Введение в управление проектами

ЗАНЯТИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

О проектах вообще…

Проект – это  заимствованный термин, который, согласно «Оксфордскому словарю английского языка», означает:

«что-то планируемое  и предлагаемое для осуществления (план, схема, цель или какое-нибудь предложение)».

Американский специалист по управлению проектами Фил Бэгьюли  считает, что такое определение не вполне ясно раскрывает сущность проекта и поэтому предлагает свое собственное определение:

Проект – это последовательность взаимосвязанных событий, которые протекают в течение установленного ограниченного периода времени и направлены на достижение неповторимого, но в то же время определенного результата.

Проекты бывают разные. Например, первый полет человека в  космос или высадка на Луну –  это проект. Преобразование предприятия и внедрение на нем новых методов управления – это тоже проект. Наконец, в виде проекта можно представить даже то, что мы привыкли относить к своим домашним и личным делам. Например, прежде чем ехать куда-то в отпуск, лучше все заранее спланировать, и это тоже будет считаться проектом. Даже просто заварить чашку горячего чая можно расписать как отдельный проект, длительность которого, правда, займет у Вас всего лишь 10 минут.

Все перечисленные  проекты можно разбить на определенную последовательность действий, которые в итоге приводят к конкретному результату. Хотя проекты в принципе могут быть похожи друг на друга, каждый такой результат уникален и неповторим. Ни одна чашка чая, которую Вы заварили, не похожа на другую чашку чая, заваренного Вами в другое время и при других обстоятельствах. Обязательно можно будет найти какие-нибудь отличия.

Классификация проектов

Учитывая такое  большое разнообразие проектов, следует  определить основные критерии, по которым их можно как-то классифицировать. Изучая какой-либо проект и сравнивая его с другим проектом, постарайтесь провести различия на следующих уровнях:

• Сфера деятельности. – В принципе, проект может касаться любой сферы человеческой деятельности и любого аспекта нашей жизни. Не следует думать, что они касаются только нашей работы или бизнеса – их достаточно в нашей личной и домашней жизни, хотя они и не такие крупные.
• Масштаб проекта. – Проекты бывают большие, маленькие или средние. Шкала оценки зависит от того, с чем сравнивать. Конечно, по сравнению со строительством пирамиды Хеопса большинство проектов покажутся маленькими.
• Бюджет проекта. – Во многом зависит от масштабов проекта. Некоторые проекты тянут на миллиарды долларов.
• Длительность проекта. – Если подготовка полета на Марс американцами растянется на несколько лет, то вечеринка с друзьями ограничится одним днем. А бывает так, что и нескольких минут достаточно, чтобы проект завершился.
• Характер результатов. – Результаты многих проектов вполне осязаемы, потому что представляют собой какой-то материальный продукт. Но если Вы организуете рекламную кампанию, то оценить ее результаты несколько сложнее, поскольку они носят нематериальный характер и сказываются только на поведении людей.
• Количество участников. – В любом проекте должен участвовать хотя бы один человек. Зато в проекте «Аполлон» по высадке человека на Луну количество участников достигало 40 000 человек.

Отличительные черты проекта

Отличительно чертой проекта является то, что он всегда направлен на достижение каких-то изменений. Рутинная, повторяющаяся из раза в раз деятельность не может считаться проектом, поскольку она воспроизводит один и тот же образец деятельности и может так повторяться до бесконечности. Человеку, который занят в такой повторяющейся деятельности, практически не приходится думать. Он выполняет свои действия практически «на автомате».

В отличие от рутины, проект имеет четкие границы –  время начала и время завершения. За этот время должны быть получены конкретные и измеримые результаты, появление которых следует трактовать как изменения. Всякое изменение представляет собой что-то новое, раньше не имевшее места, а потому всякий проект в чем-то уникален и неповторим.

Эти особенности  проекта делают его особенно важным для бизнеса, который постоянно сталкивается с необходимостью изменений. Есть такие сферы, которые по определению требуют рутины. Например, работа бухгалтерии или серийное производство изделий строится на множестве мелких повторяющихся операций. Однако и здесь постоянно происходят изменения, которые заставляют менять то, что еще совсем недавно признавалось нормой. В бухгалтерии вводят новые стандарты, меняют правила отчетности, привести бухгалтерские проводки с требованиями финансового анализа. В производстве внедряют новые технологии, совершенствуют технику, используют новые материалы. Все это требует серьезного и вдумчивого подхода, а значит и планирования деятельности.

Человечество достигло большого прогресса в плане автоматизации  и механизации рутинной, повторяющейся деятельности. Однако никакая машина не способна заменить собой творческие способности человека придумывать и привносить в мир что-то новое. И потому проекты как никакой другой вид человеческой деятельности способствует раскрытию творческих способностей человека.

Как управлять проектами

Разумеется, едва кому-либо в голову придет идея специально планировать  процесс заваривания чая. Это делается быстро и почти автоматически, потому что мы многократно выполняли это действия и к нему привыкли. Однако бывает и так, что планирование просто необходимо. Никакой крупный космический или научный проект невозможен без специальных методик планирования и его реализации. Чем больше человек задействовано в проекте и чем больше его размеры, тем более настоятельной является потребность все заранее просчитать и продумать.

