База даних Шкільна канцелярія

 

Зміст

 

Вступ 3

1. Основні  поняття баз даних 5

2. Система  управління базами даних Microsoft Access 7

3. Створення  бази даних «Шкільна канцелярія» 9

Висновки 18

Список використаної літератури 19

 

Вступ

Сучасне життя немислиме  без ефективного управління. Важливою категорією є системи обробки  інформації, від яких багато в чому залежить  ефективність роботи будь-якого  підприємства чи установи. Така система повинна: 

• забезпечувати здобуття загальних і деталізованих звітів за підсумками роботи;
• дозволяти легко визначати тенденції зміни найважливіших показників; 
• забезпечувати здобуття інформації, критичної за часом, без істотних затримок;  виконувати точний і повний аналіз даних.

Серед найбільш яскравих представників  систем управління базами даних можна  відзначити: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dbase, Borland Paradox, Microsoft Visual Foxpro, Microsoft Visual Basic, а  також баз даних Microsoft SQL Server і Oracle, використовувані в додатках, побудованих  за технологією «клієнт-сервер». Фактично, в будь-якої сучасної СУБД існує  аналог, що випускається іншою компанією, має аналогічну сферу застосування і можливості, будь-яке застосування здатне працювати з багатьма форматами  представлення даних, здійснювати  експорт і імпорт даних завдяки  наявності великого числа конвертерів. Загальноприйнятими, також, є технологи, що дозволяють використовувати можливості інших застосувань.

Основні ідеї сучасної інформаційної  технології базуються на концепції  баз даних (БД). Відповідно до даної  концепції основою інформаційної  технології є дані, організовані в  БД, що адекватно відбивають реалії дійсності в тій або іншій  предметній області, і які забезпечують користувача актуальною інформацією  у відповідній предметній області.

Об’єкт дослідження: ситеми управління базами даних.

Предмет дослідження: система управління базами даних Microsoft Access.

Мета роботи: розглянути основні принципи роботи системи управління базами даних Microsoft Access і застосувати отриманих знань при створенні бази даних «Шкільна канцелярія».

Для виконання даної мети було поставлено наступні завдання:

1. Розглянути основні принципи роботи з системою управління базами даних Microsoft Access.
2. Розглянути основні об’єкти СУБД Microsoft Access (таблиця, звіт, форма, запит, макрос) та принципи і методи їх створення.
3. На основі отриманих знань створити власну базу даних «Шкільна канцелярія».

 

1. Основні  поняття баз даних

Теорія баз даних - порівняно  молода область знань. Вік її складає  близько 30 років. Проте сучасний світ інформаційних технологій важко  уявити собі без використання баз  даних. Практично всі системи  в тій чи іншій мірі пов’язані  з функціями довготривалого зберігання і обробки інформації. Фактично інформація стає чинником, що визначає ефективність будь-якої сфери діяльності. Збільшилися  інформаційні потоки і підвищилися  вимоги до швидкості обробки даних, і тепер уже більшість операцій не можуть бути виконані вручну, вони вимагають  застосування найбільш перспективних  комп'ютерних технологій.

В літературних джерелах існує  багато описів поняття бази даних, що зовні значно відрізняються один від одного, акцентуючи увагу на тій чи іншій рисі об'єкта опису, але по своїй суті вони достатньо  близькі.

База даних - іменована сукупність даних, що відображає стан об’єктів і їх відносин в даної наочної області. Основними та невід’ємними властивостями БД є такі:

• для даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;
• незалежність даних від програм;
• для пошуку та модифікації даних використовуються спільні механізми;
• як правило, у складі БД існують засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу

Переваги електронної  бази даних у порівнянні з «паперовим» методом ведення  даних цілком очевидні. Відзначимо деякі з них.

• Компактність. Немає необхідності в створенні і веденні багатотомних паперових картотек.
• Швидкість. Комп'ютер може вибирати і оновлювати дані набагато швидше за людину.
• Низькі трудовитрати. Немає необхідності в утомливій роботі над картотекою уручну.
• Актуальність. У разі потреби під рукою у будь-який момент є точна свіжа інформація.

Основна особливість  СУБД – це наявність процедур для  введення і зберігання не тільки самих  даних, але і описів їх структури.

Система управління базами даних - сукупність мовних і програмних засобів, призначених для створення, ведення і сумісного використання БД багатьма користувачами.

