Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Июня 2012 в 11:10, курсовая работа
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для:
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
3. для наиболее эффективного использования документов.
Введение………………………………………………………………………….3
Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4
1.1 Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5
1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6
1.3 Составление учетных документов в архиве………………………….…...7
Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10
2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11
2.2 Классификация архивной документации………………………….……12
2.3 Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15
2.4 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15
Глава 3 Архивные путеводители…………………………………….………...19
3.1Характеристика фондов в путеводителе……………………….……..…..19
Заключение………………………………………………………………….…...25
Список литературы……………………………………………………….……..26
Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда.
Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.
Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).
Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания.
В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы.
В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.
Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.
Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.
Заключение
Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.
Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.
Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.
Список литературы
1. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. – М., 1994.
2. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
3. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 1994.
4. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. – М., 1981.
5. организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.
6. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.
7. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.
8. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003
9. Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2004
10. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2003
11. Крайская З.В. Архивоведение. – М., 2004
12. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002
13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004
14. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003
15. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.
2