Компаниядағы пиар қызметін ұйымдастыру

  Арнайы оқиғалардың құру тәсілдерін қызық және өзінше ерекше талқылауды атақты америкалық тарихшы және әлеуметтанушы Даниель Бурстин ұсынады. Қоғамдық құбылыстарды кең түрлерін талдай келе, ол «біздің тәжірибемізді қалыптастырған иллюзияларды өндіру, Американың уақыт өте келе ең шынайы, керекті және респектабельді бизнесі болған бизнеске»36 алып келген «бұқаралық коммуникациядағы құралдардың төңкерісіне» тоқталады.  Ол егер бұрын аяқ-астынан шығатын оқиғалар жетіп, артылып жатса және не және қай жерде болғаны туралы жай ғана хабарланса, соңғы жүз жылда жағдайлар бірден  өзгерді. Аяқ- астынан пайда болатын оқиғалар ақпаратқа деген өсіп кеткен  сұранысты қанағаттандырмайды, сондықтан ол мына мақұлдаманы ұсынады: егер ақпарат жетіспесе, оларды құру керек, осылайша ұйымдастырыған оқиғалар пайда болады, оларды автор «жалған оқиға» деп атайды.

Дж.Гендрикс айтуынша: «Орталық оқиға бағдарламаны қызығырақ, тиімдірек ете алады және баспасөз өкілдерінің назарын өэіне аудара алады.

Қоғам алдында  клиенттің  имиджін сәтті ұсыну  үшін бұл оқиға маңызды, байсалды және ұйымдасқан болу керек.  Көп  адамдар санын тартқан және аз болса да бір атақтылықтың қатысуын қарастырған кезде ең жоғары тиімділікке  жетеді.

Паблик  рилейшнз тәжірибесіндегі ең кең  қолданатын акциялары мен арнайы оқиғаларына ( шараларына) мыналарды  жатқызуға болады:

көрмелер, жәрмеңкелер, фестивальдер; мәнді күндер; арнайы марапаттар, сәлемдесулер, зейнетке шығарып  салулар;

ашық есік күндері, кәсіпорын бойынша экскурсиялар, аадагерлермен кездесулер;

шерулер, көпшілік алдындағы пікір-сайыстар, ұжымдық  түскі астар, кешкі астар, кофе, шай, банкеттер, фуршеттер;

жарыстар, викториналар, парадтар, сұлулық байқаулары;

жұртшылыққа арнайы демеушілермен ұйымдастырылған  оқиғалар мен шаралар;

демеушілік  сыйлықтары, атаулы стипендиялар, қайырымдылықтар; қайырымдылық және ағартушылық қорларды құру, қабылдаулар, презентациялар, концерттер және театралды турнелер; сапарлар, ерекше қызметі үшін марапат ретіндегі арнайы сапарлар; пикниктер, табиғатқа шығулар; табиғат сыйының, өз бетінше өсірілген нүлдердің көрмелері; жаңа құрылыс алаңдарының ашылу салтанаттары, фундаментке бірінші тасты қалануы; дайын өнімнің демонстрациялауы; еңбегі сінген және аса көрнекті адамдардың келулері;

ресми дәрежедегі адамдардың сайлаулары, қоғам пікірін  сұраудың, әлеуметтік зертеулердің  нәтижесін  хабарлау;

фестивальдердің, спартакиадарардың және  басқа  да масштабты шаралалардың ашылу  салтанаты; ұйымның, жеке тұлғаның қызметі  мен өміріндегі маңызды оқиға  бойынша баспасөз-конференциялары; кинофестивальдер, сән демонстрациялары, үй жануарларының (иттердің, мысықтардың, құстардың) көрмелері; спорттық-сауықтыру  шаралары, туристік жорықтар, шаңғымен серуендеулер, әуесқой жарыстар; атақты спортшылар мен спорт ардагерлерімен кездесулер; музейлерге, көрмелерге, концерттерге, театрлық спектакльдерге, аса көрнекті адамдармен кездесулерге , автографтарды  тарату салтанаттарына  ұжыммен  бару;

қоғам шараларында  қатысулар, саябақтарды, көшелерді, балалар  алаңын және т.б. жақсы жабдықталушылығы; қарт адамдарды күту; жариялаулық  естулер, депутаттармен кездесулер, қоғам пікірінің көшбасшыларының  қатысуымен өтетін кездесулер мен көнференциялар; арнайы білім бағдарламалары: қалай  құнтты, дені сау, т.б. болуға болады; мемлекеттік, ұлттық, діни мейрамдарды тойлау; тематикалық  шаралар мен ұлттық тарихи оқиғаларды тойлау.

