Конгресс отели

27

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы определена стремительным развитием конгрессных отелей, которые являются одними из самых доходных  в гостиничном хозяйстве.

В связи с процессом глобализации мировой экономики конгрессный туризм становится одним из наиболее востребованных направлений в отрасли. Полное и качественное обслуживание выездных мероприятий – необходимость современного мира, в нем нуждаются бизнес, наука, культура. Развитие внешнеэкономических связей, НТР и материально-технический прогресс, стремление использовать передовой опыт других стран и народов в создании духовных и материальных ценностей способствуют расширению международных контактов среди представителей научных кругов разных держав.

Конференции, семинары и выставки - уже далеко не новые явления в современном бизнесе но, в связи с тенденциями глобализации, распространения деловых контактов, расширения рынков сбыта, и деятельности международных корпораций сегодня резко возросло число и значение конференций, собраний и других подобных мероприятий, которые теперь проводятся в разных городах и странах по всему миру.

Обычно в каждой такой международной встрече участвует от 200 до 10 тыс. человек. Нередко участников конгресса сопровождают члены их семей, для которых организаторы форумов предлагают чисто туристскую программу. Как правило, и сами участники во время проведения научного мероприятия знакомятся с достопримечательностями данного города, а после завершения конгресса совершают ознакомительные поездки по стране. Характерной чертой этого вида туризма является то, что участник конгресса тратит во время своего пребывания в стране значительно больше денег, чем обычный турист. Поэтому многие государства стремятся к проведению у себя международных научных форумов и встреч. Специально для этого создаются крупные конгрессные центры в высококлассных гостиницах, в которых имеется необходимое количество мест для проживания и количество залов для участников мероприятий.

Цель работы – выявить особенности технологии и организации обслуживания  мероприятий в конгресс-гостиницах.

Задачи:

- выделить и охарактеризовать основные составляющие конгрессной индустрии туризма;

- рассмотреть основные приемы организации и особенности обслуживания клиентов конгресс-гостиницах;

- охарактеризовать особенности конгрессных мероприятий в отеле «Гранд-отель  Эмеральд».

Степень изученности проблемы  

Данная тема активно разрабатывается:

- в работах отечественных и зарубежных социологов, практиков
туризма,  существует целый пласт публикаций по сущности и технологии конгрессного туризма; Отдельным вопросам  обслуживания конгрессных мероприятий в гостиницах посвящены работы известных авторов: Чудновского А.Д., Шматько Л.П., Жолобова Л.В., Ляшко Г.И. и др.

-   на сайтах посвященных деловому туризму и конгрессным гостиницам и проведения в них конгрессных мероприятий, это такие сайты как: www.grandhotelemerald.com, www.officemart.ru/hall и др.

- в журналах по гостиничному хозяйству, такие как «ProОтель», «Гостиничное дело» и др.

В качестве методов исследования  использованы аналитический и обобщающий методы.

Структура работы включает введение, два главы, заключение, список литературы и приложение. Общий объем работы составляет 26 страниц.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ КОНГРЕССНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В ГОСТИНИЦЕ.

1.1.           Конгрессный туризм: общая характеристика и особенности

В настоящее время отели высоко ценят конгрессные мероприятия как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих.

Деловой туризм (Business Travel) - наиболее быстро развивающееся направление современного туризма. В той или иной форме бизнес-туризм существует уже давно. Как о самостоятельном и высокодоходном виде туризма о нем заговорили в Европе и США в 70-80-е гг. XX в., а в 90-е годы эта сфера бизнеса приобрела особенно значительный размах.

Вместо понятия “бизнес-туризм” часто используется английский термин-аббревиатура - MICE, точно отражающий структуру этого вида туризма: Мeetings / Incentives / Conferences / Exibitions, что в переводе означает: Деловые встречи / Инсентив - туризм / Конференции / Выставки. [1]

Деловой туризм - это и поездки за рубеж на выставки и конференции и т.д. и совмещение приятного с полезным, когда удается провести и деловые переговоры и отдохнуть в новых местах.

