Эффективный управляющий

Основной задачей Друкер считает создание организаций, в которых работник, имеющий какую-либо сильную сторону, смог бы полностью реализовать ее. Если нельзя увеличить поступление ресурсов, надо увеличить их отдачу. Выделение специфических черт эффективного менеджера Друкер считает тупиковым путем. Он называет основные элементы для повышения эффективности труда менеджера:[8]

I. Умение контролировать свое время - менеджер должен знать, на что он расходует свое время. Время - уникальный ресурс, он абсолютно незаменим. Управление временем требует тщательного анализа его расходования. Необходимо выявлять участки разбазаривания времени и устранение их. Для этого следует:

1) выявить и устранить виды деятельности, которые, не принося результатов, отнимают время;

2) определить работы, которые может выполнить другой человек (секретарь);

3) время других, расходуемое нами самими (заседания и собрания); отсутствие системности или дальновидности в работе; раздутость штатов;

4) к потерям времени ведут сбои в информационном процессе.

II. Менеджер должен концентрироваться на достижениях, выходящих за рамки организации. Друкер считает необходимой нацеленность на конечный результат, а не на процесс выполнения работы (в противовес знаменитому олимпийскому принципу: главное - не результат, главное - участие). Процесс и методы исполнения для руководителя работы должны быть на втором плане. Менеджер, сконцентрированный на собственных усилиях, - это подчиненный в отличие от управляющего, сконцентрированного на результате. Он может достичь результатов, используя возможности, а не решая текущие проблемы. В последнем случае менеджер лишь контролирует, восстанавливает какие-то нормы.

III. Эффективного менеджера характеризует опора на выигрышные, сильные качества самого себя, руководителей, коллег и подчиненных, на положительные моменты в конкретных ситуациях. Люди являются одним из немногих ресурсов организации, который легко перемещать. Но эта разновидность ресурсов очень трудна для управления и требует особого подхода. Насколько внимателен менеджер к достоинствам работника, настолько же ему необходимо уметь игнорировать недостатки своих подчиненных.

IV. Для эффективного менеджера особенно важно умение выделять главное, несколько важнейших заданий, приносящих наиболее ощутимые результаты. Его искусство заключается в целеустремленности и сосредоточенности в достижении целей.

V. Процесс выполнения задания должен проходить в определенной последовательности. Менеджеру необязательно принимать множество решений, для него жизненно важно принимать важные решения. Ему необходимо мыслить стратегически и не решать текущие задачи. Самое сложное для менеджера - это выбор компромисса при принятии решения. Ответы на общие проблемы могут выливаться в формулирование ряда принципов и правил. Особые случаи должны рассматриваться менеджером как исключения. При принятии решения эффективному управляющему необходимо отрешиться от личности оппонента. Столкновение мнений полезно для убежденности менеджера в том, что все альтернативные варианты были им рассмотрены в ходе подготовки управленческого решения.

Эффективности деятельности менеджера могут мешать следующие причины:

      сосредоточение усилий исключительно на текущей работе;

      управляющий не принадлежит сам себе, каждый сотрудник волен занимать его время;

      работа менеджера зависит от организационного окружения - он эффективен лишь в том случае, если его замыслами воспользуются коллеги и руководство, а не только его подчиненные;

      роль пределов организации - менеджер смотрит на внешнюю среду сквозь призму организационных интересов. Информация поступает к нему, принимая абстрактную и рафинированную форму, соответствующую целям организации.

1.5. Концепция Фреда Лютенса и Бернарда Босса

В связи с понятием эффективности следует упомянуть концепцию Фреда Лютенса и Бернарда Босса, которые различали руководителей успешных и/или эффективных.[9] Успешность руководителя оценивается по тому, насколько его подчиненные справились с заданием. Однако из этого может не вытекать эффективность руководителя, в том случае, если подчиненный недолюбливает руководителя и подчиняется ему лишь в силу присущей должности управляющего власти. Если же подчиненные руководителя будут выполнять работу как следствие своих желаний, то есть не из страха перед наказанием, а в силу своей мотивации, то управляющего следует оценивать как успешного и эффективного руководителя.

Таким образом, по Лютенсу и Бассу, оптимальным управлением (успешным и эффективным) является руководство, способное ставить такие цели, которые совмещали бы в себе цели организации и индивидуальные устремления подчиненного (например, повышение производительности труда и оклада; совмещение нескольких должностей с параллельным увеличением жалованья).

2. ПОРТРЕТ ЭФФЕКТИВНОГО МЕНЕДЖЕРА

В процессе управления менеджер осуществляет ряд конкретных функций, среди которых:

      организация и планирование деятельности коллектива и своей собственной работы;

      распределение заданий и инструктаж подчиненных; контроль за ними;

      подготовка и чтение отчетов;

      проверка и оценка результатов работы;

      ознакомление со всеми новинками в мире бизнеса, техники и технологии, выдвижение и рассмотрение новых идей и предложений;

      решение вопросов, выходящих за пределы компетенции подчиненных;

      знакомство с текущей корреспонденцией;

      ответы на звонки и прием посетителей;

      проведение собраний и представительство;

      заполнение форм отчетности; ведение переговоров; повышение квалификации.

Все эти работы характеризуются: высоким разнообразием (до 200 видов действий в день), разнообразием формы самих этих действий и места их осуществления, широкими контактами и коммуникациями внутри и вне фирмы, быстрой сменой событий, людей и действий.

Эффективный менеджер не сидит на месте, стремится к испытаниям, полностью отдает себя работе. Он обладает четкими жизненными установками, требователен к себе и окружающим, стремится к совершенству. Такой руководитель постоянно находится в гуще жизни, непрерывно вырабатывает и пересматривает в соответствии с обстановкой принципы деятельности для себя и для других. Он стремится конструктивно использовать любые, даже конфликтные, ситуации, не боясь риска и ответственности. Эффективный менеджер ищет и устанавливает срочные контакты с окружающими, поощряет их самостоятельность, дает возможность выдвинуться. У эффективного менеджера есть все необходимые задатки для того, чтобы стать лидером коллектива, совмещающим в себе официальное признание руководства и неофициальное - подчиненных.

Окружающие, как считают психологи, воспринимают лидера по четырем основным моделям:[10]

1) «Один из нас»;

2) «Лучший из нас - образец для подражания»;

3) «Воплощение добродетелей»;

4) «Оправдание всех ожиданий», в соответствии с чем и строят свое отношение к нему, позволяют лидеру распространять свое влияние на коллектив и каждого в отдельности.

Лидерство - механизм интеграции групповой деятельности, когда индивид или часть социальной группы объединяет, направляет действия всей группы, которая принимает и поддерживает его действия.[11] Люди следуют за лидером прежде всего потому, что он в состоянии предложить им (хотя и не всегда реально дать) средства для удовлетворения их важнейших потребностей, указать нужное направление деятельности.

Власть лидера основывается на хорошем знании подчиненных, умении поставить себя на их место, анализировать ситуацию, определять ближайшие и отдаленные последствия своих действий, на стремлении к самосовершенствованию, способности вселять в подчиненных уверенность, сознании необходимости совершать те или иные поступки, ибо поведение сотрудников чаще всего отражает то, чего от них ждут. Лидер прекрасно чувствует и понимает психологические особенности партнеров, противников, начальства, умело их использует в официальных и неофициальных контактах. Убеждая других, он проявляет завидную гибкость и умение идти на компромисс.

Но подлинным источником власти лидера над людьми является его независимость, готовность в любой момент освободить занимаемое место, поскольку выражение интересов коллектива вовсе еще не означает покорности ему.

Подчиненным импонирует руководитель, берущий на себя ответственность, смело принимающий решения, честно признающий ошибки. Росту авторитета способствует также терпимость к слабостям людей, не мешающим работе.

Авторитет завоевывается долго, а теряется быстро. И главные причины этого - бездеятельность и перестраховка. Ошибки же на авторитет практически не влияют - от них никто не застрахован, а исправить их при желании не трудно.

Существует три группы качеств, присущих лидеру: личные, профессиональные, организаторские и деловые.

К личным качествам в первую очередь относят честность и порядочность, предполагающие всегда соблюдение норм общечеловеческой морали, скромность и справедливость по отношению к окружающим. Руководитель должен стараться понимать своих подчиненных, видеть в них личности, достойные уважения, уметь разбираться в их поведении, быть человечным и заботиться о людях, стремиться к сотрудничеству, учитывая при этом интересы всех.

