Теория организации и её место в системе научных знаний

ustify">Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

Упорядоченность информации – структурирование и распределение информации по степени важности для решения задач управления организацией. В современной перенасыщенной информационной среде доступны огромные объемы информации, но далеко не все можно использовать для деятельности организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Не менее  важен такой фактор, как объем информации, так как чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития. Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому для деловой организации важна и ценность информации.

Ценность  информации определяется такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.

Оперативность – своевременность получения информации. Запаздывание получения информации отрицательно сказывается на работе организации.

В сложных  многоуровневых системах управления деловой  организацией скорость прохождения  информации настолько замедляется, что зачастую приходится принимать решения на основе уже давно устаревшей информации, что отрицательно влияет на деятельность организации.

Надежность  информации определяется степенью ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления.

Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории:

– информационные сообщения, получаемые из источника, о котором вы собираете информацию;

– информация, полученная из независимых источников;

– информация, полученная из неофициальных источников.

Информация, входящая в первую категорию, собирается из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия: каталоги, проспекты, рекламные сообщения, статистическая отчетность, сведения о финансовой деятельности; высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и личных контактах.

Информацию, относящуюся ко второй категории, можно получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием; в государственных контрольных органах (судебные, исполнительные и налоговые инспекции).

Информация, относящаяся к третьей категории, получается из неофициального общения, называется слухами. Она считается ненадежной информацией, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других

источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.

Для обеспечения  недоступности закрытой информации для сторонних лиц вводится понятие  «гриф информации». Гриф информации в современных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связана информация о государственной или коммерческой тайне.

Информационная  упорядоченность организационной  системы определяется структурой организации, которая является одним из важнейших  элементов ее информационной среды. Существующий в организации информационный порядок является вполне самостоятельным объектом, не зависящим от смены руководства, реорганизаций. Организация будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации.

Большое влияние на сегодняшний день оказывают новые информационные технологии на развитие деловых организаций. Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании электронной вычислительной техники и современных средств коммуникаций, значительно расширило возможности организации в деле решения задач обеспечения полноты и упорядоченности информации. Процедуры управления производством и реализацией товаров, основанные на использовании сетевых информационных технологий, ведут к серьезным изменениям всех этапов процесса движения продукции от производителя до потребителя. Использование современных сетей связи, например, Интернет, обеспечило доступ к информации внешних организаций, расположенных во всех частях света, к централизованным базам данных, которые представляют собой огромные по объемам хранилища упорядоченной информации. Создаваемые в сети электронные представительства, которые являются виртуальным отображением организации, доступны людям во всем мире.

Наличие сетевых технологий способствовало повышению значимости закона информированности и упорядоченности в современных рыночных условиях.

В теории и практике управления материальными  и финансовыми потоками в сфере  производства и обращения появились  объекты, не осязаемые в классическом смысле этого слова, которые нельзя увидеть и тем более пощупать.

Эти объекты  называются «виртуальными предприятиями». В переводе с английского языка, «виртуальный» – это несуществующий, воображаемый объект.

Виртуальные предприятия существуют не только в  сфере производства и товародвижения, но и в области управления финансовыми потоками. Появились такие понятия, как электронная коммерция, электронная торговля, виртуальный магазин.

Электронная коммерция – это ведение бизнеса с использованием современных информационно-коммуникационных технологий. Коммерческая сделка в среде электронной коммерции понимается как коммерческая или деловая операция, совершенная через компьютерную сеть, в результате которой право собственности или право пользования вещественным товаром или услугой передается от одного лица другому. Бизнес-процессы реализуются электронным способом на основе использования информационно-коммуникационных технологий. Информация передается получателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий. Обеспечение деловых связей с поставщиками, дилерами и прочими бизнес-партнерами осуществляется несколькими направлениями развития бизнес-процесса: это бизнес-бизнес, бизнес-клиент, бизнес-администрация.

Особенности закона информированности-упорядоченности

Информационная  среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУ подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.

Формулировка закона информированности-упорядочности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Математическая  интерпретация закона имеет следующий  вид:

,

где k₁, k₂, k₃,k_{4 ,} k₅ — коэффициенты пропорциональности влияния уровней характеристик информации друг на друга. V_i C _i D _i H _i O _i— соответственно уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность, насыщенность и полнота в области; (финансы, экономика, персонал и гл.).

P _j — ресурс компании в области i;

L _i — ресурсы, направленные на ликвидацию компании в области i.

Первая  формула соотношения суммирует  информационные массивы и обязывает  руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении  деятельности.

По второй формуле вычисляется производная  по времени от отношения ресурсов компании к ресурсам, направленным на ее ликвидацию. Она обязывает руководителей ограничить сбор такой информации разумными рамками самосохранения. Приведенное соотношение регулирует выбор уровней характеристик информации и ее количество.

Закон исходит из известного соотношения неопределенности информации (N), определяющей качество разработки решения:

, где P _i — вероятность поступления i-и информации.

Закон может действовать в трех вариантах.

Первый  вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая несомненно будет принята. В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.

Второй  вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Результат действия закона. Персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Это весьма трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

Третий  вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте “туфта” (пустая информация) или дезинформация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Тесная  связь теории организации с другими  отраслями знаний позволяет рассматривать  ее как междисциплинарный предмет, обобщающий и развивающий научные достижения и дающий практические рекомендации деятельности на основании общих законов развития организаций.

Информация  является очень важным ресурсом в  управленческой деятельности на любом  уровне управления (федеральный или уровень мелкой организации).

Важным  умением руководителя помимо всего  прочего является его умение грамотно и рационально распоряжаться  имеющейся у него информацией, а  также важно знать и уметь  отбирать только нужную информацию для  анализа и использования в процессе принятия управленческого решения.

Именно  в законе информированности-упорядоченности  и говорится о принципах правильной работы с информацией в рамках управленческой деятельности. Важно, чтобы  знанием этих основных принципов  обладал не какой-то один субъект управления, а желательно, что все субъекты (и объекты) управления грамотно строили свою работу с информацией.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

      1. Акимова Т.А.Теория организаии: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 367с.

      2. Герасимов А.В. Методические указания рассмотрены и одобрены на заседании кафедры "Менеджмент" БГАРФ, 2005г., протокол №2

      3.

      4. Смирнов Э.А. Основы теории  организации: Учеб. Пособие для  вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. –  375 с.

      5.  Теория организации : учебное  пособие / Л. М. Арутюнова, Е. В. Пирогова. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 110 с.