Системный подход к организационому проектированию

• размывание разработанной стратегии организации: подразделения могут ставить свои собственные цели выше целей организации;
• отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;
• резкое увеличение объема работы руководителя и его заместителей из-за необходимости согласования действий разных функциональных служб;
• чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
• слабая инновационная и предпринимательская реакция организации;
• неадекватное реагирование на требования внешней среды;
• замедление передачи информации.

Подобные структуры  управления наиболее эффективны там, где  аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко  меняющиеся задачи и функции. Достоинства  системы проявляются в организациях с массовым или крупносерийным производством, выпускающих достаточно ограниченную номенклатуру продукции, при этом действующих в стабильной внешней среде. [15, с.212].

Дивизиональная структура организации вырастает из департаментизации, в которой за основу берется какой-то конечный результат: продукт, потребитель или рынок. Поэтому данная схема широко используется в условиях многопродуктового производства или в многонациональных компаниях, где территориальная разобщенность вынуждает автономизировать страновые отделения. Дивизиональная схема также широко используется в построении государственного аппарата и общественных организаций. Высший уровень в организации централизует планирование и распределение основных ресурсов, принимает стратегические решения, в то время как подразделения принимают оперативные решения и ответственны за получение прибыли.

Структурирование организации  по отделениям производится по трем принципам: продуктовому (с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг), по ориентации на конкретного потребителя, по региональному (в зависимости от обслуживаемых территорий). [17, с.347].

В качестве преимуществ  дивизиональных структур можно назвать:

• использование дивизиональных структур позволяет организации уделять конкретному продукту, потребителю или географическому региону столько же внимания, сколько уделяет небольшая специализированная организация, в результате чего возможно быстрее реагировать на изменения во внешней среде, адаптироваться к изменяющимся условиям;
• этот вид организационной структуры ориентирует на достижение конечного результата деятельности организации (производство конкретных видов продукции, удовлетворение потребностей конкретного потребителя, насыщение товарами конкретного регионального рынка);
• уменьшение сложности управления, с которой сталкиваются управляющие высшего звена; отделение оперативного управления от стратегического, в результате чего высшее руководство организации концентрируется на стратегическом планировании и управлении;
• децентрализация принятия оперативных управленческих решений;улучшение коммуникаций;
• развитие широты мышления, гибкости восприятия и предприимчивости руководителей отделений (дивизионов).

Рисунок 5. Дивизиональная организационная структура

В то же время нужно  отметить ряд недостатков подобных структур:

• противопоставление целей отделений общим целям развития организации;
• затруднение осуществления контроля сверху донизу;
• возможное ограничение профессионального развития специалистов подразделений, поскольку их коллективы не столь велики, как в случае применения линейно-функциональных структур;
• многоуровневая иерархия в рамках самих дивизионов, действие всех недостатков линейно-функциональных структур;
• увеличение затрат на содержание управленческого аппарата вследствие дублирования одних и тех же функций в подразделениях и соответствующего увеличения численности персонала;
• возможность возникновения конфликтов между подразделениями, в частности в случае дефицита централизованно распределяемых ресурсов.

В известной мере недостатки дивизиональной схемы удалось на практике разрешить с переходом  к организациям, построенным с  включением элементов матричной  схемы: управление по проекту, временные  целевые группы, постоянные комплексные группы. [12, с.159].

Матричная департаментизация  всегда является комбинацией двух организационных  альтернатив, обычно – функциональной и продуктовой. Основной задачей руководства в этих условиях становиться поддержание баланса между двумя структурами. При такой организационной структуре вертикальное направление – управление функциональными и линейными структурами организации; горизонтальное – управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений организации. [10, с.187].

Рисунок 6. Матричная организационная структура

Достоинства матричной  структуры:

• преодоление внутриорганизационных барьеров без сдерживания при этом развития функциональной специализации;
• достижение большей гибкости и скоординированности работ, лучшее реагирование на изменения внешней среды;
• сокращение нагрузки на руководителей высшего звена управления путем передачи полномочий принятия решения на средний уровень при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;
• получение высококачественных результатов по большому числу проектов, программ, продуктов;
• интеграция различных видов деятельности организации в рамках реализуемых проектов, программ.

Разработка матричных  структур часто рассматривается  как достижение развития управленческой теории, которое с трудом реализуется  практически. Недостатки матричных  структур:

• громоздкость и дороговизна не только в период внедрения, но и в эксплуатации;
• сложность структуры для практической реализации;
• наличие трудности и неясности процесса функционирования;
• подрыв принципа единоначалия, что приводит к конфликтам; в рамках этой структуры порождается двусмысленность роли исполнителя и его руководителей, создается напряжение в отношениях между членами трудового коллектива организации;
• тенденция к анархии, в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами;
• неэффективность в кризисные периоды;
• отсутствие полноценного контроля уровней управления;
• частичное дублирование функций;
• нарушение традиционной системы взаимосвязей между подразделениями.

Таковы основные типы организационных структур. В настоящее  время существует множество модификаций, формирующихся в процессе адаптации организации к конкретным условиям (внешней среды, технологии, внутренней среды). [19, с. 36-38].

Выводы по первой главе.

При проектировании организационных  структур необходимо использовать системный подход, предполагающий учет внешних и внутренних факторов окружения организации. Со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связанно с проектированием новой организационной структуры. Поэтому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой.

