Страховые операции

Проведение страховых  операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение  страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Процесс отражения  совершаемых организацией операций в первичных документах принято  называть документированием хозяйственных  операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и  передачи в архив первичных учетных  документов. Последствия отсутствия надлежаще организованной системы  документооборота:

- неоперативное поступление  информации;

- отсутствие определенного  маршрута документа;

- увеличение сроков  прохождения документа;

- необоснованное  скопление документов на отдельных  этапах;

- увеличение утерь  документов;

- низкая исполнительская  дисциплина, отсутствие ответственности;

- отсутствие контроля  исполнения документа.

В настоящее время  значение процедур документирования усиливается  в связи с налоговым законодательством, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения  для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций. В соответствии с гл. 25 НК РФ налогоплательщик может относить любые затраты  в уменьшение налогооблагаемой прибыли  при одновременном соблюдении следующих  условий.

Затраты должны быть:

- произведены для  осуществления деятельности, направленной  на получение дохода;

- экономически обоснованы;

- документально подтверждены.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой маршрут, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

- составление первичного  учетного документа в соответствии  с установленными требованиями;

- передача документа  в бухгалтерию;

- проверка и обработка  принятых документов;

- составление по  документам учетных регистров;

- сдача документа  в архив.

Первичный учетный  документ должен быть составлен в  момент совершения операции или после  ее окончания и принимается к  учету, если он составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России (см. Приложение 3). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в форме первичных документов в зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и  технологии обработки учетной информации могут быть включены дополнительные реквизиты.

Страховые организации  применяют типовые формы первичных  документов по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации и т.п.

Страховые организации  при расчете с населением для  учета наличных средств используют квитанцию на получение страхового взноса по установленной форме N А-7. Применение этой квитанции регламентируется Письмом Росстрахнадзора от 23 февраля 1994 г. N 16-37, утвердившим форму квитанции на получение страхового взноса в качестве документа - бланка строгой отчетности (БСО).

При проведении обязательного  страхования ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) страховщики  используют такие бланки строгой  отчетности, как страховые полисы и специальные знаки государственного образца (стикеры). 

В настоящее время  нормативные акты, определяющие документооборот  учета, хранения и уничтожения БСО, отсутствуют. Наиболее общие требования к БСО приведены в Письма Минфина России от 23 августа 2001 г. N 16-00-24/70 и от 5 августа 2003 г. N 16-00-12/29, а также в Письме МНС России от 15 апреля 2002 г. N АС-6-06/476.

Для обеспечения  учета БСО необходимо предусмотреть  следующее:

- установить перечень  БСО;

- назначить ответственных  лиц по хранению и использованию  БСО;

- вести учет поступления  и движения данных бланков  в журналах учета, которые должны  быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью  и подписями руководителя и  главного бухгалтера;

- производить выдачу  бланков материально-ответственным  лицам по накладной или под  роспись в журнале учета;

- производить списание  использованных (испорченных) бланков  с подотчета материально-ответственных  лиц по акту.

Организация может  использовать не только унифицированные  формы документов. В случае оформления хозяйственных операций документами, формы которых не предусмотрены  в альбомах унифицированных форм, организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает. При этом документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления  документа;

3) наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

4) содержание хозяйственной  операции;

5) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

6) наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

7) личные подписи  указанных лиц и их расшифровки.

В страховой деятельности к числу первичных документов, не предусмотренных альбомом унифицированных  форм первичной документации, относятся  формы договоров страхования (сострахования), перестрахования, ряд документов, связанных с ведением договоров перестрахования и зачетных операций по ним (бордеро премий, бордеро убытков), заявление о наступлении страхового случая, акт независимого оценщика, страховой акт и пр. Страховая организация должна определить необходимый и достаточный перечень документов, которые разрабатываются самостоятельно, с приложением этих форм к учетной политике. При этом особое внимание уделяется вопросам документального оформления страховых выплат. Документами, подтверждающими возникновение обязательства страховой организации по осуществлению страховой выплаты, в соответствии с Методическими рекомендациями по применению главы 25 НК РФ, утвержденными Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729, являются:

- двусторонний акт  о наступлении страхового случая, подписываемый со страхователем;

- двусторонний акт  о наступлении страхового случая, подписываемый с медицинским  учреждением или другим лицом,  оказывающим услуги по предмету  договора;

- страховой акт, подписываемый только страховой организацией;

- решение страховой  организации о страховой выплате;

- любые другие  документы, содержащие согласие (акцепт) страховщика произвести  страховую выплату и удовлетворяющие  требованиям, предъявляемым к  первичным документам.

