Основы делопроизводства

 

Содержание  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете» - определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

     Другими словами  документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем  информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

     Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает  документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

     С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли, в основном, роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

     В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:

       «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

     Значение  этого понятия не изменилось и  по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее   определение:

     Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

     Имея  в виду это определение, можно  сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление  деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

- создание  условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов  и сроками их исполнения)

- создание  условий для поиска исполненных  документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел)

- создание  условий для хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Документооборот и виды документопотоков

     Жизнь любой организации связана с  обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов  в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

     Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)

2.  пунктами технической обработки документов на предприятии   (секретарь руководителя,  канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

     По  тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток  входящих в организацию документов  (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и  инструкции, и т.д.) Большая часть  входящих документов, которые обрабатывает  секретарь (или канцелярия),  адресована  его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток  внутренних документов, то есть  создаваемых внутри организации   и передаваемых из одного подразделения  в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные  записки, акты и т.д.)

3. документопоток  исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

     Задача  делопроизводственных служб предприятия  заключается в том, чтобы документы  во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются   Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).   

1.1 Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение   направить  документ руководителю.  (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).
2. Секретарь регистрирует   письмо. Письмо  получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Секретарь передает письмо руководителю.
4. Руководитель рассматривает документ и с  резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Секретарь, при необходимости, осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования, а ответ направляет адресату.

 

1.2 Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ   исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Копию документа секретарь подшивается в дело.

 

1.3 Этапы обработки внутренних документов

     Этапы обработки внутренних документов зависят  от их вида. Типичным примером внутреннего  документа является приказ по основной деятельности.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем  приказы, при необходимости, согласовываются   с юридической службой предприятия.

3. Согласованные  приказы  подписываются руководителем.

4. Затем  внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения. 
 
 
 

2 Классификация деловых документов

     Существует  множество способов классификации  управленческих документов:

1. По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы:

• по административным вопросам,
• вопросам материально-технического снабжения,
• планирования,
• бухгалтерского учета,
• подготовки кадров,
• внешнеторговой деятельности и т.д.;

2. По происхождению документы делятся на официальные и личные.

     Официальные документы – создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительское удостоверение и т.д.).

     Личные  документы – создаются лицами вне сферы их служебной деятельности;

3. По месту составления документы делятся на:

внешние документы – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

внутренние  документы – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4. По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д. 
 

3 Реквизиты

     В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых  документов, которые установлены  государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила,   устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов.