Визначальні риси текстового документування

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. СТАНОВЛЕННЯ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ

1. Історія текстового документування;
2. Поняття текстового документування та його перспективи розвитку.

РОЗДІЛ 2. ТЕКСТОВЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ: СУЧАСНІ ВИМОГИ, СПЕЦИФІКА ВИКОРИСТАННЯ

1. Визначальні риси текстового документування;
2. Сфери застосування  текстового документування.

ДОДАТКИ

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Стрімке нарощування інформаційних  ресурсів, бурхливий розвиток комп’ютерних технологій й активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині 20 століття не просто зробили вплив на характер і зміст документознавчих досліджень, але й призвели до вбудовуванню документознавства в цикл наук про соціальну інформації. У результаті документознавство виявилося самим тісним чином пов’язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні і прикладні завдання, пов’язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.

Для вирішення деяких своїх  проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних  та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об’єктом, носієм інформації, які мають цілком певними фізичними властивостями. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов’язані із засобами документування та передачі інформації, в тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.

Тема моєї курсової роботи: текстове документування.

Мета роботи - розгляд цього питання в різних аспектах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. СТАНОВЛЕННЯ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ

 

 

1.1 Історія текстового документування

Історично першим способом документування був нарисної спосіб закріплення і передачі інформації – нарисної лист, тобто лист з використанням графічних знаків (картинок, букв, цифр) для фіксації та передачі звукової інформації. У своєму розвитку цей лист пройшло ряд етапів, в результаті яких змінилося кілька типів листа – це такі, як піктографічне (Додаток А), ідеографічне (логографічне) (Додаток Б), буквено-звукове (Додаток В), російське письмо(Додаток Г).

Піктографічне письмо (від лат. «Pictus» - писаний фарбами, мальований і грец. «Grapho» - пишу, тобто рисункові листи) є найбільш давнім типом письма. Воно зросло з первісної живопису . Поява піктографії вчені відносять до епохи неоліту, до 8-6 тис. до н.е. Поява в цей період порівняно великих спільнот людей - племен, союзів племен - створило потребу в закріпленні і передачі інформації на великі відстані. За допомогою малюнка (піктограми) передавалося не будь повідомлення в цілому. На перших порах зазвичай це були сцени полювання, пізніше - військові повідомлення, релігійні формули, любовні листи та ін. Деякі народи протягом тривалого часу використовували піктографічне лист (індіанці Північної Америки - до кінця 19 ст.).

Особливість піктографічного  листа полягає в його доступності, оскільки воно не пов'язане з конкретною мовою і може бути розшифровано (прочитано) на будь-якій мові. Не випадково багато піктографічні знаки використовуються і в даний час: у рекламі, в комп'ютерних програмах, дорожні знаки, олімпійська символіка, зображення черепа і схрещених кісток на ємностях з отруйними речовинами і т.д.

Однак піктографічного листа притаманні значні недоліки. Одна і та ж піктограма може бути по-різному тлумачитися. За допомогою піктографії неможливо передавати інформацію, яка містить абстрактні, абстрактні поняття (розум, сміливість, совість і т.п.). Тим часом розвиток мислення, мови дозволило людині розкладати мова на окремі елементи - слова. Піктографічний лист перестав задовольняти зростаючі людські потреби. І тоді на його основі виникло більш досконале - ідеографічний лист (від грец. «Idea» - поняття і «grapho» – пишу).

У ідеографічному листі інформація фіксується дослівно. Графічні знаки (ідеограми) мають стійкі, строго певні накреслення і передають вже окремі слова, тобто звукова мова. Вищим етапом розвитку ідеографії стало ієрогліфічне письмо (Єгипет, Дворіччя), що з'явилося близько 4 тис. до н.е. У Китаї ієрогліфічний лист зберігся до наших днів, хоча і не у формі чистої ідеографії, а у вигляді словесно - складового листа. Проте в основі його як і раніше залишається ідеограма. Деякі ідеографічні знаки широко використовуються в даний час і іншими народами: математичні (v, ?, ?, ?, %), музичні знаки (d, d), грошові символи ($, ?, ?), знак параграфа та ін.

Однак ідеографічний лист є вельми складним для навчання і незручно для повсякденного користування. Зокрема, в Китаї навіть найпоширеніші ієрогліфи містять в середньому по 11 штрихів, а деякі до 50 і більше.

Третім етапом розвитку листа стало фонетичне  письмо (від грец. «Sullabe» - стиль), в якому кожен графічний знак позначає склад. Складові системи з'явилися у 2-1 тис. до н.е. Найдавнішими складовими системами були шумерська, критська, писемність майя. Більш пізніми - японська складова азбука «кана» і корейське лист. В даний час силабічної системи письма найбільш широко поширені в Індії і Південно-Східної Азії. З фонетичного листа у 2 тис. до н.е. виникло буквено-звукове (алфавітне) письмо. Тут кожен графічний знак позначає, як правило, окремий звук - фонему (від грец. «Phonema» - звук ), тому його нерідко називають фонемографічним. Буквено-звуковий лист ділиться на консонантно-звукове (передавальне лише приголосні) і вокалізовано-звукове (передавальний як згодні, так і голосні звуки).

Родоначальником всіх видів алфавітного письма, як вважають вчені, стало древнесемітського (фінікійське) - Консонантний лист. Фінікійці надали знакам алфавіту зручну для накреслення форму. Будучи активними мореплавцями і торговцями, вони швидко поширили, починаючи з 9 ст. до н.е., свій алфавіт серед багатьох народів Середземномор'я. Від фінікійців алфавіт запозичили греки. Грецька класичний алфавіт, який виник до 403 р. до н.е., містив 17 приголосних і 7 голосних букв. На основі грецького алфавіту виникло латинське письмо, що послужило, у свою чергу, базою для більшості західних алфавітів. В даний час побудованим на латинській основі листом користується близько третини населення планети.

Грецький алфавіт ліг в основу слов'янської абетки. Її створення у другій половині 9 ст. пов'язано з іменами відомих просвітителів Кирила і Мефодія. Давньослов'янське письмо мало дві графічних різновиди - кирилицю і глаголицю. Кирилиця, витіснивши глаголицю, проіснувала без скільки-небудь серйозних змін до початку 18 століття. Спочатку кирилівська абетка налічувала 38 літер, потім їх число збільшилося до 43. Причому тільки 24 літери укладачі запозичили з грецького алфавіту, інші ж були спеціально створені для передачі звуків слов'янської мови.

Згодом російське письмо безперервно розвивалося, в тому числі і під впливом державних орфографічних реформ - передусім Петровської (1707- 1710 рр..) і радянської (1917-1918 рр..). У результаті з алфавіту було вилучено низку літер: Омега, Пси, Е (і ), Фіта та ін.. Сучасний російський алфавіт налічує 33 літери. Побудованим на кирилівського основі листом в даний час користуються народи, що говорять приблизно на шести десятках мов і складають до 10% населення земної кулі.

Таким чином, розвиток листи пройшло тривалий історичний шлях: від малюнків (піктограм) до складних ідеографічним системам, а від них - до більш простим складовим і буквено-звуковим. Розвиток листа було обумовлено зростаючими суспільними потребами, а також необхідністю більш точної передачі людської мови. Певну роль у цьому процесі зіграли також матеріали і знаряддя , що застосовувалися в різні епохи для письма. Нарисної лист і в наші дні залишається найважливішим способом документування, насамперед зйомки і збереження інформації на природних мовах.

 

2.1 Поняття текстового документування та його перспективи розвитку

Під документуванням розуміється  запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який би її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами чи виробленими традицією».

Створення документів або  документування може здійснюватися  на природній мові або на штучних  мовах з використанням нових  носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи - документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису.

