Інформаційні системи в страховому бізнесі

Коротко розглянемо основні функціональні  задачі, що застосовуються в умовах автоматизованої інформаційної  системи страхування:

· Процес підписання угоди. Перевірка  наявності попередніх договорів  по кожному страхувальнику, випадків страхових виплат, розрахунок коефіцієнтів для поправок до тарифної ставки та особливих умов, розрахунок комісійних агенту, занесення договору в базу даних для наступної обробки, видача необхідних документів.

· Підписання додаткового договору. Розрахунки по умовах або об’єктах страхування, що змінилися, з врахуванням  основного договору, поповнення бази даних про нові договори чи внесення змін у вже підписані.

· Підписання договору перестрахування. Перевірка відповідної інформації, розрахунок комісійних.

· Внесення страхової премії (чи її частини). Перерахунок грошових засобів  по рахунках, у випадку наявності  перестрахування - розрахунок з перестрахувальниками.

· Закінчення договору страхування. Переміщення  інформації в бази для формування резервів та інших розрахунків.

· Настання страхових подій. Розрахунок відшкодувань, перевірка виплат, перерахунок  по договору чи його зупинення, ведення  бази страхових подій.

· Розрив договору страхування. Розрахунки з страхуючим, проводка грошових засобів, здійснення змін в базі договорів.

· Розрахунок базових тарифних ставок по видах страхування. Перегляд в  базі даних всіх договорів по конкретному  виду страхування, по страхових подіях, розрахунок з використанням статистичних таблиць.

· Розрахунок резервного фонду. Аналіз поточного стану рахунків, відслідковування змін в кількості та сумах договорів по видах страхування, розрахунок по вимогах та поточному стану.

· Аналіз страхового портфелю. Визначення тенденцій страхового ринку, аналіз власної діяльності, прогнозування  подальшого розвитку, аналіз варіантів  можливих управлінських дій.

· Ведення внутрішньої бухгалтерії. Розрахунок заплат співробітникам компанії: облік власності та інше.

Повна технологія страхування повинна  передбачати обробку великих  і взаємопов’язаних масивів даних:

· договорів страхування і перестрахування:

· страхових полісів;

· брокерських договорів;

· документів по заплаті страхових  представників;

· платіжних доручень;

· касових ордерів і бухгалтерських проводок;

· заяв на виплату страхового відшкодування;

· актів про страхові випадки  та інше.

Нагромадження і обробка інформації проходить в різних підрозділах  і службах страхової компанії (бухгалтерії, відділах - фінансово-економічному, власників полісів, виплат, перестрахування, кадрів, агентствах та інших). Перехід  до автоматизованих інформаційних  технологій супроводжується зміною характеру та якості управління. Аналітична робота менеджерів стає головною, формує в них нові пріоритети. Це дозволяє перетворювати інформацію в один з ключових і реально доступних  ресурсів компанії, а подальший розвиток автоматизованих інформаційних  технологій стає обов’язковим елементом  її стратегії розвитку організації.

Але автоматизовані інформаційні технології ефективні і рентабельні у  випадку існування достатньо  апробованої та відшліфованої схеми  діловиробництва, так, як автоматизації підлягають лише стабільні, підпорядковані певним законам процеси. Якщо ж кожна робоча ситуація унікальна, якщо винятки і поправки розмивають і маскують закономірності і правила, тоді спроби впровадження інформаційних технологій не може принести нічого окрім витрат засобів та часу. Для страхових компаній це означає, що насамперед повинні бути розроблені та затверджені з перспективою на довготривале використання форми всіх первинних та звітних документів, пов’язаних із страхуванням. Наприклад, заява на страхування, поліс, договір страхування, акт по страховому випадку, рахунки прибутків та збитків бухгалтерського балансу.

Для проведення автоматизації насамперед потрібно, щоб були:

· детально продумані, відлагоджені та документально оформлені у вигляді правил, інструкцій та положень всі робочі процедури;

· описані в інструкціях ( а ще краще – описані та зображені  на схемах) шляхи та умови руху всіх документів, а якщо це документи  фінансового характеру, то і рух  грошей.

Зокрема такі схеми документопотоків дозволяють повністю прослідкувати життєвий цикл кожного документу та проаналізувати документообіг в компанії, а врешті решт його – покращити та спростити, а при необхідності доповнити та розвинути на базі нових технологічних рішень. Якщо ця робота не проведена, тоді розробка ефективної автоматизованої інформаційної технології стає практично нездійсненною справою.

Вимоги до створення  інформаційних систем страхування.