Келтірілген арнайы ПР-шаралары мен оқиғаларының тізімі  әлі толық емес. Сонымен  қатар, әр елде, аймақта нақты тарихи немесе саяси әдет-ғұрыптар  қалыптасқандықтан  олардың әрқайсысы ерекше мәнге  ие.  Жалпы алғанда, «еңбегі сінген»  баспасөзбен қамтамасыз етудің көзқарасынан қарағанда, арнайы оқиғалар өте пайдалы. Егер де ұйымдастырылған оқиғалардың  мазмұны, көлемі, оған қатысушылар мен  шақырылған қонақтардың  құрамының өзі жаңалық болуға тұрса, онда күмәнсіз,  бұқаралық ақпарат құралдары бұл жағдайды айналып өтуі мүмкін емес.

Енді,  қоғаммен байланыс тәжірибесінде жиі  қолданылатын  негізгі шараларға  тоқтала кетейік.

Қайырымдылық – көмек алушылардың жағынан ешқандай міндеттемелер күтілмейтін мейірбандық көрсету.

Көрме     (ағыл.exhition)  -  негізгі мақсаты клиент қарамағында болатын, тұтынушының қызметінің немесе болашақ перспективаларының   бір немесе бірнеше салаларындағы қажеттіліктерін қанағаттандыруға арналған құралдарды демонстрациялау арқылы халықты ағарту болатын көрсетілім.Көрмелер – қоғаммен байланыс саласындағы қызметтердің күш

салуларының бірігуінің  ең жетекші нысандары  мен құралдарының бірі.Олар

кең қауымға  мекеме туралы мәлімет алуына жағдай жасайды. Көрме -мекеменің тауарлары  мен қызметтеріне деген сұранысты  зерттеуге, ынталандыру нарығын  анықтауға, өзара пайда келтіретін ынтымақтастыққа жаңа серістестіктерді тартуға арналған ең ыңғайлы орын. Ол бәсекелестер қызметімен танысуға мүмкіндік береді. БАҚ өкілдерімен, мамандармен, потенциалды тұтынушылармен, мемлекеттік және қоғамдық ұйымдармен кездесулер еркін жағдайда өз мекемесінің  қызметі, болашақтағы жоспарлары, қайырымдылықтары туралы әңгіме етуге мүмкіндік береді. Көрмелер конференциялармен қоса өткізілуі  мүмкін, бұл шаралар бір-бірін  толықтырады.    Көрме ағымында дайындалған  баспасөздің бейнежазулары, фотосуреттері, материалдарды ары  қарай қатысушылар жарнама қызметінде немесе өз газеттерінде табысты қолдана  алады.

Дебаттар – пікірсайыс, белгілі-бір сұрақтар аймағындағы ойлармен алмасу, таластар. Дебаттар жиналыстарда, конференцияларда, отырыстарда баяндамаларды, хабарламаларды, сөз сөйлеулерді талқылағанда  пайда болады.

Ашық есіктер күндері – ұйымның қауыммен нақты жобасын немесе қызметінің барлық бөлімдерінің  барша бағыттарымен қысқаша таныстыру мақсатындағы шаралар кешенін белгіленген күнде өткізуі. Ашық есіктер күндерінің әзірлігі бұл шараны өткізудің сценариін жасауды, жалпы және қызығушылықтары бойынша бөлек жиналыстардың (бөлімшелердің) жүргізушілерін тағайындауды талап етеді. Ашық есіктер күндерінің сценариі  жиналыстар, кездесулерден басқа жұмыс орындарын аралау мен келушілерді қызықтыратын жетістіктермен таныстыруды қарастырады.  

        Конференция – тікелей мақсатты аудиторияға бағытталған іс-шаралар. Арнайы баспасөзге арналмаған, бірақ олардың қатысуына тиым салынбайды. Жиналғандардаң өзара қызығушылықтарын бейнелейтін  келесі іс-әрекеттер мен сұрақтарды талқылауға арналған.

