Коммуникационно-информационное пространство в организации (на примере ООО "ТехноСервис")

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине  

Коммуникации  в организациях

 

 

 

«Коммуникационно - информационное пространство в организации на примере  ООО

«ТехноСервис»

 

Выполнил:       Проверил:

 

 

 

 

 

 

        

 

 

 

Санкт-Петербург

2007г.

 

Содержание.

 

Введение………………………………………………………………………………………………стр. 3                                                                    

I. Теоретические аспекты коммуникационного пространства

Коммуникационное пространство. Определение понятия……………………..………..…….......стр. 4

Виды коммуникаций в организации..……………………………………………………………….стр. 4

Коммуникативные сети в организации………………………………………..………………...….стр. 6

Группы внутри организации……………………….………………………………………………..стр. 6

Классическая теория организации…………………………………………………………..……....стр. 7

Современная теория организации…………………………………………..………………………..стр.7

II. Коммуникационное пространство ООО «ТехноСервис»

Сфера деятельности……………………………………………………...………..………..………..стр. 9

Структура компании…………………………………………………………………...……………..стр.9

Характеристика коммуникационного пространства…...…………….……………………………..стр.9

Характеристика компании с точки  зрения классической и современной теории…………...…..стр.11

Заключение…………………………………………………………………………………………..стр. 11

Список литературы……………………………………………………………………….………....стр. 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

 

Коммуникации играют огромную роль в нашей жизни. Это основа культуры, основа нашего существования.  Представить  себе жизнь без ежедневного обмена информацией между людьми невозможно. Именно такую роль коммуникация играет и в организациях. Для их существования и эффективной работы, необходим качественный и полномасштабный обмен информацией, а именно – коммуникация. Эффективность этого обмена зависит не только от межличностной коммуникации каждого из членов организации, но и от налаженных каналов коммуникации в самой организации. Поскольку автор данной курсовой работы является специалистом по организации мероприятий ООО «ТехноСервис», то рассматривать будем информационно-коммуникационное пространство этой организации.

 

Цель работы:

 

исследовать коммуникационное пространство ООО «ТехноСервис».

 

Задачи:

 

-  дать определение понятия «коммуникационное пространство»

-  разделить виды коммуникаций в организации по подходам;

-  основываясь на полученных данных, перечислить преимущества и недостатки каждого вида коммуникации;

- изучить возможные каналы получения и распространения информации;

- выяснить кто может являться носителем информации в организации;

- дать краткую характеристику ООО «ТехноСервис» (краткая история компании, род деятельности, структура);

- дать краткую характеристику ООО «ТехноСервис» с точки зрения классической и современной теорий коммуникации;

- основываясь на теоретическом материале, проанализировать основные особенности коммуникативного пространства организации;

-  дать рекомендации по улучшению коммуникативного пространства ООО «ТехноСервис»;

сделать выводы по проделанной работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Аспекты коммуникационного пространства.

 

Коммуникационное  пространство: определение понятия.

 

 

Коммуникационное пространство организации складывается из устного обмена сообщениями по производственным вопросам, взаимоотношений с поставщиками и заказчиками, реклама, деятельность  по связям с общественностью, личного обмена информацией, эмоциями, чувствами и т.д., иными словами из особенностей организационной коммуникации, поэтому, в первую очередь, необходимо дать определение именно этому понятию.

Итак, процесс коммуникации – это динамичный обмен идеями, мнениями, знаниями и информацией между людьми, происходящий на различных уровнях: формальном или неформальном, интеллектуальном или эмоциональном [5, стр.11]. Организация же представляет собой форму устойчивого объединения людей, преследующих некие групповые цели  и удовлетворяющих связанные с их коллективным существованием интересы и потребности [5, стр.73].

Если собрать эти два определения  воедино, то получится, что организационная коммуникация – это обмен сообщениями (информацией, мнениями и т.д.) для достижения определенных целей и создания взаимопонимания внутри организации, между организациями, а также между организацией и окружающим миром.

