Средства автоматизации документооборота 

     В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью  автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в  организациях. С помощью таких  систем можно организовать систему  электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.  

     Пакет управления документооборотом  Action Workflow

     Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется «свободный маршрутизатор», созданный и интегрированныфй в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

     Самое сложное и ответственное в  данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет  описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от «графовых систем», где каждый «шаг « представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых «непредвиденных» (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

     Основные  особенности Action Workflow:

     •методология  учитывает «человеческий фактор»;

     •в  качестве адресата используются не имена  конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

     •созданная  карта процесса статически проверяет  себя на замкнутость: документ не может  быть отправлен в «никуда» или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

     •четкая система контроля исполнения, когда  на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции  к провинившемуся сотруднику и реакцию  системы на подобное нарушение;

     •на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей  отрасли производства терминами - в  процессе создания карты вы сами определяете  «сленг», на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

     •доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса («запущен», «ожидает активации», «завершен»); •поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

     •система  имеет открытый интерфейс и может  быть интегрирована в существующие приложения. 

     Система состоит из трех частей, каждая из которых  направлена на решение определенного  круга задач. В совокупности они  призваны обеспечить быстрый и простой  путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

     Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу «уйти в никуда».

     Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

     Следует отметить модульность предлагаемого  решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.

     Пакет электронного документооборота Staffware

     Интересными представляются технологии организации  электронного документооборота и автоматизации  деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии «клиент-сервер».

     Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

     •поддержка  коллективной работы с множеством заданий  большого числа исполнителей;

     •динамическое управление и контроль исполнения работ;

     •интегрируемость  с разными приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.

     StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

     Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре  организации при помощи разделения работ по группам и ролевым  отношениям.

     Наращиваемость  системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых  процедур.

     Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:  

     процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}

     шаг::=адресат+форма+действие

     адресат - пользователь (группа)/роль/переменная

     форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +

     помощь + выполнение внешних процедур

     действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии, сценарии) + выполнение внешних процедур  

     В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

     Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

     Каждая  процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.

     Отдельный документ может быть родителем одних  документов и потомком других. Отношения  между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

     Документы-потомки  порождаются при исполнении шагов  процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

     Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

     •поддержка  иерархического построения, включая  распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

     •классификация  документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); •возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

     •объединение  документов во временные иерархические  группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения  физического размещения документа  в архиве. 

     Наряду  с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование  для каждой процедуры документооборота.

     В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной  автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

 

 Заключение

 

     Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая  к профессии актера. 
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

     Основы  секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным и общительным человеком.

     Наше  время не случайно называют временем информационного бума. 
Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

     Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту  профессию престижной и привлекательной.

     Список  литературы