Информация в системе управления 
 
 

 

      Оглавление

 

      Введение

 

     Актуальность  объясняется тем, что информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

     Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время, как мало информированные – только в 41%.

     Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

     В последней четверти XX в. общественное производство в целом и отдельные предприятия нашей страны развивались в направлении автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система – это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

      Объект  исследования: менеджмент предприятия.

      Предмет исследования: информационное обеспечение в системе управления.

      Цель  работы: исследовать роль информации в системе управления.

      Для достижения поставленной цели в исследовании ставятся и решаются следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие информации.
2. Изучить этапы обмена информацией.
3. Привести классификацию видов информации.
4. Рассмотреть совершенствование системы защиты информации.

      При разработке данной проблемы были использованы следующие методы: исторический, метод анализ, нормативный метод прогнозирования и метод анализа документов.

      Теоретическую основу научного исследования составляют научные труды авторов, изучавших указанный круг проблем с позиций различных отраслевых наук: философии, менеджмента, истории.

      Методологическая основа работы включает в себя систему различных методов и приемов научного познания: диалектический, формально-логические методы, исторический.

 

      Глава 1. Роль информации в современном управлении

     1.1. Понятие информации

 

     Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

     С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

     На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

     Управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

     При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

     Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная   информация   повышает   качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения¹.

     Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

     Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

     Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

     Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий².

     Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

     Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

     Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации,   информационные   системы,   периодическая    печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

     Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.

     Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

     Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением – жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

     Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов – отбора и систематизации полученных сведений³.

     В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

     В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

     Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

     В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

     Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие  домыслы.

     Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить⁴.

     К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.

     Таким образом, источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

     Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения – информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

     С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.