Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

Срок оборота  запасов возрос.  
В результате анализа технико-экономических особенностей деятельности НТЦ «Орион» и их влияния на организацию оборотных средств и обеспечения материалами определено, что к их числу могут быть отнесены следующие:  
·        сезонность спроса;  
·        высокая материалоемкость;  
·        широкая номенклатура применяемых материалов;  
·        с учетом требований рынка необходимость широкого ассортимента предлагаемой продукции;  
·        ежегодное освоение новых видов продукции.  
Планирование запасов на предприятии осуществляется по нижеприведенной методике.  
Основной математической моделью, которая применяется на предприятии для планирования запасов, является так называемая классическая модель экономического размера заказа, когда для упрощения принимаются условия равномерного потребления (расхода) и постоянного определенного отставания времени поставки от момента заказа продукции (марки материала) у поставщика. При этом минимизируются суммарные издержки хранения запасов, которые берутся прямо пропорциональными объему этих запасов и времени хранения, и издержки, связанные с заказом, которые постоянны для каждого заказа и не связаны с объемом заказа. Эта модель описана во многих работах и, в частности, у Букана Д. и Кинигсберга Э. в книге «Научное управление запасами». Основным ее результатом является следующая формула определения оптимального размера заказа (партии) поставки:  
qопт = v 2 х (1 / с2) х с1 х Q, (1.1.)  
где qопт – оптимальная партия поставки;  
с1 – сумма постоянных транспортно-заготовительных расходов;  
Q – потребность в материале на планируемый период T;  
с2 – сумма издержек хранения и потерь от иммобилизации (пролеживания) единицы материала в запасе за планируемый период T (продолжительность года – T=365 дней).  
Норматив оборотных средств по запасам комплектующих исчисляется на основании их среднего однодневного расхода (Р) и средней нормы запаса в днях.  
Однодневный расход определяется путем деления затрат на определенный элемент оборотных средств на 90 дней (при равномерном характере производства – на 360 дней).  
Средняя норма оборотных средств определяется как средневзвешенная величина исходя из норм оборотных средств на отдельные виды или группы комплектующих и их однодневного расхода.  
Норма оборотных средств по каждому виду комплектующих учитывает время пребывания в текущем (Т), страховом (С), транспортном (М), технологическом (А) и подготовительном (Д) запасах.  
Текущий запас – основной вид запаса, необходимый для бесперебойной работы предприятия между двумя очередными поставками. На размер текущего запаса влияют периодичность поставок комплектующих по договорам и объем их потребления в производстве. Норма оборотных средств в текущем запасе обычно принимается в размере 50% среднего цикла снабжения, что обусловлено поставкой комплектующих несколькими поставщиками и в разные сроки.  
Страховой запас – второй по величине вид запаса, который создается на случаи непредвиденных отклонений в снабжении и обеспечивает непрерывную работу предприятия. Страховой запас принимается, как правило, в размере 50% текущего запаса, но может быть и меньше этой величины в зависимости от местоположения поставщиков и вероятности перебоя в поставках.  
Транспортный запас сознаётся в случае превышения сроков грузооборота в сравнении со сроками документооборота на предприятиях, удаленных от поставщиков на значительные расстояния.  
Подготовительный запас связан с необходимостью приемки, разгрузки, сортировки и складирования комплектующих. Нормы времени, необходимого для этих операций, устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки на основании технологических расчетов или посредством хронометража.  
Норматив оборотных средств в запасах комплектующих (Нз), отражающий общую потребность в оборотных средствах по этому элементу запасов, исчисляется как сумма норм оборотных средств в текущем, страховом, транспортном и подготовительном запасах. Полученная общая норма умножается на однодневный расход по каждому виду или группам материалов.  
Нз= Р х (Т+ С+ М + Д). (1.2.)  
где Р – однодневный расход  
В таблице 2.4 приведены данные по нормативам комплектующих НТЦ «Орион».  
Таблица 2.4 - Дневные нормативы оборотных средств в запасах комплектующих в НТЦ «Орион», тыс.руб.