Формы первичных  учетных документов, утвержденные организацией, приводятся в приложении к учетной  политике. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском  учете). Целесообразно перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, представить  в учетной политике организации  в качестве приложения.

Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается  и систематизируется в учетных  регистрах - в регистрах аналитического и синтетического учета. При составлении  учетных регистров рекомендуется  вести учет в учетных регистрах  в соответствии с установленной  в организации формой ведения  бухгалтерского учета.

Страховые организации, как отмечалось, применяют журнально-ордерную форму с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных  учетных документах, для отражения  на счетах бухгалтерского учета и  в бухгалтерской отчетности ведутся  регистры бухгалтерского учета (в электронном  виде и в виде машинограмм):

1. Главная книга.

2. Журналы-ордера:

2.1. журнал-ордер по  счету 50 "Касса",

2.2. журнал-ордер по  счету 51 "Расчетный счет",

2.3. журнал-ордер по  счету 71 "Расчеты с подотчетными  лицами",

2.4. журнал-ордер по  счету 70 "Расчеты с персоналом  по оплате труда",

2.5. журнал-ордер "Прочие  операции",

2.6. журнал-ордер по  счету 60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками".

3. Кассовая книга.

4. Книга (реестр) финансовых  вложений (ценных бумаг и др.).

5. Оборотные ведомости  по синтетическим и аналитическим  счетам.

Основное внимание в учете страховых организаций  уделяется работе с договорами страхования (сострахования) и перестрахования. Роль регистров бухгалтерского учета страховых операций выполняют следующие журналы:

1. Журнал учета  заключенных договоров страхования  (сострахования).

2. Журнал учета  убытков и досрочно прекращенных  договоров страхования (со страхования).

3. Журнал учета  договоров, принятых в перестрахование.

4. Журнал учета  убытков по договорам, принятым  в перестрахование.

В п. 13 Правил формирования страховых резервов по страхованию  иному, чем страхование жизни (утв. Приказом Минфина России от 11 июня 2002 г. N 51н (ред. от 23 июня 2003 г.)), приведены  сведения, которые являются обязательными  реквизитами данных журналов. Формы  журналов разрабатываются страховщиками  самостоятельно, утверждаются и приводятся в приложении к учетной политике.

Ввиду отсутствия унифицированных  форм первичных документов, регулирующих операции по перестрахованию, одной  из проблем является доказательное  подтверждение производимых страховой  организацией выплат по договорам, принятым в перестрахование. В договоре перестрахования  застрахованным является именно риск выплаты страхового возмещения или  страховой суммы. Для того чтобы  идентифицировать произведенную выплату  именно как страховую, а также  источник выплаты страхового возмещения, перестраховщику необходимо, кроме  счета страховщика и бордеро  убытков, иметь и весь пакет документов в отношении страхового случая, имеющийся  у прямого страховщика. Если данные действия не выполнены и перестраховщик не может документально подтвердить  правомерность страховых выплат страхователю, а также документально  показать, что данные выплаты были произведены страховщиком, то в целях  налогообложения эти затраты  не являются экономически оправданными и достаточно документально подтвержденными. В результате перестраховщик не должен относить выплаты по этим договорам  перестрахования к расходам, уменьшающим  полученные доходы в целях налогообложения.

Для организации  документооборота необходимо разработать  правила документооборота (положение  об организации документооборота), основным элементом которых является график движения документов. График документооборота должен устанавливать в организации  рациональное движение документов. В  графике необходимо предусмотреть  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом. Также  должен быть определен минимальный  срок нахождения документа в подразделении  и срок его представления в  бухгалтерию. В законодательном  порядке установлены сроки представления  по ряду документов общехозяйственного назначения. Например, авансовые отчеты следует представлять в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Письмом ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40), отчеты кассира - ежедневно (п. 24 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Работники организации  создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для  этого каждому исполнителю вручается  выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.