Текстовий документ, створений за допомогою листа, - це традиційний документ на паперовому носії або відеограма документа - зображення документа на екрані електронно-променевої трубки. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях - документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

Процес створення саме текстових документів є найбільш складною й важливою складовою частиною діловодства. Він вимагає постійного вдосконалення творчої ініціативи наукової організації, тому що від постановки документування в значній мірі залежить рівень і культура управління. А, звертаючи  увагу на те, що процес створення  текстових документів як галузь практичної діяльності людини в умовах інформаційного суспільства виходить на якісно новий  рівень розвитку, набуло актуальності питання про організацію процесу  текстового документування з максимальним застосуванням новітніх комп'ютерних  технологій. В свою чергу, це обумовлює  розробку законотворчих та нормативно-методичних документів щодо процесу електронного документування текстової інформації, особливо в галузі управління. А правильний підхід до створення текстових документів за допомогою новітніх комп'ютерних технологій полегшить створення документа та його подальше опрацювання, надасть можливість ввести єдині вимоги до оформлення електронних текстових документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

У зв'язку з тим, що на сьогодні процес текстового документування інформації, як правило, здійснюється за допомогою  комп'ютерних технологій, перспективи  розвитку процесу текстового документування слід роздивлятися через призму еволюції саме комп'ютерних технологій чи технологій документування текстової інформації. А на сьогодні розвиток інформатики  надзвичайно динамічний. При цьому  і апаратні, і програмні засоби розвиваються шляхом, який в майбутньому  зробить можливим обробку великої  кількості текстової інформації в режимі реального часу і доступ до неї майже з будь-якої точки  за допомогою розподілених баз даних, що значно покращить динаміку текстового документування. Більше того – простота, збільшення комфортності для користувачів і зростання можливостей удосконалення персональних комп'ютерів вже зараз дозволяють працювати з інформаційними системами працівникам служб діловодства, які мають невелику, іноді формальну підготовку. Звісно, слід пам'ятати, що для технологій документування інформації є цілком природним те, що вони старішають і заміняються новими. А при впровадженні нової технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння з часом, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від кількох місяців до одного року.

Зазначимо, що хоч з появою персональних комп'ютерів процес текстового документування значно полегшив роботу працівників діловодства, проте  це вимагає й наявності блоку необхідних компонентів, без яких сучасна система створення текстових документів не є цілісною й продуктивною. Тут мається на увазі й комплекс технічних засобів, що базуються на комп'ютері, й сукупність програмних засобів, що забезпечують їх функціонування, й навіть система організаційно-методичного забезпечення, яка допомагає працівникам діяти в одному напрямі, реалізуючи конкретні функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності, при цьому досягаючи чітко встановленої мети.

У діючому на сьогодні нормативному документі «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» прописано, що та «механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо». Крім того в цьому нормативному документі говориться про те, що «під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати: доцільність впровадження технічних засобів; можливість придбання технічних засобів у певні терміни; наявність придатних приміщень; можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту».

Отже, навіть виконання й цих вимог не забезпечить повного переходу діловодства на підприємствах чи в установах на електронний рівень, бо тут постає проблема не тільки забезпечення належного комп’ютерного обладнання і програмного забезпечення, підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з діловодства, але, насамперед, це організація державного регулювання нового напряму діяльності діловодства. Тут дуже важливою є участь відповідних державних комітетів і відомств, їх всебічне дослідження способів уніфікації і стандартизації процесу текстового документування, що допоможе виявити неточності та не доопрацювання, які вже натепер гальмують процес інформатизації діловодства в установах, організаціях і на підприємствах. Безумовно, це вимагатиме значних матеріальних витрат, але це сприятиме встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку документування, прозорості процесів створення текстових документів і навіть зменшенню кількості суб'єктивних помилок і технічних порушень.

РОЗДІЛ 2. ТЕКСТОВЕ  ДОКУМЕНТУВАННЯ: СУЧАСНІ ВИМОГИ, СПЕЦИФІКА ВИКОРИСТАННЯ

 

2.1 Визначальні  риси текстового документування