     PR үндеуінің мазмұны келесі тақырыптардың  кез-келгенін қамти алады:

1. Корпорацияның мақсаттары мен міндеттері. Басшылықтың бұйрықтары мен өкімдері. Жоғарғы басшылық туралы ақпараттар мен қауесеттер.
2.    Басқару аппаратының құрылымдық қайтақұрылуы.
3. Жабдықтардың жетілдіруі.
4. Жаңа өнімді шығаруға көшу.
5. Қаржылық жетістіктер (табыстар, шығындар).
6. Вакансиялар, жұмыстан шығарулар, тағайындаулар.
7. Жалақының өсуі.
8. Ішкі тәртіптің өзгеруі. Еңбектің шарттары.
9. Штаттардың қысқартылуы.
10. Кадрларды қайта дайындау.
11. Қызметкерлерге жеңілдіктер.
12. Премиялар, қосымша төлемдер.
13. Прфессионалды байқауларда қатысулар; осыған байланысты сыйлықтар.
14. Демалудың шарттары, корпорацияның спорттық командасы.
15. Корпоративтік қызметтің нәтижелеріне әсер ететін сыртқы шарттар (жаңа заң шығару актілері, кризис алдындағы жағдай, нарықтық конъюктура және т.б.)
16. Бәсекелестіктің жетістіктері мен кемшіліктері.
17. Корпорацияның қайырымдылық іс-әрекеттері.
18. Сауда және престижді (имидждік) жарнаманың жетістіктері  мен кемшіліктері.
19. Қоғам көзқарасындағы корпорация престижі.
20. Жаңа жұмысты іздеу.
21. Корпорацияның тарихы.
22. Корпоративтік қарым-қатынастардың оптимизациясының PR-бағдарламасы.
23. Редакциялық мақалалар (корпоратив саясатының ағымдағы сұрақтары).
24. Басшылардан сұхбат алу (аталған тақырыптардың ішінен немесе қайта ашылған тақырыптардың біреуінің аясында)
25. Корпорация басшылығының баспасөзіне арналған өтініші.
26. Баспасөз конференциясының басшылармен ұйымдастырылған есеп берулері.
27. Фотоочерктер (басшының имиджін құру).
28. «Сұра – жауап береміз» айдары.
29. Корпорацияның берілген газеттегі престижді жарнамасы.
30. Шолушынының бағаны

«Дөңгелек үстел»   - жұртшылықтың түрлі топтарына маңызды идеяларды талқылау мен          қарастыру         нысанының бірі. «Дөңгелек үстелде» мекемелердің жоғарғы басшылығының қатысуы, осы шараны демеушілеу мен бұқаралық ақпарат құралдарында жарықтандыру ұйымның беделдігін кеңейтуге алып келеді.

Таныстыру (презентация)   (ағыл. presentation) – а)  көбінесе жарнамалық-коммерциялық мақсатта жасалатын жаңа кітаптардың, газеттердің, журналдардың, фильмдердің, телебағдарламалардың және басқа да жаңа тауарлардың, бұйымдардың, қызметтердің жұртшылыққа көрсетілімі;  б)  шақырылған фирма аудиториясын, жаңа енгізулерді, ашылуларды, сыйлықтарды, жаңа қызметтерді, жаңадан  құрылған ұйымдарды (кәсіпорындарды, фирмаларды, мекемелерді және т.б.) көрсетуден құралатын ПР құралы. Негізі, фирманың презентациясы фирманың ашылу салтанаты немесе құрылу кезінде, жаңа жетістіктерді, компанияның жаңа имиджін  демонстрациялауда, сонымен қатар жаңа нарыққа шығу кезінде өткізіледі.Таныстырулық іс – шараларының ішіне өнім мен мәдени бағдарламаны көрсету, сонымен қатар фуршет (түскі ас, кешкі ас және т.б.)  кіреді. Презентациялар ресми қабылдаулармен де үйлесуі мүмкін. Олар тек тілшілерге ғана емес, сонымен қатар потенциалды тұтынушылар, сатып алушылар, инвесторлар, серіктестер мен елеулі шенеуніктерге арнайы ұйымдастырылады. Әдетте, презентациялық іс- шаралардың кешені келесідегідей оқиғалардың тізбегін құрайды: баспасөз-конференциясы, көрсетілімдер, қоштасулар

Еске  түсіру бойынша ұйымдастырылатын презентациялар алдын-ала дайындалған текст бойынша  өткізіледі. Мұндай презентация ұйымды немесе оның өнімін қайталап презентацияланған  кезде тек шағын адамдар тобына ғана арнайы ұйымдастырылады.

