Внутренняя и внешняя среда организации

Схема 1 «Взаимосвязь внутренних переменных»

Таким образом, на схеме 1  изображена взаимосвязь факторов внутренней среды, которые в совокупности составляют механизм эффективного функционирования  любой организации. А эффективное функционирование организации возможно с учетом сильных и слабых сторон организации.

2. Внешняя среда и ее влияние на деятельность организации

В управленческой мысли представление  о значении внешнего окружения и  необходимости учитывать силы, внешние  по отношению к организации, появилось  в конце 50-х гг. Это стало одним  из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку  подчеркивалась необходимость для  руководителя рассматривать свою организацию  как целостность, состоящую из взаимосвязанных  частей, в свою очередь, опутанных  связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными  внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и  влияющими на нее соответствующим  образом.

Системный и ситуационный взгляды  на вещи привлекли внимание как реакция  на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние  изменения во внешнем мире заставили  обратить на внешнюю среду еще  большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинг: "Внешнее  окружение организации все больше становится источником проблем для  современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций - деловых, образовательных, государственных - под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации».

Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям  все равно пришлось бы учитывать  среду, поскольку организация как  открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также Потребителей. Поскольку от руководства зависит  выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы  в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

В этом отношении организации подобны  биологическим организмам Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся  виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в  своей среде. И организации вынуждены  приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен исповедовать дарвинизм в среде  организаций, чтобы в мире быстрых  изменений, где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась  в числе исчезнувших.

Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, - определение внешней  среды. В конце концов, мир велик, и было бы пустой тратой сил пытаться учесть в нем все факторы Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит  успех организации. Например, по словам Джералда Белла: "Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организаций и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации".

Одни из способов определения окружения  и облегчения учета ее влияния  на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы. В данном разделе курсовой работы мы будем различать силы прямого и косвенного воздействия на организацию извне.

Согласно Элбингу, среда прямого  воздействия включает факторы, которые  не посредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Взаимосвязанность факторов внешней  среды - это уровень силы, с которой  изменение одного фактора воздействует на другие факторы.  Так же как  изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение  одного фактора окружения может  обусловливать изменение других.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения  в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение  современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако притом, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых  внешняя среда особенно подвижна. Например, два исследователя обнаружили, что скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в  фармацевтической, химической и электронной  промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям  и кондитерской промышленности. Быстрые  изменения происходят в авиационно-космической  промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения  затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных  материалов, а также пищевых консервов.

Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для  одних подразделений организации  и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и  разработок сталкивается с высокой  подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В то же время  если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Неопределенность внешней среды  является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется  адекватная информация и есть основания  считать ее высоконадежной. Поскольку  бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или  аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.

Следовательно, взаимосвязь факторов внешней среды дает ту силу, с  которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы, а так  же изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение  одного фактора окружения может  обусловливать изменение других факторов.

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно  понимать, что характеристики среды  отличны, но в то же время связаны  с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Эта  зависимость станет понятнее при  рассмотрении основных факторов в среде  прямого воздействия поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

С точки зрения системного подхода  организация - это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимости между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

Факторы среды косвенного воздействия  обычно не влияют на операции организаций  так же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено  опираться на предположения о  такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать  возможные последствия для организации. Мы подробнее остановимся на данном вопросе, рассматривая функцию планирования. Однако для начала следует вкратце  рассмотреть основные факторы среды  косвенного воздействия. К ним относятся  технология, состояние экономики, социокультурные  и политические факторы, а также  взаимоотношения с местными сообществами.

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним  фактором большого значения. Технологические  нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать  и продавать, на скорость устаревания  продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители  от организации.

Очевидно, что организации, имеющие  дело непосредственно с технологией  высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать  на новые разработки и сами предлагать нововведения. Однако сегодня, чтобы  сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит  эффективность их деятельности.

Руководство должно также уметь  оценивать, как скажутся на операциях  организации общие изменения  состояния экономики. Состояние  мировой экономики влияет на стоимость  всех вводимых ресурсов и способность  потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным увеличение запасов  поставляемых организации ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, с  тем чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также  решить сделать заем, поскольку при  наступлении срока платежей деньги будут стоить дешевле и тем  самым будут частично скомпенсированы  потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть  путь уменьшения запасов готовой  продукции, поскольку могут появиться  трудности ее сбыта, сократить часть  работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения  организацией капитала для своих  нужд. Это в основном обусловлено  тем, что федеральное правительство  часто пытается сгладить последствия  ухудшения экономической обстановки, регулируя налоги, денежную массу  и ставку процента, устанавливаемую  Федеральным резервным банком. Если этот банк ужесточал условия получения  кредита и повышает ставки процента, коммерческие банки должны сделать  то же самое, чтобы не оказаться вне  игры. В результате становится труднее  получить займы, и обходятся они  организации дороже. Подобным образом  снижение налогов увеличивает массу  денег, которые люди могут потратить  на цели не первой необходимости и  тем самым способствовать стимулировании бизнеса.

Важно понимать, что то или иное конкретное изменение состояния  экономики может оказать положительное  воздействие на одни и отрицательное  на другие организации. Из истории, к примеру, известно, что киноиндустрия процветала, когда экономика находилась в плачевном состоянии. Имеют место и локальные вариации. Если при экономическом спаде магазины розничной торговли могу серьезно пострадать в целом, то магазины, расположенные, например, в богатых пригородах, вероятно, вообще ничего не почувствуют. Организации, ведущие дела, во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Колебания курса доллара относительно валют других стран  становились причиной мгновенного обретения или потери крупными фирмами миллионов долларов.

Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные  факторы, в числе которых преобладают  установки, жизненные ценности и  традиции влияют на организацию.

Социокультурные факторы влияют также  на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании.

Большое значение для компаний, ведущих  операции или имеющих рынки сбыта  в других странах, имеет фактор политической стабильности. В стране-хозяине для  иностранного инвестора или для  экспорта продукции политические изменения  могут привести к ограничению  прав собственности для иностранцев (даже к национализации иностранной  собственности) или установлению специальных  пошлин на импорт. Баланс платежей или  проблемы с обслуживанием внешнего долга могут затруднить получение  долларов, вывозимых в качестве прибыли. С другой стороны, политика может  измениться и в сторону, благоприятную  для инвесторов, когда возникает  потребность в притоке капитала из-за рубежа.

Таким образом, значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия, все другие - к среде косвенного воздействия.

Все факторы внешнего окружения  взаимосвязаны и взаимодействуют  между собой. Под сложностью внешнего окружения понимается число и  разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена  реагировать. Подвижность среды  характеризуется скоростью, с которой  в среде происходят изменения. Неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности  этой информации.

Основными факторами среды прямого  воздействия являются поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала, законы и органы государственного регулирования, потребители и конкуренты.