Указатели, их виды и построение

Усть-Каменогорский  Колледж Профессиональной

Подготовки  и Сервиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По предмету: « Архивоведение»

 

На тему: «Указатели, их виды и построение»

 

 

 Проверила: Дурново И.В.

                                                      Выполнила: Даулетбекова А.                                                                                                                                                                                                                                                             

                                                      Гр:Да-103

 

 

Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих дкументов.

Указатели    могут     быть    межархивными,      межфондовыми, внутрифондовыми.

Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации. В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно- понятийную информацию других справочников, предоставляя возможностьмногоаспектного поиска информации.

По степени  свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные.

По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развернутыми.

По типу организации  информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

 К основным  видам указателей структурной  группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Самым распространенным указателем предметно-тематической группы является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.

    

 Общий  указатель включает в описательные  статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся указатели видов документов, авторский, учреждений, географический,именной и др.

      Назначение общих  и специальных предметных указателей - интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.

      Географический указатель  - разновидность предметного указателя, содержащая топонимы (то есть имена собственные географических или топографических объектов). Информация в нем представлена по названиям географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.

      Именной указатель  - разновидность предметного указателя, содержащего фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички.

      Группировка понятий  внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.                                            

      Тематический указатель - является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.

    

 

  Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме классификации.

 Хронологический  указатель - вид указателя, в  котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

 Структурный  указатель - вид указателя, в  котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

Отраслевой  указатель - вид указателя, состоящий  из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

Указатели структурной  группы обычно составляются к описям фондов,имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Усть-Каменогорский  Колледж Профессиональной

Подготовки  и Сервиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По предмету: « Кино, фото, фоно документы»

 

На тему: «Кино, фото, фоно документы, Описи кино, фото, фоно  документов, Учёт кино, фото, фоно документов»

 

 

 Проверила: Дурново И.В

                                                      Выполнила: Даулетбекова А.                                                                                                                                                                                                                                                             

                                                      Гр:Да-103

 

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем  из древесной массы). С этого периода  и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными. А развитие технического прогресса  в области производства бумаги, книгопечатания и копирования текста сделало  бумажные документы дешевыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство  людей традиционно подразумевают  текст или изображение на бумаге.

Однако с  появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы  на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали  воспроизводить с помощью различных  технических средств. Все эти  документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Кинодокументам относят диафильмы (немые, тематически подобранные кадры на рулонной кинопленке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на кинопленке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной пленке или оптическом диске). Обычно кинодокументы делят на статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении).

Фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, пленке или бумаге. Фотография может быть черно-белой или цветной, на различных основах - гибкой полимерной (фотопленка), жесткой (металл, стекло, пластмасса) и бумажной (фотобумага). Диапозитив -это позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными.

Фонодокументы - это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные  фонограммы. Фонограмма - документ с  записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, кассета  с магнитной видеофонограммой, оптический диск.

Учет документов

Учет документов – это определение количества и состава документов и отражение  их в учетных формах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному  комплексу обеспечивается возможность  адресного поиска информации, контроль над их наличием и физическим состоянием. Учет начинается с присвоения документам учетных номеров – архивного  шифра. Архивный шифр это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения. Он состоит из номера архивного фонда, архивной описи, единицы хранения и  единицы учета.

Основными единицами  учета являются архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения. Под  единицей хранения понимается физически  обособленный документ или совокупность нескольких документов. Но документы  могут быть различного вида: на бумаге, на пленке,  на ленте, на диске. По этой причине у них разные измерения. Единица хранения документов на бумажной основе – дело или совокупность документов, отдельный документ, заключённые  в обособленную обложку, папку.

Единица хранения кинодокументов это физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

Единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

Единица хранения фонодокументов это физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

 Единица учета кинодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т. п.;

 Единица учета видеодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т. п.;

Единица учета фонодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т. п.;

            В Основных правилах работы  ведомственных архивов, утвержденных  приказом Комитета по управлению  архивами и документацией от 30 декабря 2003 г. № 93,  установлены виды и формы основных учётных документов.

Среди них - книга учета поступления  и выбытия документов. Все поступившие  в архив документы, а также  неучтенные документы, вносятся в книгу  учета поступлений. Основанием для  записи поступлений документов являются: акт приема-передачи, акт обнаружения документов, акты о технических ошибках в учете.

Одновременно  документы могут сниматься с  учета на основании:

- акта о технических ошибках  в учетных документах;

- акта о необнаружении дел,  пути розыска которых исчерпаны.

 

- акта о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению; акта о неисправимых повреждениях  дел (документов);

- акта об обнаружении дел,  не относящихся к данному фонду,  архиву, неучтенных дел и т.д.

 

 

 

 

Усть-Каменогорский  Колледж Профессиональной

Подготовки  и Сервиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По предмету: « Архивоведение»

 

На тему: «Обзор  документа, их виды и построения»

 

 

 Проверила: Дурново И.В

                                                      Выполнила: Шарипова З.                                                                                                                                                                                                                                                             

                                                      Гр:Да-103

 

 

Обзоры документов

Обзор –  архивный справочник, включающий систематизированные  сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной  общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и  тематический обзор.

Обзор фонда  включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический  обзор включает систематизированные  сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.

Выбор фонда или темы для составления  обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства  на современном этапе, актуальностью  избранной темы, научной ценностью  документов фонда, степенью изученности  фонда. Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

Построение обзора.

Обзор состоит  из характеристики учреждений-фондообразователей, характеристики документов и справочного  аппарата.  

Основными схемами  построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая. Структурная схема  применяется только в обзорах  фондов учреждений с отчётливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные  части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется  в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при  такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзорах  фондов применяется, когда фондообразователь  не имеет структуры, когда структурные  части нечетко отражают функции  фондообразователя или когда  структура часто изменялась.