Классификация документов

Зміст

1. Вступ……………………………………………………………………….2
2. Поняття документ………………………………………………………....3
3. Класифікація документів за змістом……………………………………..7
4. Класифікація документів по рівню узагальнення інформації………….8
5. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації………………………………………………………………….9
6. Класифікація документів по регулярності виходу у світ……………..10
7. Типологічна класифікація документів………………………………….11
8. Висновок………………………………………………………………….13
9. Список використаних джерел…………………………………………...14

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП

      Розробка загальної класифікації документів є одним з ведучих, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документоведення. Останніми роками в розробку цієї проблеми значний внесок внесли роботи П.П. Кулешова, Ю.Н. Столярова і Г.Н. Швецовой-Горілки.

      Поняття «класифікація» використовується найчастішим одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як отримана в її результаті схема.

      Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікація» і «класифікування».

      Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

      Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як средство встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.  

  

Слово “документ” походить від латинського  “documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ століття й  позначало папери, що підтверджують  чиїсь права, законність володіння  чимось, законність певних дій –  тобто мали юридичну силу.

  Документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

    Документ - це основний вид ділового  мовлення. Він має бути достовірним,  переконливим, належним чином відредагованим  й оформленим, повинен містити  конкретні й реальні пропозиції  та вказівки. У найширшому значенні  слово “документ” сьогодні визначається  як засіб закріплення різними  способами на спеціальному матеріалі  інформації про факти, події,  явища дійсності та розумову  діяльність людини. Документом ще  називають будь-яке офіційне свідчення,  доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше  це постанова державних органів  - мають назву акт. 

    Документ має правове й господарське  значення, зокрема може служити  писемним доказом, а також бути  джерелом різних відомостей довідкового  характеру. Документи також надають  можливість відтворити  факти  діяльності установи, організації  чи підприємства.

    Управлінський документ містить  інформацію, що виникла й використовується  в галузі управління. Такий документ  – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та  облікової документації, обробка  якої добре механізується, а  також - документів організаційно-розпорядчого  характеру, де переважає словесний  текст. 

     Частина документів – планування, звітність, ділове листування  – призначена для безпосереднього  сприймання й оперування; вони  повинні бути особливо зручними  для читання. 

    Поняття високої культури діловодства  й культури мови документів  реалізується в таких конкретних  вимогах: 

• документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;
• документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;
• документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;
• документ слід складати за встановленою формою;
• документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

     Зовнішній вигляд документа є  незаперечним свідченням стилю  роботи управління, дисципліни та  особистої культури працівників. 

    Усі наявні в обігу документи  можуть бути згруповані за  кількома ознаками:

• За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.
• За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення.
• За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До  внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.
• За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інфомаційні.
• За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

За ступенем регламентації та стандартизації документи, у свою чергу, поділяються на три  групи:

• Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).
• Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).
• Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

   Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

    Класифікувати документи — означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на види, підвиди, різновиди. Рід (клас) — це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Як класифікаційне ділення можна прийняти різні ознаки, залежні від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту — інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

      Рід (клас) — це перший рівень ділення, який розкривається за допомогою видових ділень документа.

    Вигляд — другий рівень ділення. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожну ланку видової класифікації можна назвати видом документа за тією або іншою ознакою (по характеру знакових засобів, передпризначеності для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носієві і т. п.).

   Третій рівень ділення — підвид. За ним слідує різновид і т. п., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації.

     Ієрархія — розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає таким чином: документ → видання → неперіодичне видання → книга.

    Дихотомія — послідовне ділення документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п.

    Класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення, певних аспектах аналізу документів, що відповідають. Кожен аспект аналізу указує певний фасет (фр. facette — грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною. 
 

    Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах.

    Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.

   Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документально-комунікаційної сфери і тому є самими розробленими. Поки що не створена єдина семантична схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу.

   Серед класифікаційних характеристик зміст виділяє також структуру організації матеріалу, стиль його викладу, жанр твору .

    Семантичні класифікації документів мають велике значення в підрозділах документально-комунікаційної сфери, бо в них проводиться розподіл на види і підвиди.  
 
 
 
 
 
 
 

По рівню  узагальнення інформації документи  ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка  є викладом (описом) результатів  вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ є результатом  безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої  і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і  т. п.). Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.

    Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Таким чином ці два документа забезпечують суспільство інформацією.  
 
 
 
 
 
 

   
 

 Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.

    У них розрізняють текстові і нетекстові документи. У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.