Унификация текста документа

Например: 

 

      В тех случаях, когда перечень объектов, сопоставляемых в таблице, известен, их наименования (подзаголовки строк) могут быть внесены в таблицу  как постоянная информация. Клетки, образующиеся пересечением строк и  граф, заполняются переменной информацией, представляющей характеристику конкретного объекта по одному из признаков. В том случае, когда наименования признаков таблицы не исчерпывают специфики объектов описания, в таблицу вводится графа "Примечания". 

      Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации⁷. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. 

      Существует  оптимизация структуры связного текста управленческого документа. Под оптимизацией понимается выделение в тексте смысловых компонентов и установление последовательности их расположения. 

      В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

      Введение является первым смысловым компонентом текста. Оно должно содержать информацию, отражать тему текста. Введение как бы вводит в ситуацию, изложенную в тексте, и подготавливает к восприятию документа. 

      Второй  компонент текста это доказательство. Доказательство содержит аргументированную информацию о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Аргументированность содержания в тексте документа достигается точным, объективным описанием событий или ситуации: указанием времени, даты события, его причин и следствий, привлечением соответствующих документов, которые могут подтвердить или опровергнуть правильность оценки события, подтвердить необходимость проведения каких-либо мероприятий или осуществления управленческих действий. 

      Если  же вторым компонентом текста является изложение, то оно должно содержать четкое, объективное, последовательное описание фактов, ситуаций, перечисление правил, норм, положений. Различие между изложением и доказательством заключается в том, что оно не является основой для выводов и решений. Изложение, на основании которого принимаются решения, становится доказательством. Наличие в тексте изложения характерно для документов описательного, констатирующего характера: справки, положения, инструкции и др.

      И наконец третий компонент текста это заключение. В нем располагаются выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации и т.д. 

      Так же возможны различные варианты расположения смысловых компонентов. Например, такие  как: введение – доказательство - заключение; введение – изложение; доказательство – заключение; изложение; заключение.

      Таким образом, в унифицированных текстах  различают три формы представления: трафарет, анкета, таблица, связный текст. Особое внимание уделяется оптимизации структуры связного текста. В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение. 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ОБЩИЕ  ПРАВИЛА СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ И  СЛОВОСОЧЕТАНИЙ 

      В тексте документов существуют общие  положения сокращения слов, словосочетаний (аббревиатуры). Существует две классификации  сокращение, классификация лексических и графических сокращений.

      Классификация лексических сокращений включает в  себя следующие разновидности:

      Инициальные аббревиатуры - сокращения, построенные из начальных букв полных наименований⁸. Они подразделяются в свою очередь по произношению на: 

• буквенные (например: МПС - (эм - пэ - эс), УСД - (у - эс - де)); 
• звуковые (ГОСТ - (гост), АКИД - (акид), ТЭЦ (тэц)); 
• буквенно-звуковые (часть аббревиатуры произносится по буквам, часть по звукам (например: ЦДСА - (цэ - дэ - са)). 

      Усечения - сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова (например: авиа - авиация, зам. - заместитель). 

      Смешанный тип - сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. Различают следующие виды сокращений смешанного вида: 

• сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр - инфракрасный спектр); 
• сочетание усечения и инициальной аббревиатуры (ВНИИторгмаш - Всесоюзный научно-исследовательский институт торгового машиностроения, КамАЗ - Камский автомобильный завод, ГИТИС - Государственный институт театрального искусства); 
• сочетание усечения и полного слова (пластмасса - пластическая масса, рембаза - ремонтная база, завкафедрой - заведующий кафедрой, завотделом - заведующий отделом); 
• сочетание начальных или начального и конечного элементов слова или словосочетания (рация - радиостанция, мопед - мотоцикл педальный). 

      Классификация графических сокращений делится на следующие  типы:

• Точечные сокращения представляют собой первые буквы слова, после которых ставится точка (т. - "товарищ", др. - "другие", в. - "век", с. - "страница", л. - "лист"). 
• Дефисные сокращения. Дефис ставится на месте опущенной средней части слова (з-д - "завод", ин-т - "институт").  Такие сокращения удобны тем, что позволяют сохранить грамматическую информацию слова (общ-во (им. п.), общ-вом (тв. п.)). 
• Сокращения словосочетаний или сложных слов через косую черту (б/ц - "без цены", в/с - "высший сорт", п/о - "почтовое отделение"). 
• Нулевые (графически не выделенные) сокращения без каких-либо показателей (г - "грамм", м - "метр", в - "вольт").  Чаще всего таким образом сокращаются слова, обозначающие единицы измерения. При их употреблении следует руководствоваться соответствующими ГОСТами. 
• Комбинированные сокращения могут быть дефисно -точечными (ж.д. - железнодорожный; точечно - косолинейными (об./мин. - оборотов в минуту) и другими.