Автоматизація задач страхової  справи в першу чергу залежить від зміни форм взаємодії машини і користувача. На початковому етапі  використання ЕОМ переважно вирішувалися задачі, що формували дані про результати діяльності страхової організації  за звітний період. ЕОМ використовувалися  в режимі пакетної обробки, що викликало  затримку в прийнятті рішення  та виключало роботу страхувальників  з клієнтами в реальному масштабі часу. Становище змінилося коли значна частина комп’ютерів в страхових  компаніях, що використовувалися, були задіяні в розподіленій обчислювальній системі. Очевидна перевага розподілених систем - принципово вища надійність, необхідна  надлишковість інформації. Під надійністю будемо розуміти здатність системи  виконувати свої функції при відмовах окремих елементів апаратури  і неповної доступності даних. Основою  підвищеної надійності розподілених систем є обгрунтована надлишковість інформації. Надлишковість даних страхової компанії, що зберігаються, проявляється в тому, що в розподілених базах деякі набори даних можуть дублюватися на декількох серверах, так що при відмові одного з них дані все ж одно залишаться доступними. Для філіалів страхової компанії крім надійності та надлишковості розподілені системи дають можливість сумісного використання інформаційних, програмних та технічних ресурсів, які забезпечують засоби зв’язку з іншими філіалами, а також гнучкість розподілу робіт по всій системі.

Розподілені системи в страховій  діяльності будуються на основі автоматизованих  робочих місць спеціалістів, що з’єднувалися каналами зв’язку в обчислювальні  мережі багатопроцесорних комп’ютерів  і багатомашинних обчислювальних комплексів. Автоматизовані робочі місця оснащуються  персональними комп’ютерами та прикладними  програмами, які призначаються для  забезпечення окремих функцій (розрахунок заробітної плати, облік страхових  полісів) або блоків функцій, наприклад  бухгалтерських операцій, інвестицій та інших. Всі автоматизовані робочі місця під’єднуються до потужнішого серверу. В таких умовах забезпечується багатокористувацька робота з різними чи одними і тими ж програмами та наборами даних. Це дозволяє усунути надлишковість та суперечливість даних, а також втрати та спотворення. Практикується робота для користувачів з числа співробітників компанії по паролю, тобто дозволяється працювати тим, хто має відповідні повноваження.

Поява подібних систем, які здійснюють задачі страхування в галузі фінансово-кредитної  діяльності, пояснюється насамперед тим, що ці системи потенційно мають  краще співвідношення “продуктивність - вартість“. Технічний прогрес призвів до появи дешевих та потужних персональних комп’ютерів та високошвидкісних засобів зв’язку. Страховим компаніям стало вигідним закуповувати декілька комп’ютерів середнього класу і зв’язувати їх в мережу, що в ринкових умовах забезпечує швидке технічне оснащення заново створюваних організацій. Широке використання розподілених обчислювальних систем в страховій справі визначає характер самих прикладних задач та організацію їх вирішення. Співробітники, відділи, філіали страхової компанії, окремі споживачі інформації (агенти, брокери), як правило, розташовані на деякій території. Ці користувачі достатньо автономно вирішують свої задачі, а тому зацікавлені у використанні власних обчислювальних ресурсів. Але вирішувані ними задачі тісно взаємопов’язані, тому їх обчислювальні засоби повинні поєднуватися в єдину систему. Адекватним рішенням в такій ситуації є лише використання обчислювальних мереж (локальних, глобальних).

Використання обчислювальних систем в страховій діяльності забезпечує підвищення ефективності роботи за рахунок  скорочення термінів обробки інформації, збільшення аналітичних можливостей, що відбивається насамперед на збільшенні прибутків компанії. Саме завдяки  впровадженню автоматизованих інформаційних  систем і технологій в страховій  справі забезпечується конкурентоспроможність страхових послуг, збільшується доля компанії на страховому ринку. Ці переваги пояснюються наступними причинами.

Отримуючи легкий і повніший доступ до інформації, співробітники приймають  обґрунтовані рішення за рахунок  високої достовірності та оперативності. Наявність мережі зменшує потребу  страхових компаній в інших формах передачі інформації, наприклад за допомогою телефону та пошти. Таким  чином досягається не тільки обгрунтованість висновків, підвищення точності і достовірності результатів, але й зменшення затрат часу, трудових та вартісних затрат для прийняття рішення, покращується обслуговування клієнтів страхових компаній. Не менш важливим є можливість сумісного використання дорогої апаратури. Декілька користувачів можуть сумісно використовувати модем, комп’ютер-серверу, інше обладнання. У користувача створюється ілюзія, що ці ресурси під’єднані безпосередньо до комп’ютера, так, як для їх використання непотрібні додаткові зусилля. Мережі надають страховій компанії свободу у виборі місць територіального розміщення їх філіалів, тобто дозволяють компаніям використовувати не тільки філіали, але й робочі місця страхувальників і спеціалістів там, де вони найефективніші для виконання страхових операцій. Немаловажне значення має широке використання страхувальниками переносних (мобільних) персональних комп’ютерів (notebook).

Структура та перспективи  використання інформаційних систем.

Інформаційний простір організації, який представляється автоматизованою  інформаційною системою обробки  даних, функціонує на базі певних складових  об’єктів. Основні категорії об’єктів і технологія їх функціонування описані  нижче:

· Центральний офіс страхової фірми, або ж головна організація, має  одну або декілька високошвидкісних локальних обчислювальних мереж, які  об’єднуються одна з одною через  високошвидкісні мости та маршрутизатори. Локальну обчислювальну мережу можна  розглядати, як інформаційний центр  всієї компанії, яка містить потужні  обчислювальні ресурси - файлові  сервери, системи керування базами даних та інші. Особливістю локальної  обчислювальної мережі центрального офісу  є те, що в її склад входить  система централізованого моніторингу  і керування, як локальними, так і  віддаленими мережними пристроями, що входять у філіали.

