Проектирование информационной системы деятельности специалиста по маркетингу торговой организации (на примере ООО «Верона»)

Проектирование  информационной системы  деятельности специалиста  по маркетингу торговой организации (на примере  ООО «ВЕРОНа») 
Содержание 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     В современных условиях хозяйствования, когда происходит трансформация экономических отношений в Российской Федерации, наряду с положительными результатами в этом процессе наблюдается немало негативных моментов и проблем.

     Их  проявление в сфере обращения  нередко связано с формированием  и использованием товарных ресурсов, что в свою очередь ведёт к отрицательным последствиям в деятельности торговой организации.

     Рост  товарных ресурсов и повышение эффективности их использования – важный фактор успешного экономического развития хозяйствующих субъектов. В этой связи управление ресурсами товаров необходимо рассматривать как комплексную проблему, включающую такие глобальные вопросы развития отрасли, как их формирование и продвижение к потребителю, совершенствование организационной структуры управления экономикой в отрасли.

     Для принятия оптимальных управленческих решений нужна достоверная и  своевременная информация обо всех сторонах хозяйственно-финансовой деятельности организации.

     Ценность  управленческих решений в этом случае находится в прямой зависимости  от достаточности и уместности получаемой руководителем и специалистами организации учётно-аналитической информации. Одним из наиболее ответственных и сложных участков информационного обеспечения в управлении торговым предприятием является учёт товарных операций, в связи, с чем его совершенствование приобретает особую актуальность и значимость.

     Актуальность  темы исследования обусловлена также  тем, что эффективность тактического и стратегического управления организациями торговли во многом зависит от достоверности, своевременности и полноты учётной и отчётной информации о состоянии, движении и использовании товарных ресурсов.

     Предмет исследования: проектирование процесса учета товаров в ООО «Верона».

     Объект  реализации проекта – торговое предприятие  ООО «Верона».

     Целью данной курсовой работы является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции ООО  «Верона» за счет проектирования информационных процессов учета товаров, которые могут сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

     Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:

     - исследовать процесс движения  товарных ресурсов на торговом предприятии;

     - выявить прогнозные резервы оптимизации  товарных ресурсов;

     - разработать рекомендации по  проектированию компьютеризации учёта и анализа товарных ресурсов.

     Теоретической основой для написания данной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков, законодательные нормативные документы разных отраслей права, которые связаны с различными аспектами изучаемых вопросов.

     При разработке и решении поставленных задач применялись общенаучные  методы и приемы, такие как группировка и сравнение; анализ и синтез; системный и комплексный подходы; экономико-математический инструментарий.

 

1 Аналитическая часть

1.1 Описание объекта проектирования

      Объектом исследования в курсовой работе  является Общество с ограниченной ответственностью «Верона».

     Магазин № 1 ООО «Верона»

     Магазин подчиняется вышестоящей торговой организации ООО «Верона», расположенной по адресу: г. Москва, Ленина, 69.

     Специализация магазина № 1 ООО «Верона» предусматривает следующий ассортимент товаров, реализацию которых предприятие организует в розницу:

     1) «Белье»;

     2) «Купальники»;

     3) «Домашняя одежда»;

     4) «Аксессуары».

     Магазин № 1 ООО «Верона» оказывает следующие дополнительные услуги – заказ и доставка белья, в том числе и по телефону.

     Рассмотрим  организационную структуру ООО «Верона», представленную Приложении А.

     Директор управляет предприятием и имеет полный доступ к информации, распределяя права пользователей, в информационной системы «Учет товара». Он принимает решение по разным вопросам: организационным, кадровым, технологическим и просто житейским.

     Заместитель директора выполняет функции администратора информационной системы «Учет товара» и следит за работой отделов:

• Отдел кадров;
• Менеджер по рекламе;
• Бухгалтерия;
• Заведующая магазином № 1 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 2 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 3 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 4 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 5 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 6 ООО «Верона»;

     Как уже выше сказано, в курсовом проекте рассматривается управленческая структура магазина № 1 ООО «Верона». Магазином № 1 ООО «Верона» руководит заведующая магазином, являясь также и менеджером по оптовой купли - продаже. Она руководит  и следит за работой всех работников данного магазина: техническим персоналом, продавцами. Продавцы, в свою очередь, подразделяются на:

• Старший продавец;
• Продавец – кассир 1категории;
• Продавец – кассир 2 категории;
• Продавец – кассир 3 категории.

     Сформулируем  основные критерии проектирования информационной системы  «Учет товаров»:

• создание максимально возможного удобства в работе. Для этого информационная система должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
• работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
• максимальная простота в использовании;
• минимальные затраты на разработку информационной системы;
• простое обновление и развитие;
• легкое тиражирование;
• автоматизация всей деятельности учета товара в торговом предприятии;
• максимальное снижение ручной работы для учета товара;
• наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
• наличие сертифицированных программных систем;
• возможности инструментальных средств;
• обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
• работа в локальной сети.

     Основа  информационной системы, объект ее обработки  – база данных. База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.  

1.2 Графико-вербальная модель информационных процессов в объекте  проектирования

     Учет  материальных запасов включает два  аспекта: учет их приобретения (заготовления), учет их использования и предоставление руководству данных о складской деятельности торговой организации, что и является основными бизнес-процессами работы склада товаров. При поступлении материалов на склад, старший продавец проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер. Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших материалов без использования приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего товара сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.

     На  основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления  материалов отражается проводками.

     Для реализации поставленной задачи обратимся к форме "Приход".

     После обращения к документу на экране развернется окно с формой диалога документа.

     Данный  документ используется для оприходования  любого вида товара.

     В заголовочную часть документ вводятся обязательные реквизиты - "Дата" и "Номер накладной", причем их значения устанавливаются автоматически.

     Рассмотрим  некоторые особенности порядка  заполнения формы "Прихода".

     В табличную часть документа вводится информация о фактически поступивших товаров. Сначала в графе "Наименование товара" из соответствующего справочника выбирается некоторый товар, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. Причем возможны несколько вариантов их ввода.

     Если  указанные материалы уже поступали  в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой Дублировать запись, расположенной в нижней части формы ввода. При этом только необходимо выбрать наименование товара и указать фактически полученное количество.

     При вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.

     1. В графе "Наименование товара" выбрать требуемый материал.

     2. В графу "Количество" вести  количество фактически поступившего  материала.

     3. В графе "Сумма" рассчитается стоимость данного материала.

     Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для организации ООО «Верона» глубина номенклатуры товаров составляет два уровня – это указания типа (группа) товара и товара непосредственно, относящихся к группе. 

     Рационализация информационного обеспечения учета товара на складе торговой организации ООО «Верона» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

     Рабочей документацией этого подраздела является:

1. логико-информационная схема объекта;
2. таблица повторяемости показателей в документах;

     Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить  перечень всей информации, циркулирующей  в рассматриваемой организации (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.  

Таблица 1 - Логико-информационная схема финансового  отдела