Составление текстов служебных документов

     Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Бланк и состав реквизитов официального письма….……………………...4-6

2. Правила составления некоторых видов писем: письма-просьбы; письма-ответы; сопроводительные письма и др.……………………………………..7-11

Заключение………………………………………………………………............12

Список  литературы………………………………………………………………13 
 

 

      Введение

     Важно понимать, что письмо это всего  лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить  хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание.

     По  содержанию и назначению письма могут  быть подразделены на следующие виды: инструкционное письмо, гарантийное письмо, деловое письмо, рекомендательное письмо, официальное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, благодарственное письмо, письмо – запрос, письмо – приглашение и т.д.

     Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке.

     Цель  исследования - изучить данную тему, а конкретно – составление текстов служебных документов, правила составления некоторых видов писем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Бланк и  состав реквизитов официального письма

 

     Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

     Оформление  бланка, должно соответствовать принципам  технической эстетики, что в свою очередь  положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

     В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

     Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

     Введение  стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано  необходимостью унифицировать процесс  его оформления, это позволяет:

     - организовать централизованное изготовление бланков для писем;

     - уменьшить стоимость машинописных работ;

     - сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

     - облегчить визуальный поиск необходимой информации;

     - расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

     Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

     Согласно  ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб (для государственных предприятий);
2. Логотип или эмблема организации;
3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4. Код документа по ОКУД (если имеется);
5. Наименование организации (полное и сокращенное);
6. Почтовый и юридический адрес;
7. Номер телефонов;
8. номер факса;
9. Банковские реквизиты;
10. Дата;
11. Индекс документа (регистрационный номер);
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа;
13. Адресат;
14. Заголовок к тексту;
15. Текст;
16. Подпись;
17. Фамилия и телефон исполнителя.

     При необходимости могут быть также  приведены адреса электронной почты  и веб сайтов организации.

     Совокупность  реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

     Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его  вида. Все остальные документы  имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

     Наименование  организации — адресанта документа  дается в полном и сокращенном  виде. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем. 
 
 

2. Правила составления  некоторых видов писем: письма-просьбы; письма-ответы; сопроводительные письма и др.

 

     Письмо-просьба

       – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

     Огромное  количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.

     В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".

     Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

     Письмо-ответ

     – служебное письмо, составляемое как  ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

     При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.

     Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

     Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.  

     Сопроводительные письма

     Обращение. По возможности адресуйте письмо конкретному человеку. Персонализированное обращение (например, "Уважаемая Светлана Сергеевна!") обратит на себя большее внимание, чем письмо, направленное "Директору по персоналу" или начинающееся со слов "Уважаемые господа!". Имя человека, отвечающего за подбор персонала, можно узнать на сайте компании, у знакомых, работающих в данной организации, или позвонив секретарю приемной.

     Текст письма. Тот, кому адресовано Ваше письмо, безусловно, человек очень занятой, поэтому постарайтесь писать как можно лаконичнее. Основной текст письма, как правило, состоит всего из трех абзацев.

     Первый абзац. Упомянуть предшествующую встречу или телефонный разговор, сослаться на лицо, знакомое адресату, или на какую-то информацию о компании, побудившую Вас к нему обратиться. Ссылка на знакомое лицо привлечет внимание читающего. Дать краткую информацию о себе. Объяснить работодателю цель своего обращения.

     Второй  абзац. Здесь Вы рассказываете о своих навыках. Напишите о том, как Ваш опыт, навыки, образование, описанные в резюме, могут быть полезны в компании потенциального работодателя. Подтвердите наличие у Вас нужных компании компетенций реальными примерами профессиональных достижений.

     Если  Вы пока не обладаете опытом работы по специальности, подчеркните, какие  личные качества и знания позволят Вам добиться успеха на этом поприще.

     Третий  абзац. Попытайтесь инициировать контакт. Укажите, где, когда и каким образом с Вами можно связаться. Завершите письмо обещанием через несколько дней перезвонить в компанию и узнать о результатах рассмотрения Вашего резюме. И обязательно позвоните.

     Разумеется, в Вашем письме должны содержаться формальные разделы, соответствующие требованиям деловой переписки: приветствие, обращение к адресату и подпись с контактными координатами. Если Вы высылаете сопроводительную записку по e-mail, она обязательно должна быть в "теле" письма, использование присоединенных файлов нежелательно. 

     Письмо-извещение

 – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

     Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.