Завдання та основні напрями діяльності служб діловодства

 

Варіант –К13 

1.Завдання  та основні напрями діяльності  служб діловодства

               2.Правила ведення особових справ

               3.Підготуйте лист-підтвердження

               4. Складіть довідку, що підтверджує  факт вашого навчання.          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Завдання та основні  напрями діяльності  служб діловодства 

     В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин і конкурентної економіки  своєчасне й правильне рішення  стратегічних і тактичних завдань  визначає життєздатність фірми, організації, підприємства, їх колективів. 
Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму й переміщають у часі й просторі. Документи й документна інформація лежать в основі управлінських рішень й є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною чинністю. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства. Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базуються на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якістю керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб. 
                Правильне складання й оформлення документів в відповідності з новими нормативами – найважливіший обов’язок працівників кадрових служб. 
Кадрове діловодство, ведеться за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства. Відділ кадрів традиційно являє собою самостійний структурний підрозділ підприємства, підлеглий керівникові підприємства, або його заступникові по кадровій роботі. Від виду й галузевої приналежності підприємства, кількості й структури кадрового потенціалу залежить структура й чисельний склад кадрової служби. 
               Термін “кадри” у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві. Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. 
              Правильна організація діяльності кадрової служби, кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому. Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1.Облік  особового складу установи та  її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік  стану підготовки, перепідготовки  кадрів та зарахування їх до  резерву. 
4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація  документообігу для забезпечення  оперативного і чіткого виконання  та проходження документів і  доручень керівництва стосовно  всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів. 
6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка  документів з кадрів для передачі  в архів на зберігання. 
8. Механізація, автоматизація і комп’ютерна обробка даних з особового складу. 
                  Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об’єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частину часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

     Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

* чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

* правильний  розподіл функцій між окремими  виконавцями і підрозділами, застосування  кращого досвіду та методів  ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів;

* визначення  критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження; 
* підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; 
* раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ. 
               Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов’язків без будь-яких перешкод.

     Робочі  приміщення кадрової служби залежно  від характеру робіт, як правило, поділяють на такі зони:

     1. управління (робочі приміщення заступника  керівника установи з роботи  з кадрами, начальника відділу  кадрів, начальника відділу підготовки  кадрів тощо);

     2. робота з відвідувачами (об’єднує  зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону  відвідувача, обладнану необхідним набором меблів); 
3. роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів); 
4. очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5. зберігання  документів (тут зберігаються картотеки,  особові справи та трудові  книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо) (див. схему 1).

     

     Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами. 
           Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади. Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, який має забезпечувати достовірні відомості: 
* про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками; 
* про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

* про  стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки  кадрів за фахом та категоріями;

* про  кількісний та якісний склад  кадрів, просування молодих працівників; 
* про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву.

        2.Правила ведення  особових справ

         Особова справа-це сукупність  документів, що містять найповніші  відомості про працівника (студента).

         На кожного працівника підприємства  у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи. Що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу ( заяву, особовий листок з обліку кадрів чи про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу. Що стосується даного працівника.

          Всі ці документи підшиваються  в окрему теку, на обкладинці  якої зазначаються в такій  послідовності: назва підприємства (організації, установи); «Відділ  кадрів»;» Особова справа №-  «; ім»я,по батькові, прізвище  працівника, на якого оформлено  особову справу; правила користування особовою справою.

            До особової справи мають входити  такі документи ( в порядку  зазначення):

     1) опис документів, що зберігаютьсяв  особовій справі;

     2) заява про прийняття на роботу;

     3) направлення чи рекомендація;

     4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;

     5) автобіографія;

     6) копії документів про освіту (кваліфікацію)

     7) характеристики ;

     8)  витяги з наказів (про прийняття  на роботу, переміщення, звільнення);

     9) доповнення до особового листка  з обліку кадрів;

     10) листок заохочень та стягнень;

     11) довідки та інші документи,  що стосуються даної особи;

       Довідки про стан здоров»я, з  місця проживання та інші документи,  що мають другорядний характер, групують окремо.

         Особові справи зберігаються  окремо від інших документів. У спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.

     При формуванні особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії  потрібних документів, наприклад  копії диплома, свідоцтво про  народження, свідоцтво про укладення шлюбу та інше. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом ( для виявлення фальшивих) та відповідним чином засвідчені відповідальною посадовою особою. 

     3.Підготуйте  лист-підтвердження

       Лист-підтвердження-це службові  листи, в яких підтверджується  той чи інший факт, наприклад  одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи- підтвердження  можуть містити також інформацію  про чинність раніше укладених  договорів, угод, затверджених положень, інструкцій тощо.

           Текст таких листів починається  словами, утвореними від дієслова  «підтверджувати» .

Наприклад:

Підтверджуємо свою згоду на пайову участь у будівництві  комбікормового заводу «Веселі корови» що здійснюватиметься в період з 01.12.2008 по 01.12.2009 р. в Київській обл.. Богуславського р-ну.с.Івки

Наприклад:

           Підтверджуючи оплату  за комунальні  послуги та використану  електроенергію, надсилаю  Вам копії платіжних  доручень №150,151,152 від 17.11.2009р. 

  4. Складіть довідку, що підтверджує факт вашого навчання.    

Зразок довідки, що підтверджує факт навчання