Основы делопроизводства

Выполнение  правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов;
• осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

 

Требования  к деловым бумагам закреплены:

1. Государственным  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003  «Требования к оформлению документов».

     Стандарт  распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2. Типовой  инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти (Утверждена Приказом Федеральной  архивной службы России от 27.11.2000 N 68).

     Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. 

3. Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

4. До  настоящего времени не полностью  устаревшими и в некоторых  разделах до сих пор актуальными  остаются нормативные документы,  принятые несколько десятилетий  назад. К ним относятся

4.1 Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена  постановлением Государственного  комитета Совета министров СССР  по науке и технике 4 сентября 1973 года.

4.2  Государственная  система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

5. Кроме  того, различными министерствами, ведомствами  и другими руководящими организациями  применительно к различным сферам  деятельности определена конкретизированная  типология частных документов.

     Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав  реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте  ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

3.1 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб  субъекта Российской Федерации; 

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации; 

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 

08 - наименование  организации; 

09 - справочные  данные об организации; 

10 - наименование  вида документа; 

11 - дата  документа; 

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа; 

14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф  утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф  согласования документа; 

24 - визы  согласования документа; 

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии; 

27 - отметка  об исполнителе; 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию; 

30 - идентификатор  электронной копии документа.  

     Некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия  - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах  будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами. 

4 Формуляр

     Формуляром  документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

     Для оформления документа какого-то определенного  вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные  в таблице, а только некоторая  часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида, и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа, строго определено стандартом.

     Таким образом, можно говорить о формуляре  акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д. Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт  оформляется на общем бланке 

2. Гриф  утверждения

3. Наименование  вида документа

4. Дата  составления документа

5. Место  составления документа

6. Заголовок  к тексту

7. Текст

8. Отметка  о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи  членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия  исполнителя и номер его телефона 

5 Бланки документов

     Бланком документа называется стандартный  лист  с воспроизведенными на нем  постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков  документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений.

Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм)  и А6.

Стандартом  устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки  для писем 

- общие  бланки. Бланки для всех остальных документов

- бланки  конкретного вида документа

     На бланках  для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

     Расположение  постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым. 

6 Правила оформления реквизитов

     1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

     2. При подготовке документов рекомендуется  пользоваться текстовыми редакторами Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.  (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

     3. При оформлении документов на  двух и более страницах вторая  и последующие страницы должны  быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. 

Гриф  утверждения

     Гриф  утверждения располагается в  правом верхнем углу документа и  печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять:

- из  слова УТВЕРЖДАЮ, 

- наименования  должности лица, утверждающего документ,

- его  личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

-  даты  утверждения.

     Если  документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО.

Адресат

     Реквизит  Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с   левым отступом 8 см.

Наименование  вида документа

     Реквизит  название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата  документа

     Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется  записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.

     Если  число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также  оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05

Место составления

Этот  реквизит оформляется от границы  левого поля.

Пример:

г. Переславль-Залесский

Заголовок к тексту

     Реквизит  заголовок к тексту содержит краткое  изложение основного смысла составляемого  документа.  Заголовок должен грамматически  согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

Приказ  ....    О создании аттестационной комиссии

Договор ....   О поставке груза по контракту N 249/1

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  можно не составлять.