Требования к оформлению реквизитов размещаемых на поле углового и продольного штампов

Министерство  образования и  науки РФ

Федеральное агентство по образованию 

Казанский государственный технический университет  имени А.Н.Туполева

Лениногорский филиал 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»  

           тема:  «Требования к оформлению реквизитов размещаемых на поле углового и продольного штампов (бланков)????» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Лениногорск -  2010 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

     Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. При этом информация имеет фиксированный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации - своевременность принятия решений.

     Порядок создания документов и их обработки определяется нормами и правилами, которые содержатся в законодательных, нормативно-правовых актах и методических документах.

     Они  устанавливают единые требования к  бланкам документов ОРД, дает набор  реквизитов и их оформление на бланках.

     В настоящее время действует ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержатся нормы и правила современного делопроизводства.

     Контрольная работа посвящена раскрытию основных требований при оформлении реквизитов размещаемых на угловых и продольных штампах.  
 
 
 
 
 
 

1. ПОНЯТИЕ РЕКВИЗИТОВ. РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ НА УГЛОВОМ И ПРОДОЛЬНОМ ШТАМПЕ

 

     Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа является формуляром данного документа.

     Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

     Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных   документов,    определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др. Эти требования должны учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями и организациями на территории Российской Федерации.

     ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных документов и др.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает следующие  реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

     01 - Государственный герб Российской Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     14 - место составления или издания документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 - оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа в организацию;

     30 - идентификатор электронной копии документа.

     Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

     При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле – на поле углового штампа.

     При продольном расположении реквизиты  название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

     Продольные  бланки на практике используются преимущественно  для подготовки деловых писем  и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось  представление о большей престижности именно продольного бланка.

     Бланки  писем с продольным вариантом  расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.

     Продольные  бланки писем используются также  в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

     На  поле углового штампа реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

     Угловой бланк является наиболее удобным  для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.

     Примеры оформления углового бланка приводятся в документах:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 12, 13, 14, 17, 18).

     Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

     Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны - 30 мм, с правой - не менее 8 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм. Бланки каждого вида проектируются на основе углового или продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизиты заголовочной части документа (наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа, почтовый адрес предприятия, коммуникационные данные, место издания или составления документа) располагают центрованным способом, т. е. начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади документа. При угловом расположении реквизиты заголовочной части документа расположены флаговым способом, т. е. каждая строка реквизита начинается от левой границы площади.

     Расположение реквизитов и границы зон на формате А4  
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах) показаны на рис.1.

     Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка показаны на рис.2. 

Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4  
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)  

 

Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4  
продольного  бланка (размеры указаны в миллиметрах)