Необходимо отметить, что коммуникация в организации может проявляться [5, стр.15]:

• на индивидуальном уровне: общение между начальником и подчиненным;
• на групповом уровне: совещание отдела;
• на публичном уровне: выступления руководителей высшего звена;
• на массовом уровне: пресс-релизы компании, представление новой продукции на конференциях, реклама и PR-деятельность.

Также существует два основных подхода  к делению коммуникации на виды. Для удобства сравнения и изучения данные об этих классификациях собраны в таблице, приведенной ниже.

 

Виды  коммуникаций в организации.

 

 

Подход	Вид	Определение	Преимущества	Недостатки
По типу	Формальная коммуникация	обмен информацией, имеющей отношение к деятельности компании: приказы, распоряжения, входящая и исходящая документация [5, стр.17]; заданные и организованные руководством фирмы схема и система субординации, которым присущи функциональная строгость и определенная дифференциация работников [2, стр.347]	обеспечивает порядок внутри организации; помогает при выполнении конкретных задач, связанных с деятельностью компании [2, стр.347]	обезличенность; стандартность; деловые контакты заранее предписаны; исключена любая импровизация
	Неформальная коммуникация	личная коммуникация, где нет четких каналов или моделей [5, стр.17]; обмен информацией по интересам, служебному положению [2, стр.348]	межличностное общение скрепляет рабочий коллектив [5, стр.23] влияет на мотивацию, а, следовательно, и на результаты труда [5, стр.25]	нельзя быть уверенным в правдивости передаваемого сообщения; практически невозможно отследить источник информации [5, стр.22]
По форме	Вертикальная коммуникация, направленная сверху вниз	приказы, распоряжения, а также  оценка работы подчиненных и попытка  стимулировать их мотивацию[5, стр.19]	обеспечивает порядок внутри организации; помогает при выполнении конкретных задач, связанных с деятельностью компании [2, стр.347]	исполнители и руководители часто говорят на разных языках (в прямом и переносном смысле); руководителям порой трудно оценить, какую информацию необходимо направлять исполнителям [5, стр.19]
	Вертикальная коммуникация, направленная снизу вверх	сообщения подчиненных о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях и т.д. [5, стр.19]	дает чувство принадлежности к организации и соучастия в общем деле для исполнителей [5, стр.20]	«наверх» часто не посылаются негативные замечания; замечания могут оставаться без внимания руководителей или даже не доводиться до них [5, стр.20]
	Горизонтальная коммуникация	обмен деловой информацией между  сотрудниками, занимающими равное положение  в организации [5, стр.20]	обеспечивает сотрудничество между отделами в рамках всей фирмы [2, стр.349]	распространенная тенденция считать свой участок работы самым важным; производственный жаргон, присущий каждому отделу, может быть непонятен представителям других отделов [5, стр.21]

Нельзя также забывать и о  классификации «по носителю информации (каналу)». Согласно этому подходу коммуникация может быть письменной и устной. Причем, по мнению Т.Н. Персиковой, при формальной коммуникации в большей степени используются формы письменного общения (меморандумы, отчеты, деловые письма и т.д.), чем личные встречи и разговоры, которые чаще применяются при неформальной коммуникации [5, стр.18].

Также необходимо отметить, что от преобладания того или иного вида коммуникации в организации зависит многое, например, какие в ней задействованы коммуникативные сети.

 

Коммуникативные сети в организации.

 

Коммуникативная сеть - соединение определенным образом участвующих в информационном процессе людей с помощью информационных потоков. Она включает потоки посланий между двумя или более лицами [5, стр.18].

В организации существуют горизонтальные, вертикальные и диагональные сети. Вертикальные сети строятся по линии руководства от начальника к подчиненным (вертикальная коммуникация). Горизонтальные сети связывают равных по уровням лиц или структурные подразделения (горизонтальная коммуникация). Диагональные же считаются сети, связывающие других начальников с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации [6].

Существуют устоявшиеся образцы  коммуникативных сетей: "вертушка", "кружок", "колесо", "цепочка". В сетях типа "кружок" члены группы могут вступать в контакты только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные контактируют друг с другом через своего начальника и т.д. [6].

