Аптечный склад. Задачи. Функции. Складская логистика

4.  ЗАО  «РОСТА» - является крупным национальным дистрибьютором фармацевтических препаратов. Компания располагает прекрасно оборудованными складскими помещениями, общая площадь которых превышает 17 000 кв. м. Компания располагает собственным таможенным складом и складом сильнодействующих препаратов. Наличие данных подразделений позволяет упростить процедуру заключения прямого контракта с зарубежными фирмами-производителями медикаментов, сократить сроки получения товара, снять ограничения по объемам закупок. Заключение прямых контрактов с производителями, исключая посредников. В настосящее время компания предлагает продукцию 639 поставщиков из 44 стран мира. Кроме  того, партнерами «РОСТА» являются большинство ведущих российских производителей, доля продукции которых в объемах продаж на сегодняшний день весьма значительна. Работа по прямым контрактам позволяет устанавливать оптимальный уровень цен, без дополнительной торговой надбавки. Компания осуществляет поставки медикаментов предприятиям различных форм собственности. В их числе муниципальные и коммерческие аптеки, лечебные учреждения и фармацевтические фирмы по всей стране. Все медикаменты сопровождаются необходимой сопроводительной документацией. Ассортимент составляет более 10 000 наименований. Компания имеет 23 филиала и 16 региональных представительств. Для постоянных клиентов разработана система скидок и льгот, регулярно проводятся различные конкурсы, семинары и праздники.

5. ООО «Аконит» - межрегиональный дистрибьютор, входящий в 20-ку крупнейших фармдистрибьюторов РФ. В настоящее время компания представлена в 77 регионах РФ, поставка продукции осуществляется  в 12000 аптечных учреждений. Клиентами компании являются крупные аптечные сети, больницы и мелкооптовые фармацевтические организации.  Ассортимент включает более 6000 позиций 250-и зарубежных и отечественных компаний, из которых 70% позиций представлены лекарственными средствами.

6. ООО "Биотек" основано в 1990 г. и в настоящее  время является одной из ведущих  дистирибьютерских фирм. В 2000 и  2001 годах ООО "Биотек" стала  победителем в тендерах, проводимых  Минздравом РФ, по программам "Детская онкология и гематология", "Борьба с туберкулезом", "Сахарный диабет" и др. ООО "Биотэк" имеет оборудованные и оснащенные по "Правилам GMP" производства лекарственных средств в форме таблеток, а также эффективных дезсредств и кожных антисептиков.

ООО "Биотэк" проводит научные исследования в  области организации лекарственного обеспечения, разрабатывает и реализует  комплексные программы обслуживания организаций здравоохранения и  населения в различных регионах Российской Федерации, в т.ч. по программе "СОЦИАЛЬНЫЕ АПТЕКИ".

ООО "Биотэк" имеет 19 филиалов и дочерних компаний в регионах Российской Федерации  и штат сотрудников - 1 200 человек, а  также собственную розничную  сеть в количестве 100 аптек. ООО "Биотек" обеспечивает лечебный процесс в 76 регионах Российской Федерации. Постоянно на складах ООО "Биотэк" имеется в наличии более 4500 наименований лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения.

                                       Алгоритм приемки товаров.

Подготовка  склада к приемке продукции. На большинстве складов каких-либо операций по подготовке к приемке продукции вообще не производится, это зачастую приводит к тому, что поступающие партии товара являются полной неожиданностью для складского персонала, что в дальнейшем приводит также к негативным последствиям: неспланированный перевод сотрудников с выполнения одних операций на производство разгрузки транспорта, перемещения товаров и т.д., затоваренности проходов, проездов и др. Во избежание данной ситуации рекомендуется выполнять ряд операций:

• Своевременно получить информацию об ожидаемой поставке товара из отдела снабжения, а именно: 
  - перечень товарных позиций 
  - количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции) 
  - сроки поступления товара 
  - наименования поставщика (-ов) 
  - тип тары (короба, паллеты) 
  - информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т.д.)
• Наиболее удобно создать форму документа (карточка сведений поставки), в которой данная информация экспортировалось бы из информационной системы или заполнялась «вручную» в зависимости от возможностей самого склада. Определить количество служащих  участвующих в разгрузке и приемке продукции, определить состав складской техники, необходимой для выполнения разгрузки транспорта.
• Определить потенциальные места хранения для размещения поступившей продукции.