Қажеттіліктерді қанағаттандыру мақсатындағы презентация  – сатып алушымен міндетті  түрдегі  өзара қарым – қатынасты қарастыратын және ұйымдастырушының (жүргізушінің) шығармашылық қабілеттілігінің кернеуін талап ететін презентация. Алдымен  потенциалды клиентің қажеттілігі  айқындалады және  оның сұранысын  қанағаттандыратын бұйымдар, тауарлар, қызметтер (олардың мінездемесі) анықталады.  Содан кейін жүргізуші ұсынылатын тауарды (қызметті) көрсетілімге шығарады немесе фирманың нақты кескінін ашып көрсетеді (фирманы презентациялау кезінде). Ары қарай жүргізуші  сұрақтарға (қарсылықтарға) жауап береді және клиенттің жағымды реакциясы  байқалған жағдайда мәміле туралы әңгіме жүргізіледі. Фирманы презентациялау кезіндегі қарсылықтарға жауап бергенде кішігірім фрагменттер бойынша экскурсия жүргізіледі немесе туылған сұрақ бойынша анық және толық мәлімет беретін абыройлы адамға сөз беріледі.

Ұсыныстарды талдау кезіндегі презентация көбінесе күрделі бұйымдар туралы әңгіме болған жағдайда өткізіледі. Презентацияны  жүргізуші маман бұйымға зейін  сала  зерттейді, сауда ұсынысын қалыптастырады. Содан кейін потенциалды  тапсырыс берушінің қажеттілігі  талқыланып, анықталған мәселені шешетін  ұсыныс (жазбаша түрде) дайындалады. Мұндай презентация келесі кесте  түрінде өткізіледі:

а) потенциалды  сатып алушыға мәселенің анализін жүргізу ұсынылады.

ә) презентация  ұйымдастырушысының көмегімен анализ жүзеге асырылады.

б) тапсырыс берушінің қажеттілігі мен мәселесіне қатысты өзара келісімге қол  жеткізіледі.

в) потенциалды  клиенттің қажеттілігін қанағаттандыру мен мәселесін шешу бойынша ұсыныс дайындалады.

Баспасөз – конференциясы   (ағыл. press-konferens) – ресми тұлғалардың немесе танымал қоғам өкілдерінің тілшілермен «сұрақ-жауап» қалпында өткізілетін кездесуі; онда бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалана алатын  өзекті сұрақтар бойынша ақпараттар беріледі. Ол кейбір үлгілер мен бұйымдарды демонстрациялау кезінде және маңызды тақырыпты қарастыру кезінде қатысып отырған тілшілердің сұрақтары тууы мүмкін болатын жағдайларда жүргізіледі.

Баспасөз  – конференциясы жаңалықтар көздерінің беделдігін және «бірінші қолдан» ақпараттың алуын, сұрақтардың көмегі арқылы алынған  мәліметтің анықтауын және хабарды  тексеру мүмкіндігін ұсынады. Оны  өткізу кезінде келесілерді ескеру қажет: өткізу орны (ол жерге жету ыңғайлы  болу керек); мазмұны (тақырып хабарландыруына  сәйкес және профессионалды түрде ақпаратты  алушыларға жақын болу керек); көз  мөлшерлігі («сөйлеуші бастардан» басқа  конференцияға қатысушылар не көреді); уақыты (тілшілерге маңызды басқа да іс – шаралармен сәйкес келмеуі керек). Баспасөз – конференциясына дайындыққа тек ұйымдастыру бойынша сұрақтар ғана емес,  сонымен қатар баспасөз басылымдарының, ресми тұлғалардың өмірбаяндарын, кітапшалар мен суреттердің  дайындалуы, мүмкін болатын сұрақтар мен жауаптардың тізімін құру сияқты іс – шаралар кіреді.

Қабылдау  жүргізіледі:

а) салтанатты күндер, маңызды оқиғалар кезде;

б) ұйымға белгілі  және құрметті қонақ, делегация келген кезде;

в) жүйелі негізде  мекеменің күнделікті жұмысының  тәртібінде.

Қабылдауды  өткізудің мақсаты  компания қызметінің саласындағы байланыстарды кеңейту  мен тереңдету , керек ақпаратты  алу, сыртқы іскер ортада ұйымның  имиджін қалыптастыру болып табылады. Қабылдаудың екі негізгі түрлері  бар – ағымдық және өкілдік, соңғылары  күндізгі және кешкі, формальді және формальді емес болуы мүмкін.