Страховые операции

Для страховой организации  необходимо прежде всего упорядочить документооборот между подразделениями, занимающимися продажами страховых полисов и бухгалтерией. Отделам продаж как структурным подразделениям страховой организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

- наименование обособленного  подразделения;

- период, за который  передаются документы;

- перечень передаваемых  первичных учетных документов  с указанием их наименований, дат оформления, натуральной и  стоимостной оценки, с подписями  оформивших их лиц;

- расписки ответственных  должностных лиц головной организации  и обособленного подразделения  о приеме-сдаче документов.

В графике документооборота по каждому обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов  по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования  агенту могут быть установлены следующие  сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.

Контроль за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.

Организации при  систематизации и хранении бухгалтерских  документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете  и правила организации архивного  дела.

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел  регулируется Основными правилами  архивов организации, одобренными  Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

Для страховых организаций  в составе общей номенклатуры дел по ведению страховых операций могут быть выделены следующие:

- договоры страхования  по видам (основные, сострахования, перестрахования),

упорядоченные по видам  страхования и этапам жизненного цикла (вновь заключенные; действующие; закрытые; возобновленные; досрочно прекращенные);

- выплатные дела, связанные с урегулированием  убытков по наступившим страховым  случаям по договорам страхования;

- претензионные дела, связанные с исками сторон  по договорам страхования (сострахования, перестрахования) и их судебным рассмотрением;

- и другие.

Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение  учета в организации.

Номенклатура дел  бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого  дела; количество дел (папок); сроки  хранения для каждого дела; примечание.

Индекс дела состоит  из установленного в организации  цифрового обозначения бухгалтерии  и порядкового номера заголовка  дела по номенклатуре дел в пределах бухгалтерии. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета. При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Решением Росархива от 6 октября 2000 г. (с изм. от 27 октября 2003 г.). Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организации, с указанием сроков хранения приведены в Приложении 4.

По окончании календарного года бухгалтер указывает общее  количество дел (папок), в которых  систематизированы определенные учетные  документы. Срок хранения дела устанавливается  в соответствии с правилами организации  архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.

В разделе "Примечание" проставляются отметки о заведении  дел, о переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для  продолжения и др.

Каждый бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить  в соответствии с требованиями Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы  текущего года должны храниться в  бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под  ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете).

Сохранность учетных  документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный  бухгалтер организации (п. 6.6 Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может  повлечь за собой наложение на руководителя организации административного  взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).

Организации создают  архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях  хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной  или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми  в архив, рекомендуется оформлять  и хранить в соответствии с  требованиями Основных правил работы архивов организации.

Хранению подлежат подлинники документов. В случае утраты или повреждения подлинника документа  хранению подлежит заверенная в установленном  порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения  документов бухгалтерского учета, бухгалтерской  отчетности составляется акт, который  подписывается главным бухгалтером.

Организации применяют  указанные в Перечне сроки  хранения документов по-разному: временные  сроки хранения применяются всеми  организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в  соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены  соответствующие договоры. Если документы  не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять  постоянный срок хранения.

Определенные учетные  документы необходимо постоянно  хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых  управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных  делопроизводством в 2005 г., начинается с 1 января 2006 г.

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, в  компетенцию которой входит определение  сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное  хранение, описываются, а документы, срок хранения которых истек, следует  уничтожать. Порядок уничтожения  документов организации предусмотрен Основными правилами работы архивов  организаций.