Организация и проведение выставки

Содержание

Введение             

1. Организация выставочного стенда             

2. Расположение стенда             

3. Размер стенда             

4. Тип стенда             

5. Тематический план экспозиции             

6. Оформление выставочного стенда             

Заключение             

Список литературы             

Введение

Выставки в туристской отрасли относительно новое и специфическое явление, ведь в качестве экспонатов выставляются услуги. Очевиден и тот факт, что выставки являются одним из средств маркетинговых коммуникаций. Маркетинг представляет собой деятельность производителей по про­движению товара на рынок. Среди разных видов такого продвижения (рекла­ма, формирование общественного мнения, персональные продажи) выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, посколь­ку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потре­бители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров.

В этом заключается актуальность выбранной темы, ведь развивающейся быстрыми темпами туристской отрасли необходима слаженная работа всех подразделений, а правильно-спланированный маркетинг на турпредприятии – одно из основных условий успеха. В ходе контрольной работы мы докажем проблему значимости выставочной деятельности для турпредприятия, ведь в современных условиях отечественные предприниматели нередко рассматривают выставки как элемент чистой рекламы, не учитывая, что выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого продукта.

1. Организация выставочного стенда

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

направление движения основного потока посетителей

поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

Место для одежды

Место для отдыха

Место для посуды, приготовления напитков

Склад

Место для переговоров

Место для рекламных и информационных материалов

Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требователь­но относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна­лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потен­циальных клиентов или партнеров чтение газет с рекла­мой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо прило­жить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это со­бытие было запоминающимся.

2. Расположение стенда

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

                  напротив и справа от главного входа,

                  на центральных внутренних проходах,

                  в углах,

                  вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

                  вдали от выходов и центральных проходов,

                  в задней части зала,

                  позади больших колонн, лестниц,

                  лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

3. Размер стенда

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера не­обходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин­тересным для посетителя. В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции.

Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноа­мериканских, азиатских и ближневосточных стран и дела­ет упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игро­вые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех ту­нисских стендов), либо игра (например, определить назва­ние трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

4. Тип стенда

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд:    располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд:   является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»:   этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»:   лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Стенд ОК «Орбита» относился к типу «Угловой стенд»», он находился на пересечении двух основных проходов, он был открыт с двух сторон, что позволяло обеспечивать доступ к нему всех желающий и давало возможность посетителям ознакомится со всей представленной на стенде информацией и пообщаться с персоналом работающим на стенде.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров. Что позволило работникам стенда ОК «Орбита максимально развернуть композицию стенда и представить на ней все желаемые рекламные и информационные материалы.

5. Тематический план экспозиции

Фирма должна четко определить темати­ческий план своей экспозиции. Оформление стенда долж­но быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая об­ращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен­да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли­чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещен­ное по всему выставочному стенду, перестает восприни­маться и не усваивается посетителями.

6. Оформление выставочного стенда

Большое значение при оформлении выставочного стен­да имеют композиции из зелени и цветов. Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посети­телями, работают стендисты);

рабочая (место для проведения переговоров пред­ставителей фирмы с потенциальными партнерами и кли­ентами);

служебная (вспомогательные помещения и площад­ки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отды­ха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На стенде отеля часть рекламных материалов была разложена на виду для того, чтобы посе­тители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям состояла из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей материал для после­дующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы по­тенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обыч­но, находятся рекламные или информационные материа­лы для постоянных или солидных клиентов, руководите­лей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, не­обходимыми для ведения переговоров.

Основная цель данного вида рекламы: привлечь посе­тителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знаком­ству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить над­писи или внести другие изменения.

Заключение

Выставочный туризм принадлежит к сфере услуг и является одной из крупнейших и динамичных отраслей экономики. Высокие темпы его развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию собственной туристской индустрии.

Однако местные власти не располагают сегодня достаточной материально-технической базой для организации выставочной и ярмарочной деятельности. Это в полной мере относится и к сфере отечественного туризма, успешное развитие которой возможно только на основе применения соответствующих принципов, методов и форм управления.

Выставочный туризм на сегодняшний день имеет большие перспективы развития не только внутри страны, но и за ее пределами.

Практическое значение выставочной деятельности состоит в том, что многие турфирмы выставляют свою продукцию и услуги туристского рынка, для развития всех направлений и видов туризма и привлечения зарубежных деловых партнеров, а также пропаганды делового туризма как стабильного, высокодоходного и высокопрофессионального бизнеса.

Список литературы

1.                  Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. -  М: Финансы и статистика, 2001 – 256 с.

2.                  Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. – М: Издательство Центр, 1996 – 184с.

3.                  Макшанцев Р.И. Психология рекламы: Учебное пособие/Научный редактор       М.В. Удальцова. – М: Инфра-М, 2000 – 230с.

4.                  Моисеева Н., Рюмин М. Коммуникационная концепция маркетинга и её методическое обеспечение.// Маркетинг. – 2001. - №6.

5.                  Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М: Иформационно-издательский дом «Филинъ», 1997 – 120с.

6.                  Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов ВУЗов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2000 – 364 с.

7.                  Папирян Г.А. Международные экономические отношения: маркетинг в туризме. М: Финансы и статистика, 2000 – 160с.

8.                  Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики – 2001 – №3.