· Регіональні офіси страхової  компанії (філіали) - масштабні організації, нерідко оснащуються власними крупними локальними обчислювальними мережами і потужними обчислювальними  мережами, що мають гарантований та достатньо швидкісний зв’язок. Для  деяких з них вимагається цілодобове високошвидкісне з’єднання з  центральним офісом, що забезпечується спеціально виділеними каналами зв’язку. Під’єднання, організоване таким чином, має меншу вартість у порівнянні з виділеним.

· Відділення страхової компанії мають, як правило, свою невелику локальну мережу, яка включає декілька персональних комп’ютерів. Зв’язок з регіональним офісом проходить по заздалегідь  встановленому розкладу у певні  години, але не виключається необхідність незапланованого термінового доступу.

· Представництва чи агентства страхової  компанії найчастіше оснащуються одним  чи кількома комп’ютерами. Зв’язок  з відділеннями здійснюється по необхідності і забезпечується на протязі дня.

· Віддалені користувачі мережі - інспектори страхової компанії, перевіряючі, тобто співробітники, які згідно посадових обов’язків проводять день не у власному офісі, а наприклад, у клієнтів, а також керівники, що знаходяться у відрядженні чи відпустці і можуть користуватися переносним комп’ютером з модемом. Сеанс зв’язку віддалених користувачів страхової компанії з локальною обчислювальною мережею офісів найчастіше буває нетривалим і може встановлюватися в будь-який час.

Основною особливістю організації  інформаційного забезпечення автоматизованої  інформаційної системи є необхідність забезпечити доступ до повної бази даних по всіх договорах компанії за максимально довгий період. Це пов’язано  з тим, що під час підписання нового договору з клієнтом потрібно мати повну інформацію про його попередні  страховки (наявність та характер оплат) і забезпечити перегляд всіх зв’язаних  в таких випадках документами. Така інформація повинна зберігатися  в базі даних, постійно обновлюватися  і отримувати її потрібно відразу  ж після запиту. Так, під час  розрахунків, наприклад, ставки внесків  чи тарифу, необхідно вибрати необхідну  статистику та виконати розрахункові дії по договорах страхування  за суттєво довший минулий період - у цьому випадку обробляється кожен договір.

Впровадження інформаційних технологій в процес планування і управління діяльністю страхових компаній передбачає не тільки обробку великих та взаємозв’язаних  масивів даних, але й може використовуватися  для їх аналізу та обгрунтування варіантів управлінських дій. У цьому випадку важливу роль відіграє врахування різноманітних відомостей про сектори економіки, регіони, фірми та господарські суб’єкти, а також облік фінансових, трудових та матеріальних ресурсів. Обсяги інформації, високі вимоги до точності і достовірності, необхідність ефективного аналізу фінансового стану клієнтури і страхової фірми – ось основні причини, які визначають необхідність автоматизації страхового бізнесу. З впровадженням обчислювальної техніки в страхову діяльність страхові задачі почали оброблятися з використанням всього різноманіття технічних засобів.

Перехід до автоматизованих інформаційних  технологій супроводжується зміною характеру та якості управління. Аналітична робота менеджерів стає головною, формує в них повне уявлення про поточну  ситуацію і пріоритети, перетворює інформацію в один з ключових і  реально доступних ресурсів компанії, а подальший розвиток автоматизованих  інформаційних технологій - у важливий елемент її стратегії. Але автоматизовані інформаційні технології ефективні  та рентабельні у випадку існування  вже апробованого та встановленого  діловодства, так, як автоматизації  підлягають лише стабільні, що підпорядковуються  певним правилам, процеси.

Нагромаджений досвід автоматизації  страхової справи дозволяє зробити  висновок, що перевід робіт страхування  на інформаційні технології проходить  в основному в крупних страхових  компаніях, які володіють серйозними матеріально-фінансовими ресурсами. Але й тут роботи автоматизовані переважно на нижньому рівні управління – на робочих місцях спеціалістів. Рівні верхньої та середньої ланки  управління (керівників філіалів, страхової  компанії) практично не автоматизовані (виняток становить бухгалтерська  діяльність страхової компанії). Для  подальшої автоматизації вимагається  розвиток аналізу страхової справи для всіх видів страхування і  рівнів управління.

Інформаційні технології постійно вдосконалюються і змінюють характер діяльності страхових корпорацій. Очевидні зміни торкнуться формування глобального  інформаційного середовища. Надходження  інформації стане процесом, яким самостійно керує користувач, завдяки можливості вибору необхідного інтерактивного каналу. Розвиток засобів комунікації  забезпечує можливість спілкування  з будь-яким абонентом страхового процесу в будь-якій точці земної кулі за допомогою цифрових засобів  передачі даних та відеозображення, робить реальними перспективи впровадження електронного страхування.