Необходимо, чтобы каждый работник ознакомился со своими должностными инструкциями, понимал всю ответственность выполняемой им работы.

    Определив количество кадров, необходимо приступить к набору людей.

    Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности  и специальности, из которого организация  отбирает наиболее подходящих для нее  работников.

    Набор провели, теперь необходимо из этих людей  отобрать наиболее подходящих на каждое место. В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах (что немаловажно для нашего предприятия), о желании работать и принести пользу в данное предприятие. Для руководящих должностей, особенно более высокого уровня, главное значение имеют навыки налаживания межрегиональных отношений, а также совместимость кандидата с вышестоящими начальниками и с его подчиненными. Эффективный отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов.

    Так как человек очень сложное  существо, то и управлять им тоже сложно. Очень тяжело учитывать все  факторы, влияющие на работу человека, будь то семейные неприятности, плохое настроение или еще что-нибудь, надо стараться делать так, чтобы на рабочем месте человеку было комфортно, удобно, чтобы, придя на работу, он отвлекался от своих проблем и полностью отдавался работе. Необходим индивидуальный подход к каждому, и на нашем предприятии, я думаю, это можно будет сделать. Очень важным является сплоченность коллектива, осознание общей цели и стремление ее достигнуть.

    Мы  разобрались еще не со всеми проблемами, остались две: осуществление контроля за работой предприятия и конкурентоспособность.

    Необходимо  выполнять предварительный, текущий  и заключительный контроль. Предварительный  контроль необходим для того, чтобы  проверить наличие и запас  ресурсов. Текущий контроль, я так  думаю, надо проводить один раз в  неделю. Проверять, как реализуется задуманное, на сколько правильно выполняются поставленные перед каждым задачи, какие необходимо ввести корректировки, что изменить и т.д. Заключительный контроль необходим для того, чтоб посмотреть насколько мы приближаемся к поставленным целям, какую прибыль получаем, целесообразность дальнейших действий и т.д.

    Надо  также не забывать о конкурентах, необходимо «бороться » за клиентов. Мне кажется этого можно добиться за счет стильного интерьера, высокого сервиса, и что самое главное  гибких цен (скидки студентам энергофака). В дневное время кафе может работать как столовая, а вечером - бар.

    Как уже отмечалось выше, следить за всеми этапами работы кафе будет  непосредственно директор. Директор будет ставить задачи на каждый месяц, исходя из потребностей клиентов (устраивать в определенные дни развлекательную программу, связанную с ближайшими праздниками на этот месяц – день Энергетика), определять количество поставок, дни поставок, составить график работы и т.д.

    Обслуживающий персонал должен четко осознавать свою работу, четко выполнять поставленные перед ним задачи, вежливо обслуживать, причем официанты мужского пола должны обслуживать женскую половину, а официантки – мужскую половину. Для повышения конкурентоспособности необходимо ввести одинаковую форму одежды, в соответствии со стилем кафе. Нужно подумать и о вознаграждении самых лучших работников.

    Я считаю, что многое зависит от подбора  персонала, организации работы, внешнего вида предприятия и персонала. Необходимо учитывать экономическое положение людей, изменение их потребностей и желаний.

3. Описание  основных взаимоотношений  организации и  внешней среды

    В сегодняшнем сложном мире для  эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать действие сил, внешних по отношению к организации и действующих в глобальном внешнем окружении. Современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя.

    Руководителям следует учитывать среду, поскольку  организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

    Первая  проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, — определение  внешней среды. Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации.

    Один  из способов определения окружения  и облегчения учета ее влияния  на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы:

    1. Среда прямого воздействия включает  факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации  и испытывают на себе прямое  же влияние операций организации. 

    Поставщики. С точки зрения системного подхода  организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. В нашей организации работа непосредственно зависит от поставок продуктов. Если они по каким-либо причинам будут прерваны, работа кафе прекратится.

    Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Как уже говорилось, работа кафе зависит от непрерывных поставок продуктов.

    Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. В нашем случае предприятие зависит от инвесторов только в начальный момент времени, при его организации.

    Трудовые  ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей  силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т. е. для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Но в нашем случае подбор персонала на работу не должен вызвать особых затруднений, поскольку большинство предоставленных вакансий не требуют особого навыка.

    Законы  и государственные органы. В преимущественно  частной экономике, взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и каждого результирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Организации обязаны соблюдать не только федеральные законы, но и требования органов государственного регулирования.

    Потребители, решая, какие товары и услуги для  них желательны и по какой цене, определяют для организации почти  все, относящееся к результатам  ее деятельности. Тем самым необходимость  удовлетворения потребностей покупателей  влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Функционирование кафе напрямую зависит от желания потребителей. В соответствии с этим будет предоставлен ассортимент продукции, и будут проводиться ценовые изменения.

    Конкуренты  — это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать, и какую цену можно запросить. В силу того, что предприятий общественного питания подобного уровня в данном районе нет, и ниша, на которую ориентировано кафе, практически свободна, серьезной конкурентной борьбы не предполагается.

    2. Среда косвенного воздействия  включает факторы, которые могут  не оказывать прямого немедленного  воздействия на операции, но тем  не менее сказываются на них.  Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

    Технология  является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать.

    Состояние экономики. Руководство должно также  уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие  изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги.

    Социокультурные факторы. Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

    Политические  факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей  особое значение. Один из них — настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов, стандарты на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы, соотношение силы трудящихся и управляющих фирмой.

    Международное окружение. Среда организаций, действующих  на международном уровне, отличается повышенной сложностью, которая обусловлена  уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития разнятся от страны к стране. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля руководители должны принимать такие различия в расчет.

    Взаимосвязанность факторов внешней среды — это  уровень силы, с которой изменение  одного фактора воздействует на другие факторы.

    Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

    Подвижность среды — это скорость, с которой  происходят изменения в окружении  организации. Многие исследователи  указывали, что окружение современных  организаций изменяется с нарастающей  скоростью.

    Рассматривая  свою организацию, хочу отметить, что  сложность внешней среды не высокая, потому что число факторов внешней  среды относительно небольшое и  их вариативность можно приблизительно прогнозировать.

    Я считаю, что, как и сложность, подвижность  внешней среды моей фирмы невысокая. Одни из наиболее динамичные факторы, которые я рассматриваю это поставщики, материалы, конкуренты.

    Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает  организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

    Все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Под сложностью внешнего окружения  понимаются число и разнообразие внешних факторов, на которые организация  вынуждена реагировать. Подвижность  среды характеризуется скоростью, с которой в среде происходят изменения. Неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации.

    Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.