной комиссии. Председатель – А.П.Сидоров, секретарь  – А.С.Блинова. Присутствовали: 50 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел министерства образования Республики Беларусь. Информация зав. общим отделом К.Б.Шутовой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение. Информация зав. архивом С.А.Турова. Слушали: Шутову К.Б. – Информация прилагается. Выступили: Максимова К.И. – о представленных номенклатурах. Постановили: 1. Одобрить номенклатуру дел министерства на 1998 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Национальный архив Республики Беларусь. Слушали: Турова С.А. – о подготовке документов на государственное хранение. Выступили: Петрова М.П. – Текст выступления прилагается. Постановили: 1. Одобрить акт от 00.00.0000 № 00 о выделении к уничтожению документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения. Председатель А.П.Сидоров. Секретарь А.С.Блинова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство образования  Республики Беларусь

 
ПРОТОКОЛ

 

01.12.1998           №79

 

г. Минск

 

заседания экспертной комиссии

 

Председатель – Сидоров А.П.

Секретарь – Блинова А.С.

Присутствовали: 50 человек

 

Повестка дня:

1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел министерства образования Республики Беларусь.

2. О подготовке документов  к передаче на государственное  хранение.

 

1. СЛУШАЛИ:

Зав. общим отделом Шутову К.Б., Турову С.А..

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить номенклатуру  дел министерства на 1998 год. 

1.2. Представить номенклатуру  дел на согласование в Национальный  архив Республики Беларусь.

 

Результаты голосования:

за – единогласно.

 

2. СЛУШАЛИ: 

Турова С.А., Петрова М.П.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Одобрить акт от 00.00.0000 № 00 о выделении к уничтожению  документов и дел. 

2.2. Рекомендовать для  утверждения описи дел постоянного  хранения.