Классификация документов

    Поняття «текстовий документ» може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів.

    Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ - це частіше всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі. Т. є. синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або літературний документ».

    Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. їх часто називають невербальними (немовними).  
 

    По регулярності виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ однократно і не мають продовження. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. До періодичних документів відносяться: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, серійне і продовжуване видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.п.

    За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.

    Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

    Регулярний вихід у світ періодичних і неперіодичних дало нам своєчасне одержання інформації. 
 
 

    Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

   Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.

   Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно пов'язано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.

   У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках:

·                    забезпечення управління суспільством (офіційний документ);

·                    забезпечення науковою інформацією  суспільства (науковий документ);

·                    забезпечення популяризації досягнень  науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);

·                    забезпечення процесу навчання і  виховання (учбовий документ);

    забезпечення виробництва (виробничий  документ);

·                    забезпечення суспільства довідковими  даними (довідковий документ);

·                    забезпечення вторинною інформацією  суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний  документ);

·                    забезпечення ознайомлення суспільства  із змістом художніх творів (літературно-художній документ).

Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу.

    Тісно пов’язана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа – це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий – на учнях, студентів.

   Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі.

    Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи: 1) по віку – документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) по рівню загальної і професійної освіти – документи, призначені для читачів – фахівців і неспеціалістів, що вчаться, студентів. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.

   Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа – це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності.

Висновок 

    Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація документів. Між типами і видами документів існує тісний взаємозв'язок, тому існують труднощі в їх чіткому розмежуванні.

      Проте тільки цими ознаками класифікації не вичерпуються. Серед них: класифікація документа по ступеню густини інформації в одиниці об'єму документа, за об'ємом, складу основного тексту, структурі, мові, хронології, соціально-культурній цінності документа і т.д. Крім того, кожний вид документа, виділений в самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документально-комунікаційної діяльності.

        Класифікації документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документу, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати види того або іншого документу по різних ознаках, аналізувати його за змістом, формою. Знання класифікації і типологізації документів необхідна для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список використаної літератури

1.                Про інформацію: Закон України  [Текст] // Україна: інформація і  свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.

2.                Горбаченко, Т.Г. Аналітико-синтетична  переробка документної інформації[Текст]: навч. посіб. для дистанційного  навчання /Т.Г. Горбаченко. — 2-ге  вид., перероб. І доп. - К.: Ун-т "Україна", 2008. - 312 с 

3.                ГОСТ 7.59-2003 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации[Текст]: взамен ГОСТ 7.59-90. – Введен. с 01.01.2004. – (Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.)

4.                ДСТУ 30671-99. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування[Текст]: Введ.26.11.2000. — К.: Держстандарт України, 1999. -9с

5.                Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации [Текст]: инструкт. — метод. указания / Гос б-ка СССР им. В.И. Ленина; сост. Э.Р. Сукиасян. — М., 1991. — 65 с.

6.                Універсальна десяткова класифікація (УДК) [Текст]: у 2 кн. / пер. зангл.. — К.: Кн. палата України, 2002. — Кн. 1. Таблиці. — 932 с. — Кн.2. Алфавітно-предметний покажчик. — 812 с.