В науке менеджмента  существует концепция, согласно которой  управление может быть разбито на четыре основные функции: планирование, организация, учет и контроль. Эти четыре функции вполне применимы и к управлению проектами. Кратко концепция четырех функций управления представлена на следующем рисунке:

Рис. 1. Схема управления проектом

В центре схемы в  кружочке указаны действия, которые  совершают отдельные участники  проекта. Эти действия направлены на получение конкретного результата. Как это часто бывает, деятельность людей осуществляется нестройно и хаотически, если она не подчинена какому-то плану и логике. Привести действия в соответствие с планом позволяет реализация четырех функций управления, замкнутых в единый цикл.

• Планирование. На начальном этапе цикла управления определяется, какие действия и в какой последовательности необходимо выполнить, чтобы достичь желаемого результата. Далее в рамках план определяется, кто будет осуществлять эти действия, каким образом, в какие сроки и какие для этого потребуются ресурсы.
• Организация. План является главным ориентиром как для руководителя, так и для конечных исполнителей проекта. Руководитель проекта – это человек, который раздает исполнителям задания и следит за тем, чтобы они их выполняли. Для этого ему нужно постоянно поддерживать связь с подчиненными, мотивировать их деятельность и разрешать конфликты между участниками проекта, если таковые возникают.
• Учет. Руководитель не в состоянии уследить за всей многообразной деятельностью своих сотрудников, поэтому ему требуются регулярные проверки того, удается ли соблюсти сроки, бюджет и график реализации проекта. Такие проверки, как правило, осуществляются с определенной периодичностью – например, раз в месяц, неделю или даже раз в день. Цель этих проверок – своевременно выявить отклонения от плана, определить степень и характер отклонения.
• Контроль. Если выявлены отклонения, то следует принимать меры по возвращению проекта в плановые рамки. Следует обсудить проблему и определить насколько она является серьезной, провести ее анализ, установить причину отклонения и разработать мероприятия, направленные на его устранение. Все это происходит на рабочих совещаниях или в рамках специальных аналитических групп.

Все эти четыре функции  замыкаются в единый цикл, который постоянно воспроизводится на различных уровнях управления проектом. Эти четыре функции будут являться предметом нашего рассмотрения на последующих занятиях.

Как измерить эффективность  проекта

Как справедливо  отмечают, управлять можно только тем, что можно измерить. И результаты, которые будут получены после завершения проекта – не единственный показатель успешности проекта. Не менее важным является то, за какое время удалось выполнить проект и с какими затратами это было связано. Это очень важный момент, поскольку ресурсы и время, как правило, ограничены, и использовать их надо бережно, то есть эффективно. А эффективность определяется как соотношение затрат и результатов.

С точки зрения руководителя, у проекта можно выделить три  основных «измерения»:

• Сроки реализации проекта. Как уже говорилось, проект имеет четкие временные рамки. В этих рамках совершаются определенные действия, последовательность которых должна привести к получению требуемого результата. Эти действия увязываются в определенный график, отклонение от которого служит признаком того, что не все идет, как положено.
• Затраты на реализацию проекта. Вторым средством измерения проекта является бюджет, который определяет, сколько денег будет потрачено, на что и когда. Превышение бюджета – даже при условии соблюдения сроков, – свидетельствует о том, что руководитель либо недооценил трудности проекта, либо не смог организовать экономное расходование ресурсов.
• Качество реализации проекта. Даже если соблюдены сроки и бюджет, нельзя еще сказать, что проект выполнен успешно. Требуется еще проверить, какого качества результаты были получены, т.е. соответствуют ли они целям и задачам организатора проекта.

Эти три измерения  не существуют сами по себе. Они взаимосвязаны  в рамках единого плана проекта  и взаимно обуславливают друг друга.

Жизненный цикл проекта

Всякий проект имеет  начало и окончание. Когда начинается проект? Если брать с самого начала, то жизненный цикл проекта начинается с появления идеи проекта. А далее  проект проходит следующие этапы:

1. Обоснование проекта. На этом этапе формулируется идея проекта, рассчитывается его предварительная стоимость, составляется предварительный план и смета расходов, оцениваются риски. Главное, на что необходимо получить ответ на данном этапе – стоит ли браться за осуществление проекта?
2. Разработка проекта. Если принято положительное решение и проект принят к осуществлению, то следует детально спланировать все аспекты реализации проекта. На этом этапе формируется план проекта, составляется проект бюджета, распределяются обязанности и утверждаются сроки, определяются подрядчики и субподрядчики. Этот этап уже требует определенных затрат, поскольку он связан с расчетами и оценками, а также с переговорным процессом, но все же эти затраты на порядок ниже, чем затраты на следующем этапе. Завершением этого этапа считается утверждение проекта инвесторами или главным заказчиком проекта.
3. Реализация проекта. На этом этапе активность в рамках проекта достигает своего пика. Осуществляются запланированные работы, действия и операции, налаживается организация, учет и контроль за ходом процесса, производятся основная часть затрат на привлечение требуемых ресурсов. К моменту завершения этого этапа будут получены практически все запланированные результаты, которые будут готовы для передачи в руки заказчика.
4. Завершение проекта. На последнем этапе производится завершающая проверка и анализ полученных результатов, оценивается, насколько успешным был проект. Работы сворачиваются, производится окончательный расчет со всеми заинтересованными сторонами. Команду, которая работала над проектом, расформировывают и распускают.