В складской  логистике существует философский  принцип «все имеет свое место  и на этом месте должно храниться», то есть предпочтительно, чтобы каждая товарная группа (товарная позиция) от поставки к поставке имела определенную зону хранения. Это позволяет в дальнейшем упростить поиск и подбор товара с мест хранения, а также соблюдать принципы товарного соседства. Определить количество мест и их конкретное месторасположение возможно несколькими способами: первый - использование данных информационной системы. В настоящее время практически любая ERP или WMS система позволяет достаточно быстро получить данную информацию, однако, количество складов, которые обладают данными программами, составляет приблизительно от 3% до 5% от общего количества складов на территории России.

На складах  площадью до 1500 -2000 кв. м. определение  количества и месторасположение  свободных мест на складе определяется, как правило, исключительно визуальным образом, что занимает значительное количество времени, а также данная информация быстро теряет свою актуальность, т.к. пока служащий, производящий осмотр, перемещается из одной зоны в другую, свободные места уже, как правило, затовариваются. На складах с большей площадью использование данного метода не возможно вообще. Существует еще один способ определения мест хранения - составление карты размещения свободных мест на складе.

Данный способ весьма примитивный, однако, существенно  позволяет оптимизировать процесс поиска свободных мест на складе средней площади (2000 - 5000 кв. м.). Сущность метода сводится к тому, что на склад приобретается большая маркерная (пластиковая) доска, на которой несмываемой краской наносятся все зоны склада, стеллажи, ячейки с указанием адреса каждого стеллажа и ячейки. Когда производится процесс комплектации заказов, комплектовщик в листе отборки или в другом документе отмечает напротив каждой товарной позиции степень заполненности той ячейки, из которой осуществляется отбор. После комплектации всего заказа (если заказ составляет до 10 - 15 товарных позиций) или его части комплектовщик отмечает маркером на доске (карте) размещения свободных мест на складе степень заполненности каждой ячейки, из которой он производил отбор. При этом определяется перечень цветов, которыми производится заполнение. Например, красный - полностью заполненная ячейка, синий - ячейка заполнена наполовину, белый/пустой - отсутствие товара в ячейке. Количество цветов увеличивать не рекомендуется, т.к. это может привести к путанице. В процессе выполнения операций по размещению товаров на хранение выполняется аналогичная операция. Таким образом, получить информацию о наличии и расположении свободных мест на складе возможно при визуальном осмотре данной карты. 

 Карта  размещения свободных мест на  складе 

Безусловно, данный метод имеет ряд недостатков  и ограничений:

• наличие информации не в режиме on-line;
• трудовые и временные затраты складских служащих на процедуры отметки в листе комплектации и карте размещения свободных мест хранения;
• возникновение риска «человеческой ошибки» при заполнении карты (особенно на первоначальном этапе внедрения метода);
• практическая невозможность создания карты при глубинном хранении (технически «прорисовать» данную карту практически не представляется возможным);
• отсутствие возможности автоматической «распечатки» данных карты и передачи их непосредственным исполнителям (возможен только визуальный осмотр и фиксация «вручную» в ином документе).

Приемка продукции. Нормативно-правовое регулирование. До октября 1997г. действовала инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утверждена постановлением Госарбитража от 15 июня 1965 г. № П-6, и по качеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. № П-7. Инструкции весьма детально регулировали весь процесс приемки продукции, порядок перехода ответственности между контрагентами, порядок составления актов и направления претензий поставщику. Несмотря на то, что инструкции были приняты достаточно давно, большая часть их норм оставалась весьма актуальной. Однако в соответствии с Постановлением Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 г. N 18 (п. 14) обязательное применение инструкций отменено и в настоящее время их положения применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором. В настоящее время, не принято ни одного документа, который полно регулировал бы процесс приемки продукции. Гражданский кодекс РФ (в частности ст. 513 Принятие товаров покупателем) лишь в общих чертах регулирует порядок приемки. Отсутствие императивного регулирования приводит к тому, что, как правило, в договорах поставки данный процесс не фиксируется вообще, и в случае обнаружения в процессе приемки недолжного количества или качества, несоответствия ассортимента, нарушенной упаковки, разногласия либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личных договоренностей между представителями компаний, что часто приводит к негативному результату у одного из контрагентов. Исключение составляет ряд компаний, которые достаточно детально описали в договоре поставки условия приемки продукции или зафиксировали в договоре ссылки на Инструкции П-6, П-7 или на внутренние нормативные акты, с условиями которых была ознакомлена другая сторона.