У СУБД можна виділити наступні компоненти:

• ядро СУБД, яке забезпечує організацію введення, обробки і зберігання даних
• компоненти, які забезпечують відладку системи, засобу тестування
• утиліти, які забезпечують виконання допоміжних функцій (наприклад, ведення журналу статистики роботи системи і ін.).

Функції СУБД:

1.  Управління даними. Завданнями управління даних є підготовка даних і їх контроль, внесення даних в базу, структуризація даних, забезпечення цілісності, секретності даних.

2.  Доступ до даних. Пошук і селекція даних, перетворення даних у форму, зручну для подальшого використання.

3.  Організація зв'язку з користувачем. Ведення діалогу, видача діагностичних повідомлень про помилки в роботі по БД і т.д.

 

2. Система управління базами даних Microsoft Access

СУБД Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.

Система управління базами даних Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows. Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має  прості та зручні засоби обробки кількох  таблиць у одній базі даних. Таблиця  є основним об’єктом бази даних. У  одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні  способи управління даними, а саме:

• система меню;
• панелі інструментів;
• контекстне меню;
• укажчик миші;
• комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – «майстрів». Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх. Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

   Етапи створення бази  даних у середовищі Microsoft Access:

• визначення мети створення бази даних;
• визначення таблиць, які повинна містити база даних;
• визначення структури таблиць (полів та їх типів);
• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;
• визначення зв’язків між таблицями;
• завантаження даних;
• створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;
• аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць та аналізатора швидкодії.

Розглянемо призначення  об’єктів Access:

Таблиця - призначена для збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином.

Запит - дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами.

Форма – об’єкт, призначений, як для введення, так і для виведення даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних у полях таблиць.

Звіт – об’єкт , призначений для друку даних.

Макроси - засоби для автоматизації роботи з формами, звітами та ін.

Модулі - програмні модулі мовою Visual Basic.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура  повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати  неодноразово, базу роблять з декількох зв’язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв’язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.

3. Створення бази даних «Шкільна  канцелярія»

База даних  «Шкільна канцелярія» складається  з п’яти таблиць. Ці таблиці розділяються на дві групи: документація і відрядження. До групи «документація» відносяться таблиці – вид документу, відповідальні, документація. До групи «відрядження» відносяться таблиці – працівники і відрядження.

рис. 3.1. БД «Шкільна канцелярія»

Створюємо таблиці за допомогою Конструктора.

Таблиця «Вид документа» має два поля даних: лічильник  і назва документа.

Таблиця «Відповідальні»  складається з п’яти полів: код  працівника, прізвище, ім’я, по-батькові, посада.

Таблиця «Документація» складається з п’яти плів: номер  документу, назва документа, код  працівника, відповідальний, дата.

Таблиця «Працівники» складається з п’яти полів: номер  працівника, прізвище, ім’я, по-батькові, посада.

Таблиця «Відрядження»  складається з шести полів: номер працівника, працівник, місце призначення, дата «з», дата «до», причина.

рис. 3.2. Приклад створення таблиці  «Відрядження»

Схема даних знаходиться  у вкладці Сервіс. У вікні Схеми  даних встановлюються зв’язки між  таблицями. Оскільки БД «Шкільна канцелярія» складається з двох груп таблиць і у Схемі даних відображаються відповідні зв’язки між таблицями.

рис. 3.3. Схема даних

Заповнюємо таблиці. Таблиці заповнюються відповідно до створених у Конструкторі полів.

рис. 3.4. Приклад заповнення таблиці «Працівники»

Далі ,створюємо форми до відповідних таблиць, форми створюємо як за допомогою автоформ так і за допомогою конструктора.

рис. 3.5. Форми БД «Шкільна канцелярія»

Приклад створення  форми за допомогою Конструктора.

За допомогою  автоформи  «Вид документу» можна  додавати різні зразки документів.

За допомогою  автоформи «Працівники» можна продивлятися вже працюючих працівників і  додавати дані про нових.

У формі «Відповідальні»  відображаються вже заповненні дані про відповідальних працівників  за документацію у школі (інформація відображається про кожного працівника окремо), також можна додавати дані про нових відповідальних.

Форма «Документація» відображає дані по кожному  документу  окремо, можна вносити зміни до вже створених даних, і додавати нову інформацію.

У формі «Відрядження»  відображаються дані з таблиці «Відрядження», ці дані можна продивитися окремо по кожному працівнику. Також можна внести нові дані та зміни до них.

рис. 3.6. Форма «Відповідальні» у  режимі Конструктора

Приклад форми створеної за допомогою Автоформи у стовпець: