Деловые письма Казахстана и Германии

Оглавление 

Введение 

  Ни одна  организация не может существовать  без системы управления, а следовательно, и без документов. Я, как учащаяся  по специальности «Секретарь-референт», считаю, что без налаженной системы документооборота создание стабильной и эффективной системы управления организацией в принципе невозможно. Мы живем в мире, в котором к специалистам (независимо от сферы их деятельности) с каждым днем предъявляются все более и более высокие требования. Работник, который хочет оставаться на определенном уровне компетенции, вынужден постоянно пополнять багаж своих знаний. Остановиться на получении школьного аттестата или  диплома по специальности теперь уже вряд ли кому-либо удатся.

 Мы считаем, что должность секретаря вполне может быть стартом для успешной карьеры. Карьерный рост секретарей может развиваться в очень многих направлениях. Секретарь, будучи помощником своего руководителя, выполняет довольно обширный круг административных функции и по роду своей деятельности ежедневно контактирует практически со всеми подразделениями организации. Подобная работа требует от секретаря наличия определенных знаний не только в области делопроизводства и делового этикета, но и в области юриспруденции, основ бухгалтерского учета и что особенно важно, знание иностранного языка.   Например, секретарь крупной немецкой мотостроительной компании является супругой одного из директоров завода  «BMW». Она знает несколько европейских языков и при этом не считает для себя зазорными подать чашечку кофе гостям  своего шефа. 

В нашей стране сегодня  существуют   немало предприятий, осуществляющих свою деятельность    по  международным масштабам, а  также развивающих  свое представительство  в зарубежных странах. Секретарь, владеющего    несколько иностранными языками,  остается востребованным в Казахстане.  Поэтому совместно с преподавателями   спецдисциплин и немецкого языка    в э том году была начата работа   над проектом   в освоении навыков будущего секретаря в области  международного документоведения, в т.ч  в Германии. Участие в реализации подобного проекта само по себе открывает большие возможности для профессионального роста будущего специалиста  и получения  навыков работы деловой  международной переписки.В результате постепенно хороший секретарь приобретает   лингвистический опыт оформления деловых писем и получит возможность проявить себя в качестве менеджера среднего или высшего уровня.

Кратое содержание  работы над проектом «Особенности оформления делового письма  в делопроизводстве  Казахстана и Германии»  разрешите представить к  вашему вниманию.

   Актуальность темы обусловлена наличием большого количества проблем встречающихся на практике по вопросам деловой корреспонденции.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм.

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи  предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Большинство специалистов, работающих во всех сферах бизнеса, практически  ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки деловой корреспонденции, написанием различных писем, подготовки бизнес презентаций и отчетов, других документов, необходимых в работе.

Что касается особенностей переписки с иностранными партнерами, то действует принцип добровольности применения стандартов. Причем эта  добровольность не является синонимом полной необязательности. Например, в систему стандартов США входят как регламентирующие (regulatory standards), так и добровольные стандарты (voluntary consensus standards). Добровольные стандарты часто становятся регламентирующими, если на них дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или в регламентах.

Цель  работы: рассмотреть особенности межкультурной деловой переписки.

Задачи:

1. Изучить особенности  деловой культуры в Казахстане  и  Германии;

2. Рассмотреть  виды деловых писем; 

3.Основные принципы делового общения

4. Деловое общение в Германии

   Формам деловой переписки, принятым сегодня в международном общении, более 150 лет. Родиной их традиционно считается Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления деловой корреспонденции. В силу того, что английский язык является общепринятым языком международного делового общения, то и существующий международный стандарт оформления деловых писем ориентирован на англоамериканский вариант. Расширяющиеся международные связи, влияние английского языка как международного языка делового общения приводит к стандартизации (унификации) делопроизводства в разных странах. Но нельзя не отметить и ряд особенностей (характерных для ведения деловой переписки, в частности), связанных с влиянием норм и традиций национального коммуникативного поведения, особенностей национального делопроизводства.

Германия является страной, где сложились давние и устойчивые нормы и традиции в делопроизводстве. В  Казахстане также существуют особенности делового общения, отличные от международных, связанные с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.

В Казахстане  формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется меньше внимания, чем на Западе, Главное же отличие немецкой манеры вести дела - высокая степень официальности. Немцы очень сдержаны в деловом общении и тщательно соблюдают принятые формы общения.

Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважении к партнеру. На Западе очень пристальное внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в Казахстане. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения.

  Основное требование – быстрота написания и прочтения –применимо не только  к деловой  корреспонденции, но и к рекламе, сообщениям в прессе, протоколам и инструкциям. Краткость, четкость и однозначность – вот основные  правила  делопроизводства.

Оформление делового  письма

    В немецком деловом общении в коммерческой корреспонденции очень важное место играет фактор формуляра, т.е. способ официального оформления делового письма. Формуляр делового письма дает возможность получить точные данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее), об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее), о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее), о юридической и иерархической квалификации делового текста (копия или оригинал, относится ли к коммерческим документам, важным или рядовым рабочим письмам, общая цель сообщения и прочее), о его коде, о канале связи и многом другом.

В Германии главным документом, регламентирующим формулярно-композиционный вид делового текста, являются "Regeln hier Maschinenschreiben" - DIN 5008. Однако эти правила имеют скорее рекомендательный характер. Степень свободы и творчества составителя письма ограничивается лишь его опытом и профессионализмом, который основывается, прежде всего, на знании норм и традиций немецкоязычного делопроизводства, а также международных тенденций оформления деловых бумаг. В Казахстане  таким документом является "ГОСТ РК 6.38-90. Организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Он также носит рекомендательный характер и ориентирован на международный стандарт.

Особое внимание в немецком делопроизводстве уделяется способу оформления деловых бумаг при переписке с властями - Korrespondenz mit Behörden, когда используют более консервативный стильVerwaltungssprache/ Kanzleistil. Нормализаторы рекомендуют строже соблюдать такие параметры машинописи как: поля страницы, вид абзаца, отступ - Einrückung, пропуск строк, расположение реквизитов, а также списки и перечисления - Gliederung/ Ordnungssystem, Aufzählung - в соответствии со шкалой печатной машинки -Schreibmaschinenskala. Несмотря на то, что все современные офисы в Германии оборудованы факсимильными аппаратами и компьютерами, а у секретарей в машинах, как правило, имеются факс-модемы, при обращении в государственные и властные структуры официальные бумаги следует печатать на машинке стандартным шрифтом; возможен вариант и компьютерного текста, но при этом разрешается использовать только шрифт Courier.

Если письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте Times New Roman, а в таблицах и заголовках - Arial. В казахстанском делопроизводстве не существует указаний на необходимость использования печатных машинок при составлении официальных деловых писем.

Деловое письмо обычно посылается на бланке фирмы; письмо может, быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда остается неизменным основной набор реквизитов. Это: 1) колонтитулы (верхний и нижний), 2) штамп отправителя + адрес получателя, 3) обозначение типа связи, 4) указание на количество страниц письма, 5) тема/ предмет письма, 6) особые пометы (факультативно), 7) обращение, 8) текст письма, 9) формула прощания, 10) название фирмы отправителя, 11) роспись и подпись (с расшифровкой), 12) примечания.

Несоблюдение формы и отсутствие ряда реквизитов на деловом письме в немецком делопроизводстве встречается чрезвычайно редко и может свидетельствовать о том, что факс передан новичком-непрофессионалом, или отправлен в необычных условиях. Такой факс требует к себе внимания со стороны получателя, вероятнее всего последует просьба его подтвердить, так как он не отвечает требованию достоверности и не может быть идентифицирован как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление корреспонденции - один из признаков несолидности фирмы или чужого, "фальшивого" отправителя.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть проверены и завизированы проверяющими.

 В Казахстане   документы  обладают также   полнотой и точностью информации, также оформлятся по общепринятым стандартом. Но в отличие от немецкого делопроизводства  необязательным является  с отсутствием необходимости  наличие таких реквизитов как формула прощания, особые пометки, примечания  в письме  (Р.С- пост.скриптум,или послесловие, например), наличие колонтитулов.

    Развитая система делопроизводства в Германии проявляется в сложном формуляре. Чем сложнее формуляр, тем совершеннее принятая на фирме система делопроизводства, тем серьезнее, солиднее и надежнее сама фирма. Анализ формуляра позволяет определить тип и характер делового письма, создать коммуникативный (социально-психологический и речевой) портрет отправителя.