Business-туры принято делить в зависимости от целей и пакета востребованных услуг, на несколько видов. Это собственно индивидуальные деловые поездки, на долю которых в среднем в мире приходится 70-78% от общего объема деловых поездок; участие в конференциях и семинарах (12-14%); посещение выставок (10-12%). Примерно по 3% составляют конгрессные туры и инсентив-туризм. Все виды деловых поездок могут тесно переплетаться между собой, как, например, выставочно-конгрессные и инсентив-поездки.

Конгресс - довольно масштабное деловое мероприятие. В Америке или Азии подобное мероприятие может собирать по 5-7 тыс. участников. Конгрессный туризм для индивидуалов отличается от выставочного тем, что не нуждается в стандартном продвижении, - ведь предварительная реклама мероприятий здесь неэффективна. Практически все запросы на посещение конференций, конгрессов поступают от частных клиентов, уже имеющих приглашения и заинтересованных лишь в оформлении стандартного турпакета (виза, перелет, трансферы, проживание и т.п.)

В сфере организации конгрессных мероприятий компании чаще всего предпочитают популярные туристические страны, такие как Турция, Испания, Кипр, Греция.

Существует несколько видов конгрессных мероприятий:

Семинары и тренинги организуются для специалистов самых различных отраслей. Они могут проходить в форме лекций, круглого стола и т.п. Возможно посещение профильных предприятий. Например, семинар “Производство шампанских вин” предполагает ознакомление с производством шампанских вин во Франции, посещение заводов, а также дегустацию. По окончании семинаров, как правило, выдаются дипломы, сертификаты.

Деловые встречи - мероприятия по привлечению потенциальных партнеров, инвесторов, поставщиков и др. в различных сферах бизнеса и науки. Цели встреч могут быть разными: поиск партнера, изучения опыта работы, переговоры и т.д. Спрос на деловые выставочные поездки или ярмарки в последние годы устойчиво растет. Крупные бизнес-операторы, организуют посещение более 100 выставок ежегодно. Среди наиболее востребованных по тематике ярмарок - строительные, мебельные, продовольственные, компьютерные, общеотраслевые и военные. В последнее время заметно увеличился интерес к узкоспециализированным выставкам. В частности, специалистов интересуют не просто строительные выставки, а те из них, что посвящены определенным видам стройматериалов, обработке камня и т.д.

Конгресс - крупномасштабная регулярная официальная встреча представителей некоммерческих организаций, учреждений, обществ потребителей, общественных организаций, научных объединений, объединений предпринимателей.

Съезд - официальная встреча делегатов, обладающих определенными полномочиями, с целью формирования политики и выборов в руководящие органы общественных и политических объединений, проводимая на регулярной основе или по специальному поводу.

Форум - крупномасштабная встреча для свободного обсуждения вопросов, представляющих общественный интерес, и, как правило, сопровождающаяся выставочной экспозицией и (или) программой конкурсов, семинаров и фестивалей.

Саммит - встреча руководителей государств или их полномочных представителей, повестка дня, которой включает ряд важнейших мировых вопросов и заранее согласована и опубликована.

Ассамблея - официальная встреча членов международной организации для решения вопросов текущей, политической, законодательной, финансовой деятельности организации и выборов исполнительных органов.

Конференция - встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утвержденной повесткой дня, организуемая для обмена мнениями и поиска путей решения проблем, затрагивающих участников конференции.

Симпозиум - встреча специалистов одной или нескольких смежных отраслей науки, организуемая для представления и последующего обсуждения научных докладов.

Совещание - встреча сотрудников одной организации для обсуждения или решения практических вопросов функционирования этой организации.

Семинар-презентация - встреча, организуемая для представления какого-либо товара или услуги и последующего обсуждения с приглашенными специалистами.

Коллоквиум - встреча, в ходе которой обсуждаются научные вопросы по определенной проблеме с целью систематизации знаний.

Круглый стол - встреча, проводимая с целью обсуждения какой-либо проблемы с разных точек зрения с комментариями и подведением общих итогов обсуждения выступлений участников ведущим.

Биржа деловых контактов - встреча представителей заказчиков, поставщиков услуг и изготовителей продукции, организуемая в формате переговоров по заранее составленному регламенту для обеспечения максимального числа деловых контактов.