Операции, выполняемые  в процессе приемки продукции:

1. Проверка сопроводительной документации. 
   При приходе транспортных средств на склад получателя в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, сертификат или декларация соответствия , удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т.д.), зафиксированным в договоре поставки. Если основные товарно-сопроводительные документы отсутствуют, для приемки продукции необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который впоследствии подписывается обеими сторонами, участвующими в приемке. Если отсутствуют дополнительные документы, производится отметка в товарно-транспортной накладной.
2. Проверка сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. 
   Проверить наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо произвести отметку в товарно-транспортной накладной либо, что более удобно, составить акт об осмотре состояния транспортных средств.
3. Разгрузка транспортных средств. 
   В процессе разгрузки одновременно производится и подсчет количества поступившего товара.
4. Проверка количества поступившего товара. 
   В случае необходимости проверка количества производится в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляется акт о приемке продукции, в котором указывается номер транспортной накладной и счет-фактуры, количество недостающего товара, его общая стоимость, предполагаемые причины недостачи, лица, участвующие в приемке, их подписи и дата составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, то предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. Также после обнаружения недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.
5. Приемка продукции по качеству и комплектности. 
   В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может производиться с применением частичной или полной выборки товаров. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями. Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором. При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке недолжного качества продукции. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может производиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом, либо получателем в одностороннем порядке. После составления акта производится составление претензионного письма (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование предприятия, которому претензия адресуется, его адрес, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дата акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.), в приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счет-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика, в заключительной части претензионного письма указывается дата, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия.
6. Скрытые недостатки продукции. 
   У большинства сотрудников складов бытует мнение, что претензии по недолжному качеству поступившей продукции можно предъявлять только в процессе приемки продукции либо непосредственно после ее окончания, но это далеко не так. В гражданском законодательстве РФ предусмотрена возможность предъявления претензий к предприятию поставщику и в случае обнаружения скрытых недостатков продукции. Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, использования и хранения продукции на складе. В связи с этим склады предприятий имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в должные в сроки, указанные в договоре или ином документе, актировать скрытые недостатки продукции, если такие недостатки будут обнаружены в течение 4 месяцев после получения товаров. Акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение 5 дней после обнаружения недостатков, однако не позднее 4 месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки.

После завершения всех операций, связанных непосредственно  с приемкой продукции, производится оформление товара на хранение и занесение всей необходимой информации в информационную систему. Далее производятся операции по идентификации ее и размещении продукции на хранение.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы.

1. Современный аптечный склад — это сложное техническое сооружение, которое имеет определенную структуру.
2. Для работы аптечный склада необходимо помещение, оборудованное согласно стандартам РФ, лицензия, квалифицированный персонал.
3. Для повышения качества работы, рентабельности работы аптечного склада необходимо разработать слаженный механизм приемки товара, размещения его по местам хранения, отпуска.
4. Так как лекарственные препараты являются особым видом товара, необходимо точно обеспечивать условия их хранения, регламентируемые нормативными актами РФ.

Заключение.

Аптечные склады обеспечивают медицинскими товарами аптечные учреждения, ЛПУ. Современный аптечный склад — это сложное техническое сооружение, которое имеет определенную структуру. Аптечный склад должен соответствовать требованиям нормативно-правовой документации РФ. ЛП, требуют определенных условий хранения для обеспечения их сохранности, аптечный склад должен быть оборудован  в соответствии с данными условиях.

Таким образом, аптечный склад является важным звеном в цепочки доставки до пациента качественного  лекарственного препарата.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Используемая  литература.

1. Федерального закона №86-ФЗ от 22.06.98 «О лекарственных средствах».
2. Федеральный закон «О наркотических средствах и психотропных веществах» от 08.01.98 №3-ФЗ
3. Приказ от 13 ноября 1996 г . N 377 «Об утверждении инструкции по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения».
4. Приказ МЗРФ от 5 ноября 1997 г . N 318 об утверждении "Инструкции о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами".
5. Приказ Минздрава РФ от 12 ноября 1997 г. N 330 «О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических средств и психотропных веществ» (в ред. Приказов Минздрава РФ от 09.01.2001 N 2 и от 16.05.2003 N 205).
6. Приказ от 21 октября 1997 г . N 309 «Об утверждении инструкции по санитарному режиму аптечных организаций (аптек)».
7. Постановление Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. N 644 «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров.»
8. Отраслевой стандарт «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения» от 01.09.2002.
9. Максимкина Е.А., Лобутева Л.А. Формирование логистических цепей товародвижения на фармацевтическом рынке, Москва «Медицина»,2004.
10. Багирова В.Л. Управление и экономика фармации, Медицина, 2004.