Унификация и классификация документов

 

 

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

 
1) Документы по общим и административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.  Эти документы могут составлять  работники всех подразделений предприятия. 
 
2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений¹. 
 
^ Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: 
 
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); 
 
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); 
 
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; 
 
- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; 
 
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

•  
  по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

 
- по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы  и т. д. 
 
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 
 
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Сущность понятия,  цели и результаты стандартизации  документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и  применения стандартов. Международная  организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.-т. -- Введ. 2001-01-25. -- М.: Изд-во стандартов, 2002, С.5.. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» Большой юридический словарь: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. -- М.: ИНФРА-М, 1997. -- С. 248..

Стандартизация в делопроизводстве -- деятельность, заключающаяся в  разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- Введ. 1998-02-27. -- М.: Изд-во стандартов, 2001..

Стандартизация документов - это  форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. установлены следующие  категории стандартов: государственные  стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебник. - 4-е изд. - М.: Инфра - М; Новосибирск, 2005., С. 46. унификация стандартизация документ

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся  правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» О техническом регулировании: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. -- М.: Приор, 2003., целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает  Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной  регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. - М.: Мастерство, 2002. - С.22.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»  устанавливает правовые основы, порядок  проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением  требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ  разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации:

Юридическая сила документированной  информации;

Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

Эффективная автоматизированная обработка  документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие  требования к оформлению документов, действие которых распространяется  на РФ в соответствии с заключенными  международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие  требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики организации  и содержания деятельности соответствующих  органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций,  устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.