Деловой завтрак - неформальная встреча во время специально организованного завтрака или обеда, организуемая для знакомства участников конгрессных мероприятий между собой. [11]

Среди европейских направлений на первое место безоговорочно можно поставить Германию и Италию - вместе эти две страны обеспечивают до 70% всех запросов на выставочные поездки. Семинары в Германии посвящаются банковскому делу, бухгалтерскому учету, финансовому менеджменту, маркетингу. Проводятся конференции на такие темы, как: охрана окружающей среды и экологический аудит, и мониторинг, организация дорожного  хозяйства.

В Италии выставки посвящаются моде, одежде, текстилю, аксессуарам. Известны ярмарки пива, напитков, а также выставки оборудования для пабов, пиццерий, кафе. Проводятся сельскохозяйственные, продовольственные выставки, и, конечно же, семинары по современному искусству.

Далее по степени востребованности идет Франция, где наиболее часто запрашивают строительные выставки. Проводятся много выставок, ярмарок, а также инсентив-туров, связанных с винами, например: Знакомство с винными провинциями Франции (Эльзас, Бордо, Бургундия), Ярмарка вин долины Луары, Международная выставка виноградарства, виноделия, оборудования для розлива и упаковки. Посвящаются выставки и кулинарному искусству, гастрономии: Выставка сыров и молочной продукции, Международная выставка оборудования для предприятий общественного питания, мороженого и кондитерских изделий, Выставка-ярмарка гастрономической продукции, оборудования для кафе, гостиниц и ресторанов. Организуются поездки на выставки и показы моды в Париж: Выставка изделий из кожи и дорожных аксессуаров, Международная ярмарка тканей, Ярмарка текстильных изделий, Международная специализированная выставка ювелирных украшений, Выставка дизайна интерьеров, Выставка мебели и предметов украшения интерьера.

В Швейцарии интерес вызывает Женевский автосалон и форумы часового искусства, в Великобритании - выставки, посвященные дизайну, интерьеру, мебельному делу.

Одной из тенденций выставочного туризма является резкий скачок интереса к странам Юго-Восточной Азии и особенно Китаю. В последнее время место проведения выставок становится для заказчиков все более важным, и поэтому зачастую выбираются экзотические маршруты. Это относится, например, к представителям экспортирующих компаний, которые стремятся расширить рынки сбыта своей продукции за счет развивающихся стран.[3]

Самым же крупным рынком корпоративных поездок остаются США. Его емкость в 2003 г. составила $233,6 млрд. По данным аналитиков, вклад иностранных деловых путешественников в экономику США до 2007 г. превысит $800 млрд.

Сегодня многие туристические компании успешно работают в области организации и обслуживания конференций, конгрессов и корпоративных мероприятий. Они быстро и эффективно организуют поездки различной тематики и целей (от организации конференций до посещения выставки или конкретного предприятия) как для больших групп (100 и более человек), так и для индивидуальных клиентов.

Спрос на организацию совещаний, конференций и поездок на подобные мероприятия порождает соответствующее предложение и формирует рынок конгрессного туризма, который является специализированным сегментом рынка туристских услуг. [5]

Обязательным условием отнесения конференции или иного мероприятия к рынку конгрессного туризма является проведение вне помещения организации, выступающей инициатором конференции. Использование услуг туристских компаний при организации, подготовке и проведении мероприятия является существенным, но не обязательным условием. Однако, ни один инициатор серьезной конференции не сможет самостоятельно осуществить его полную организацию. В качестве специалистов–посредников обычно выступают компании-организаторы совещаний и конференций.

Принципиальными отличиями одного вида конференции от другого являются их социальное и экономическое значение, сложность организации и порядок проведения, численность участников (делегатов).

Сегментация рынка конгрессного туризма может быть проведена по целям созыва, характеру работы, количеству участников и их качественному составу, уровню компетенции созываемых совещаний, периодичности созыва. Тем не менее, основным критерием, по которому возможно провести сегментацию рынка конгрессного туризма, является природа инициатора созыва того или иного совещания. Именно природа инициатора определяет вид организуемой конференции, а также перечень необходимых услуг. Может быть выделено два сегмента: корпоративный рынок конференций и не корпоративный рынок конференций - сфера деятельности правительственных структур и отраслевых ассоциаций.