Страховой запас  на предприятии составляет 50% от текущего, транспортный – 20% от текущего, подготовительный – 5% от текущего.  
2.2 Организация закупок в торговой фирме  
Как видно из рис. 2.1 на предприятии существует специализированный отдел закупок, занимающийся поставкой комплектующих; и подчиненный непосредственно коммерческому директору. Схема отдела закупок представлена ниже на рис. 2.3.  
 SHAPE  \* MERGEFORMAT

 
Рис 2.3 - Функциональная схема отдела закупок НТЦ «Орион»  
Деление работы в отделе происходит по функциональному признаку. Менеджеры по снабжению отдела занимаются закупками различных групп товаров и комплектующих.  
Проанализируем основные этапы процесса закупки комплектующих в НТЦ «Орион».  
Закупка комплектующих в НТЦ «Орион» начинается с анализа рынков сбыта. Цель проведения исследований рынка закупок комплектующих определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:  
·        непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);  
·        опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);  
·        рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);  
·        новые рынки.  
Полученная информация должна отражать такие рыночные категории, как предложение, спрос и рыночный баланс. Полученная информация обрабатывается в трех аспектах:  
а) современный анализ рынка («моментальный снимок»);  
б) динамика изменения конъюнктуры рынка;  
в) прогнозы изменения рынка.  
Далее происходит непосредственно выбор поставщиков. Большинство комплектующих НТЦ «Орион» закупает в крупных московских оптовых фирмах. Выбор поставщиков осуществляется по следующей технологии.  
1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:  
·        изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;  
·        посещение выставок и ярмарок;  
·        переписка и личные контакты с возможными поставщиками.  
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.  
2. Анализ потенциальных поставщиков.  
Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.  
К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:  
·        удаленность поставщика от потребителя;  
·        сроки выполнения текущих и экстренных заказов;  
·        наличие резервных мощностей;  
·        организация управления качеством у поставщика;  
·        психологический климат у поставщика (возможности забастовок);  
·        способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока  
·        службы поставляемого оборудования;  
·        финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.  
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.  
3. Оценка результатов работы с поставщиками.  
На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда. Приведем пример расчета рейтинга поставщика при выборе поставщика компьютерных мониторов (таблица 2.5).  
 
Таблица 2.5 - Расчет рейтингов поставщиков компьютерных мониторов

Из данных таблицы 2.5 видно, что наибольший рейтинг  у поставщика ООО «Компьютер инжиниринг» за счет оптимального соотношения качества и цены поставляемой продукции. Аналогичным образом высчитываются рейтинги поставщиков других товарных групп.  
Непосредственно формирование заявок у поставщиков осуществляется следующим образом. Менеджер по закупкам высылает поставщику по e-mail или факсу заказ, в котором перечисляется интересующее оборудование, количества, условия, сроки поставки или резервирования, а так же каталожные коды фирм-производителей. На основании полученного заказа поставщик выставляет подтверждение с указанием номенклатуры, цен, количества, условий и сроков поставки заказанного оборудования. После подтверждения менеджера, заказ считается размещенным и оборудование, отсутствующее на складе поступает в отдел закупок, после чего отказаться от него уже невозможно, а оборудование, находящееся на складе резервируется.  
Ввиду того, что прайс-листы поставщиков меняются очень оперативно, и отражает тенденции московского оптового рынков, то может возникнуть ситуация изменения цены заказанного но еще не отгруженного товара как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. В этом случае цена товара в резерве изменяется вместе с прайс-листом, и если необходимо зафиксировать цены на момент согласования заказа, то менеджер сообщает, что резерв окончательный и ему присваивается статус брони. Резерв и бронь имеют разный статус - товар из резерва может быть продан, а бронь является аналогом расходной накладной. Ассортимент и количество товара в резерве может меняться вплоть до отгрузки, а попытка аналогичных действий с бронью является нарушением правил резервирования.  
Доставка комплектующих предприятию осуществляются следующими способами:  
·        Доставка с помощью службы DHL.  
Служба DHL способна осуществить доставку любой продукции, практически в любую точку страны и мира. Преимущества этого способа: доставка производится всего в течение 2-3 рабочих дней, такой способ доставки очень надежен (стопроцентная сохранность груза). Основной недостаток: высокая стоимость доставки (от 60 у.е. в зависимости от веса груза и расстояния). Очень немногие поставщики соглашаются оплачивать доставку таким способом.  
·        Доставка почтой.  
Основные преимущества этого способа: невысокая стоимость, высокая доступность. Недостатки: очень маленькая скорость доставки (10-25 дней); нет стопроцентной гарантии, что груз придет в исправном состоянии.  
·        Авиадоставка компанией «Аэрофлот-Дон».  
Преимущества: быстрота доставки, относительно высокая сохранность груза. Недостаток: в случае большого количества груза, его могут не принять к перевозке данным рейсом.  
·        Доставка фирмой «Трансскорость».  
Преимущества: большая скорость доставки (по железной дороге пассажирской скоростью) и стопроцентная сохранность грузов. Недостаток: отсутствие у фирмы собственных складов в обслуживаемых городах (потребители получают продукцию прямо в вагонах, принадлежащих данной фирме, и, если они не успевают это сделать, груз уезжает обратно в Ростов).  
В общем виде схема торгово-технологического процесса НТЦ «Орион» представлена на рис. 2.3.