Обмениваясь посланиями по этим сетям, люди формируют внутри организации  группы по интересам, производственной необходимости и т.д.

 

Группы  внутри организации.

 

Группа – это союз двух и более людей, объединившихся вместе, чтобы достичь конкретных целей [3, стр.143]. Однако термин «группа» можно трактовать по-разному, в зависимости от точки зрения. Одно из наиболее глубоких определений утверждает, что если в организации существует группа, то ее члены:

• имеют мотивацию для присоединения к группе;
• воспринимают группу как единый союз взаимодействия;
• в разной степени участвуют в групповых процессах;
• достигают соглашений и выявляют разногласия, осуществляя различные формы взаимодействия [4, стр.280].

В книгах, посвященных организационной коммуникации [1-5] можно встретить множество причин, заставляющих людей объединяться в группы. К наиболее часто упоминаемым причинам относятся стремление к близости с другими, схожесть во взглядах на конкретные проблемы, желание обеспечить себе безопасность (защиту), общие цели и т.д.

Также в разных источниках можно  встретить множество типов групп: малые и большие, первичные и вторичные, внутренние и внешние, формальные и неформальные и т.д. Каждый тип имеет различные характеристики, некоторые из которых представлены ниже в таблице.

 

Тип группы	Краткая характеристика
Первичная группа	Должна иметь малую численность, а ее членов должны связывать чувства  товарищества, преданности и общее  отношение к ценностям (семья, группа сверстников и т.д.) [4, стр.283].
Коалиция	Намеренно созданная и независящая  от формальной структуры организации, группа лиц, ориентированных на достижение конкретных целей с помощью групповых действий [4, стр.283-284].
Группа принадлежности	Группа, к которой индивид действительно принадлежит (членство в профсоюзе) [4, стр.284].
Референтная группа	Группа, к которой человек хотел  бы принадлежать, с которой он себя отождествляет [4, стр.284].
Формальная группа	Группа, которая предусмотрена  в структуре организации для  выполнения конкретных задач, например, менеджер и те, кто ему непосредственно подчиняются [3, стр.143].
Неформальные группы	создаются для удовлетворения социальных потребностей и общения людей, например, группа коллег, объединившихся для  совместного проведения отпуска [3, стр.143].

Наличие и преобладание тех или  иных групп, видов коммуникации, возможность  свободного общения и многое другое формируют саму организацию, ее структуру  и внутренний климат.

Необходимость понимать, как управлять, что знать и делать, чтобы быть успешными и конкурентоспособными, возникла еще в конце XIX века, когда начался переход к капитализму и появились большие фабрики и коллективы. Так появилась классическая теория организации.

 

Классическая  теория организации.

 

Основоположниками классической теории коммуникации принято считать Ф.Тейлора (США), М.Вебера (Германия) и А.Файоля (Франция). Каждый из них сформулировал свой подход к организации и представил идеальную, на его взгляд, организационную структуру [4, стр.527].

 

Автор	Точка зрения на организацию
Ф.Тейлор	у каждой операции есть один наилучший способ выполнения; отбор персонала должен осуществляться на научной основе с учетом реальных и потенциальных возможностей претендента; мотивация труда должна быть не только материальной, но и моральной; сдельная оплата труда; инициатива наказуема, главное исполнительность; работа управляющего: планирование оптимальной формы труда и расчет вознаграждений
М.Вебер	любая организация – хорошо отлаженный механизм; важно наличие письменно зафиксированных норм и правил, а также четкое их исполнение; строгая иерархия власти; типы власти: традиционная («от отца к сыну»), харизматическая и легитимная (по закону); определяющим при выборе сотрудника является наличие у него диплома или другого документа, подтверждающего его профессиональную компетентность; дисциплина, близкая к военной; обезличенные взаимоотношения между работниками.
А.Файоль	выделил управленческий труд в отдельную категорию; менеджменту необходимо обучаться; необходимо четкое разделение обязанностей; жесткая трудовая дисциплина; единоначалие, как принцип управления; подчинение интересов индивида интересам коллектива; вознаграждение по труду и результатам; необходим коммуникативный климат