Влияние информационной системы на структуру управления организацией

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине «Информационные системы в экономике»

 

 

на тему: Влияние информационной системы на  
структуру управления организацией

 

 

Сургут

2012

 

Менеджеры решают вопросы роли информационной системы (ИС) в организации, кто и как будет управлять ИС, прямо или косвенно она будет воздействовать на решения.

Причины построения ИС можно подразделить на два вида внешние (повышение стоимости  труда и других ресурсов, изменение  политики государства) и внутренние (организационная стратегия, культура, ценности).

Управленческие  решения по поводу роли ИС в организации  обычно принимаются на основе экономической  и стратегической необходимости  ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном  выражении, поэтому такое решение  особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему – опять же влияние  организации.

Управленческие  решения относительно роли информационной системы.

Место ИС в организационной структуре.

Управленцы  должны решить, кто будет разрабатывать, устанавливать и управлять ИС, которая для своей корректной работы требует специалистов, специальный  отдел в организации. Кроме того, важно решить, кто будет конечным пользователем, решить вопрос о степени  децентрализации управления системой, кто отвечает за доступ к данным и их расположение.

Существует  ряд решений, имеющих преимущества и недостатки. Одно из них – степень  централизации. Это очень индивидуально. Возможно два подхода: централизованное и децентрализованное расположение ИС.

Владение  данными.

Вопрос  об ответственности за данные и авторство  тесно связан с вопросом о том, где располагается отдел ИС. При  централизованном расположении значение данных хорошо осознается, они защищаются, но иногда недоступны. Бизнесу нужна  информация, а не данные. Децентрализованный подход имеет свои проблемы. Функциональные отделы владеют различными данными, но существует множество вопросов безопасности и сохранности.

Структура отдела ИС может быть самой различной  в различных организациях. В организации  реально существуют только те подотделы, которые удовлетворяют деловым потребностям. Структура отдела ИС также зависит от различных факторов, включая организационную структуру, стратегию, степень децентрализации, авторство, культуру и т.д.

Управление  – важнейшая функция, реализующая  целенаправленную деятельность организации. Функцию управления реализует система управления. С позиций кибернетики система – это совокупность связанных между собой и внешней средой элементов, функционирование которых направлено на реализацию конкретной цели или полезного результата. Система управления относится к категории больших (сложных) систем. Сложность системы зависит от множества входящих в систему элементов, их структурного взаимодействия, сложности внутренних и внешних связей и динамичности.

Система управления включает взаимосвязанные  подсистемы, которые подчиняются общей цели всей системы, и характеризуется иерархичностью построения с распределением функций управления между соподчиненными частями системы. Понятие система предполагает рассмотрение объекта как целого, состоящего из совокупности взаимосвязанных элементов. В соответствии с кибернетическим подходом систему управления характеризуют два взаимосвязанных компоненты.

1. Субъект  управления – управленческий  аппарат предприятия, осуществляющий принятие решений и формирующий планы, задачи и цели управления предприятием и обеспечивающий контроль за их выполнением.

2. Объект  управления – службы и отделы  предприятия, осуществляющие выполнение поставленных задач и планов. В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (сырье, материалы, оборудование, готовая продукция, работники и пр.) и хозяйственных процессов (снабжение, сбыт, основное и вспомогательное производство и пр.).

Рисунок 1 – Взаимодействие элементов системы  управления

Взаимодействие элементов системы обеспечивается наличием связей между ними, которые имеют вход и выход (рисунок 1). Через входы элемент подвергается воздействию извне, а через выход сам воздействует на внешнюю среду. Таким образом, система управления вырабатывает управляющие воздействия, которые направлены на поддержание или улучшение функционирования предприятия в соответствии с поставленной целью. Иными словами, управление – это процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его в новое качественное состояние или поддержание в установленном режиме.

Процесс управления реализуется путем взаимодействия объекта управления и его управляющей  части (субъекта управления). Взаимоотношения между органами управления и управляемым объектом строятся по законам обратной связи: орган управления получает информацию об объекте, анализирует ее и принимает решение, которое снова передает объекту управления. Таким образом, в основе процесса управления лежат информационные процессы. Для того чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений, в процессе управления должны быть получены сведения о состоянии системы в каждый момент времени о достижении поставленной цели или недостижении ее.

Управление  связано с циркуляцией информационных потоков между компонентами системы  и между системой и окружающей средой и, следовательно, с обменом информацией. Система управления анализирует информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

Центральное место в системе управления предприятием занимает экономическая информационная система (рисунок 2). Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и внешней средой через информационные потоки:

ИП1 –  информационный поток от внешней  среды в систему управления, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями и поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями и поставщиками;

ИП2 –  информационный поток из системы  управления во внешнюю среду представляет собой отчетную информацию: финансовую (в государственные органы, инвесторам, кредиторам и потребителям) и маркетинговую информацию (потенциальным потребителям);

ИП3 –  информационный поток из системы  управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП4 –  информационный поток от объекта  управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Экономическая информационная система накапливает  и перерабатывает поступающую учетную информацию, нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства. К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

полнота и достаточность информации для  реализации функций управления;

своевременность предоставления информации;

обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

экономичность обработки информации, затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

адаптивность  к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

На предприятии  циркулируют информационные потоки, характеризующиеся сложностью структуризации и формализации информации. Например, от субъекта управления передается часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления, так как экономическая информационная система перерабатывает только определенную часть информационных потоков, участвующих в процессе принятия решения. Остальная доля информации может быть частично отнесена к формализуемой, обработка которой осуществляется при помощи экспертных систем и неформализуемой, автоматизированная обработка которой невозможна или экономически невыгодна (например, ответы на жалобы).

Рисунок 2 – Место информационной системы в управлении

Экономический объект представляет собой вероятностную (стохастическую), динамическую и адаптивную систему, выходные параметры которой случайным образом зависят от входных параметров. Любая неопределенность и случайность во входных параметрах в нижних уровнях управления приводит к неопределенностям и случайностям в выходных параметрах подсистем более высокого порядка и системы в целом. Поэтому экономические информационные системы строятся на основе моделей, которые отражают реально протекающие процессы и преобразуют исходные данные в результатную информацию. На основе модели определяются структура, алгоритмы и параметры системы управления, выбираются аппаратно-программные средства реализации системы. Модели упрощают реальность и облегчают возможность увидеть внутренние отношения. Степень соответствия реальной ситуации и модели может быть различной, однако при выборе уровня упрощения реальной ситуации сохраняются основные влияющие факторы и соотношения между ними.

Одной из важнейших составляющих успешного  развития бизнеса является комплексная  автоматизация управления предприятием. Экономическая информационная система, которая автоматизирует функции управления на всех уровнях управления, называется Корпоративной информационной системой (КИС). КИС становится надежным помощником в проведении мероприятий, направленных на обеспечение безубыточного функционирования и повышение кредитоспособности предприятий.

Корпоративная информационная система – это совокупность информационных систем отдельных подразделений предприятия, объединенных общим документооборотом, таких, что каждая из систем выполняет часть задач по управлению принятием решений, а все системы вместе обеспечивают функционирование предприятия в соответствии со стандартами качества ИСО 9000. Комплексная автоматизированная система управления предприятием обеспечивает:

 высшее  руководство – информацией для  стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

 руководство  среднего уровня – информацией  для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

 рядовых  сотрудников – эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

КИС решает следующие общие задачи управления (частные задачи определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий):

– создание или оптимизацию единой системы  планирования деятельности предприятия, основанную на учетных процедурах и дополненную эффективным механизмом управления;

– постановку или оптимизацию внутренней учетной  политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;

– поддержку  принятия решений на всех уровнях  управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

В начале XXI века появились стандарты и модели организации управления непрерывно развивающимся предприятием – стандарты менеджмента качества. Большинство современных информационных систем управления полностью реализуют принципы, отраженные в стандартах, которые, фактически являются стандартами эффективной организации деятельности.

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник /Под ред. проф. Г.А. Титоренко.-М.: Компьютер, ЮНИТП, 2007 – 400 с.
2. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. М: Гелиос АРВ, 2009.
3. Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. /Учебник для вузов./ Под ред.д.э.н., профессора В.В. Евдокимова.-СПб.: Санкт-Петербург, 2007,-592 с.: ил.
4. Ильина О.В. Информационные технологии бухгалтерского учета. Учебное пособие. СПб.: Питер, 2008.
5. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике – 2-е изд., перераб. и доп.– М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2006, 463 с.
6. Информационные системы в экономике. Базы данных: Учебное пособие. Чебоксары, 2007.
7. Петров В.Н. Информационные системы. СПб.: Питер, 2007.
8. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: ЮНИТИ, 2008.