Менеджер должен быть принципиален во всех вопросах, уметь противостоять давлению как «сверху», так и «снизу», последовательно и твердо стоять на своем, не скрывать своих взглядов, защищать до конца те ценности, которые он исповедует и помогать обретать эти ценности другим посредством личного примера, а не морализирования, твердо держать данное слово.

Принятие управленческих решений требует от менеджеров не только квалификации, но и эмоциональной зрелости, которая выражается в умении и готовности идти навстречу острым ситуациям, успешно справляться с ними, не делать трагедии из поражений, неминуемых на жизненном пути любого менеджера.

Современный менеджер должен активно бороться с собственными недостатками, формировать у себя положительное отношение к жизни и работе, создавать «здоровое» окружение путем выдвижения и обучения людей, раскрытия их способностей и талантов; при этом не нужно опасаться потерять авторитет - в большинстве случаев сотрудники за такое отношение к ним платят, наоборот, признанием и благодарностью.

Другая группа качеств, необходимых любому менеджеру - профессиональные. Это - компетентность, т. е. система специальных знаний и практических навыков. Она бывает специальной и управленческой. Это культура - общая, техническая, экономическая, правовая, информационная, психолого-педагогическая. Важен и ряд других моментов. Прежде всего современного руководителя отличает хорошее знание действительности как внутренней, так и внешней, понимание целей фирмы и своего подразделения, умение видеть проблемы, выделять в них наиболее существенные стороны, быть восприимчивым к новизне и изменениям. Это невозможно без обладания умственными способностями выше среднего уровня, умения анализировать ситуацию, создавать и критически оценивать различные планы и программы, принимать решения, брать на себя ответственность за их выполнение, много и упорно работать для этого, быть энергичным и решительным.

Однако руководитель должен быть не только хорошо подготовленной и высоко образованной, но еще и творческой личностью. От него требуется не только верить в свои творческие способности, но и ценить такие способности в других, уметь их мобилизовать и использовать, преодолевая все встречающиеся на пути препятствия. Для этого необходимо быть настойчивым, испытывать потребности в переменах, уметь порывать с традициями, воспринимать новые идеи и новаторские решения, систематически ими пользоваться. Творческий руководитель обычно работает с группами, используя метод мозговой атаки, поощряет свободное выражение эмоций и идей и непрестанно учится, в том числе и на собственных ошибках.

Очередной группой качеств менеджера, определяющих его собственно говоря как менеджера, являются организаторские, а также деловые.

Они отражают уровень организаторской культуры менеджера, владение им технологией управленческой работы: подбором, расстановкой и использованием кадров, выработкой норм, нормативов и регламентов, личных планов и планов деятельности подразделений, служб, оперативных планов и планов-графиков проведения мероприятий, доведением заданий до исполнителей, инструктажем, распорядительством, контролем.

К организаторским качествам нужно отнести прежде всего целеустремленность. Характер современной жизни требует от менеджера ясных и обоснованных целей. Без них он может испытывать недостаток твердости и решимости, упускать хорошие возможности, тратить время на пустяки. Поскольку в мире все меняется, чтобы удержаться на плаву, менеджер должен эти цели корректировать. Но целеустремленность заключается не только в том, чтобы цели устанавливать, а упорно к ним стремиться. Это и отличает менеджера от остальных работников.

Другим организаторским качеством, которое должно быть присуще менеджеру, является деловитость. Она заключается в умении четко и своевременно ставить задачи, принимать обоснованные решения, контролировать их исполнение, быть оперативным и распорядительным в действиях и поступках.

Важным организаторским качеством менеджера является энергичность, то есть способность заражать людей уверенностью, стремлением действовать путем логического внушения, личного примера, собственного оптимизма.

Менеджеру должна быть присуща дисциплина и контроль над собой. Без этого он не сможет ни призвать к порядку других, ни контролировать их деятельность. Поэтому менеджер должен контролировать свои эмоции и настроения, изучать эмоции других, чтобы найти подход к их поведению, а также контролировать дисциплину подчиненных.

Отличительной чертой менеджера должна быть повышенная работоспособность.