      К данным классификациям также прилагаются  правила написания  этих сокращений.

      К правилам написания лексических  сокращений относятся:

      1. Все лексические сокращения пишутся  слитно без точек, за исключением  сокращений, образованных сочетанием  аббревиатуры с полным словом (типа УФ-лучи), например: АПН - Агентство  печати "Новости", ЛатвССР - Латвийская  Советская Социалистическая Республика, торгпред - торговый представитель. Аббревиатуры, составляющие исключение (п. 2.3), пишутся через дефис, если аббревиатура предшествует полному слову (ИК-спектр - инфракрасный спектр). Если аббревиатура пишется за полным словом, дефис не ставится (приборы СВЧ - приборы сверхвысокочастотные). 

      2. Все инициальные аббревиатуры  пишутся прописными буквами (АСУ  - автоматизированная система управления). 

      Если  аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными  буквами (например, "предусмотрено ГОСТом", "содержится в ГОСТе"). 

      3. Усечения пишутся с прописной  или строчной буквы в зависимости  от написания полного наименования (Минхиммаш - Министерство химического  машиностроения СССР, универмаг  - универсальный магазин). 

      Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий организаций и учреждений (профком, замдиректора, Моссовет, Госплан). 

      4. В том случае, если наименование  какого-либо понятия составляется  из двух самостоятельных аббревиатур,  между ними делается пропуск (АН СССР, ЦК КПСС). 

      5. Род аббревиатур определяется  по стержневому слову (УСОРД  - унифицированная система организационно-распорядительной  документации - жен. род; ЦГАДА  - Центральный государственный архив  древних актов - муж. род; РСУ - ремонтно-строительное управление - ср. род)⁹. 

      Ряд сокращенных слов в настоящее  время перешли в разряд обычных  слов, приобрели склоняемость и собственную  категорию рода, независимую от расшифровки (вуз - муж. род (стержневое слово "заведение" - ср. род); загс - муж. род. (стержневое слово "запись" - жен. род)). 

      К правилам написания графических  относятся следующие:

      1. Имена существительные, прилагательные  и причастия сокращаются одинаково  во всех падежных формах ед. и мн. ч. (экз. - экземпляр (ед. ч.), экземпляра (род. п.), экземпляры (мн. ч.); гл. - глава (ед. ч.), главы (род. п.), главы (мн. ч.); л. - лист (ед. ч.), листа (род. п.), листы (мн. ч.)). 

      2. Сокращения, принятые для имен  существительных, распространяются  на образованные от этого же  корня имена прилагательные и причастия как в полной, так и в краткой форме (изд. - издание, изданный, издан, издано). 

      3. Графическое сокращение не должно  оканчиваться на гласную, если  она не начальная в слове,  а также на й, ь, ъ. 

      4. Прописные, строчные буквы и дефисы в графических сокращениях употребляются в соответствии с написанием полного наименования (Ю.-З. ж.д. - Юго-Западная железная дорога, ж.-д. - железнодорожный (но ж.д. - железная дорога)). 

      При сокращении слова не опускается начальная  часть слова, нельзя также опускать все гласные буквы (не следует, например, сокращать слово "фабрика - "фбрка", так как будут опущены линейно не расчлененные части "а" и "и"). Это правило нарушается при сокращении слов "миллион" - млн., "миллиард" - млрд., "столбец" - стб., а также при сокращении имен собственных. 

      Таким образом, в унифицированных текстах  используются определенные сокращения слов, которые классифицируются по двум направлениям: графический и лексический способы. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов. Унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие.

      В унификации текстов выделяют три  основных этапа, в которых в дальнейшем становился видно структуру текста, языковые средства выражения, а так  же разработку унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается метод выделения постоянной и переменной информации текста. А также ясность, точность, убедительность и информационная емкость текста.

      В унифицированных текстах различают  три формы представления: трафарет, анкета, таблица, связный текст. Особое внимание уделяется оптимизации структуры связного текста. В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

      В унифицированных текстах используются определенные сокращения слов, которые классифицируются по двум направлениям: графический и лексический способы.

      Таким образом, в данной исследовательской работе, мною была предпринята попытка ознакомиться с структурой унифицированного текста, а также проанализировать и изучить все тонкости периода формирования унифицированных текстов документа.  
 
 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. ГОСТ 7.12-77 Система информационно-библиографической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати. [утвержден постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 13. 12. 1994]. М.: ИПК  издательство стандартов. 1994. 156 с.
2. ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК  издательство стандартов. 1983. 135 с.