При проектировании структуры  организации возможно использование  таких структур как линейно-функциональная, дивизионная, матричная. Первая является наиболее распространенной и позволяет  достаточно рационально организовывать деятельность небольших фирм. В случае расширения производства и наличия обособленных подразделений рекомендуется более сложная дивизиональная структура. Матричная структура целесообразна в том случае, когда организация занимается выполнением различных проектов. Однако данную структуру трудно реализовать на практике. Таким образом, все рассмотренные модели имеют свои преимущества и недостатки, выбор подходящего варианта должен осуществляться на основе анализа реальных условий функционирования организации. [18, с. 30-35].

ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ КАДРОВОГО АГЕНТСТВА «ЭКСПЕРТ»).

2.1. Кадровое агентство «Эксперт»: основные характеристики объекта.

Компания "ЭКСПЕРТ кадровый центр" с 2002 года предлагает услуги по подбору персонала высшего и среднего звена в разных отраслях рынка. С первых дней существования компании во главу угла поставлено качество обслуживания заказчиков. Для предложения высокого стандарта сервиса сформирована команда профессионалов, разработана и отточена технология деятельности, на вооружение взят опыт Европейских стандартов в области НR.

Центр оперативно осуществляет заказ любой  сложности, что достигается путем  дифференциации подразделений – департаментов, обслуживающих разные сегменты рынка (см. Приложение №1 «Организационная структура кадрового центра «Эксперт»). Контролируются все этапы предоставления услуг. Кадровый центр с большим желанием идет на встречу запросам клиентов, неизменно гарантируя результат. Руководство компанией осуществляют топ-менеджеры, имеющие за плечами годы работы на рынке услуг по подбору персонала. В процесс функционирования организации постоянно внедряются инновации: от прогрессивных систем мотивации персонала до программного обеспечения, позволяющего оперативно обрабатывать заказы любой сложности.

Миссия «ЭКСПЕРТ»: увеличение капитализации бизнеса клиента путем предоставления квалифицированных кадровых решений.

Цели и задачи: расширение клиентской базы, максимизация уровня качества предоставляемых услуг, расширение спектра оказываемых HR-услуг, развитие гибкой системы скидок и бонусов для отдельных категории клиентов.

Мейнстрим-стратегией кадрового центра «Эксперт» выступает экстенсивное проникновение на рынок HR-услуг, реализуемое через создание дочерних, узкоспециализированных фирм. Узкая направленность проектируемых организаций обеспечит более глубокое проникновение в различные отрасли экономики и позволит предлагать клиентам более совершенные механизмы подбора необходимого персонала. Также значительному повышению конкурентоспособности Центра послужит расширение спектра дополнительных услуг и гибкость системы скидок.

Основой успешной деятельности компании является динамичная и профессиональная команда, знание современных технологий поиска и оценки персонала, а также  постоянный поиск перспективных решений, приобретение новейших знаний и тренировка профессиональных навыков. Работа строится на следующих принципиальных позициях:

• Индивидуальный подход. Цель – получить максимально эффективное кадровое решение для Заказчика.
• Ориентация на долгосрочное партнерство.
• Оперативность и качество – выполнение заказа в сжатые сроки при полном соответствии заявленным требованиям Заказчика.
• Конфиденциальность. Все сведения, полученные от Заказчика и Кандидатов в процессе работы, являются конфиденциальными и не раскрываются без согласия сторон.

Помимо этого Центр  гарантирует:

• предоставление гарантированной замены специалиста без дополнительной оплаты в период действия испытательного срока;
• предоставление только проверенной информации о кандидатах.

В кратчайшие сроки сотрудниками успешно осуществляются рекрутинговые проекты партнеров. Квалифицированные специалисты подбираются во всех основных сегментах рынка, чему способствует департаментизация консультационных структур фирмы по отраслевому признаку.

Кадровый центр ориентирован на долгосрочное сотрудничество. Заказчику предоставляется возможность сделать заказ на подбор необходимого специалиста, а также воспользоваться базой отсмотренных кандидатов и получить при этом скидку в размере 20 % от стоимости полного пакета услуг.

В качестве дополнительного конкурентного  преимущества развиваются дополнительные услуги. На сегодня пользуются большим  спросом среди большинства клиентов психологическое и профессиональное тестирование кандидатов, психографология.

Сегодня во многих странах экспертиза почерка – популярное направление в психодиагностике человека. Спецслужбы и правоохранительные органы практически всех государств имеют в штате специалистов-графологов. Графология входит в программу обучения дипломатов ряда европейских государств. Многие компании пользуются услугами графологов для оценки деловых и личностных качеств, принимаемых на работу сотрудников, а также некоторых черт конкурентов и партнеров. Графология применяется в бизнесе, медицине, спорте, педагогике, при выборе супруга, для решения личных вопросов.

Графолог может  определить состав личностных качеств  человека, в том числе качества, свидетельствующие о психическом  заболевании. И даже за обычными чертами  характера увидеть их угрожающее сочетание. Это касается и эмоционального состояния человека.

Кадровый центр  «ЭКСПЕРТ» активно взаимодействует с соискателями и помогает найти работу в интересных и динамичных компаниях. Ежедневно вниманию соискателей предлагается более 100 вакансий в компаниях-партнерах.

Резюме соискателя попадет в базу данных, и при соответствии запросу работодателя, сотрудники того или иного департамента связываются с необходимым кандидатом, приглашая пройти собеседование.

Таблица 1. Анализ внутренней среды организации (SWOT-анализ)