Деловая переписка

4.3 Деловая переписка

      Термин  «официальная переписка» охватывает любое письма или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом  в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

      Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

• официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;
• деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами и организациями.

      4.3.1 Общие правила оформления деловой корреспонденции

      Обращение – указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.

      Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Это выражение меняется в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол, уверения в моем весьма высоком уважении ... , С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.

      Подпись – подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

      Дата – должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

      Адрес – полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

      Кроме того, при оформлении официальной  и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

 Служебные  письма пишутся на чистом бланке  или листе бумаги только на  его лицевой стороне.

 В  международной практике писать  длинные письма не принято,  но если письмо больше одной  страницы, то в конце листа  нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).

 Каждая  страница, кроме первой, нумеруется  арабскими цифрами.

 Служебные  письма печатаются на машинке (лучше всего – на компьютере), ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2-х см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки – 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

 Исходящая информация  официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-ом или 3-ем экземпляре письма, который остается «в деле».

 В  тексте не допускаются подчистки,  исправления.

 Конверты  должны быть соответствующего  размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

 Резолюции  на всех видах входящей корреспонденции  делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

 Письмо  складывается текстом внутрь. Наиболее  важные деловые письма желательно  не сгибать, а посылать в  больших плотных конвертах. Менее  официальные можно складывать.

 Если  вы посылаете поздравительные  открытки, следует помнить о том,  что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

 На  письмо необходимо дать ответ до истечения 10-ти дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

4.3.2 Нота, памятная записка,  меморандум

      Общий термин «Нота» охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными.

      Нота  в первом лице  (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального  значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах.

      Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор «свидетельствует свое уважение».

      В дипломатической практике принято  в ответах  на ноту придерживаться принципов взаимности при формулировках вступительного обращения и заключительного комплимента, т.е. в ответной ноте обычно используются те же выражения, которые имеются в присланной ноте.

      Нота  в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

      Текст вербальной ноты составляется в третьем  лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

      Это послание – менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться  или парафироваться. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.

      Памятные  записки  используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности; для того, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

      Таким образом, сотрудник, участвующий в переговорах, заранее готовит памятную записку, в которой излагает существо вопроса и свое обоснование. После сделанного во время деловой  беседы устного заявления памятная записка вручается собеседнику во избежание возможности неправильного толкования и для лучшего понимания изложенной устно  аргументации.

      Иногда  ваш партнер по переговорам может  сам попросить прислать ему Памятную записку по вопросам, затронутым в  беседе, на переговорах, по достигнутой  устной договоренности или по оставшимся разногласиям.

      Памятная  записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок «памятная записка». Документ составляется в безличной форме с употреблением таких выражений, как «возбуждается просьба», «приходится констатировать», «сообщается», «напоминается» и т.п.

      Памятная  записка не содержит обращения и  комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

      Под текстом в левом  нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует зафиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.

      Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к ноте, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

      Если  меморандум является самостоятельным  документом, вручаемым лично или  посылаемым с курьером, то в этом случае печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.

4.3.3 Правила оформления  делового письма

      Современные формы переписки, принятые теперь в  международном общении, сложились  около 150 лет тому назад. Родина их –  Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.  И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

        Деловое письмо принято писать  на бланках фирмы или организации,  где уже имеются реквизиты  учреждения или фирмы-отправителя.  Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

      Всякое  письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут «КОМУ», а затем «КУДА». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

      Если  письмо вкладывается в конверт с  прозрачным окошком, то адрес пишется  один раз – в левом верхнем  углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

      Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений «Г-ну», «Господину», «Г-же», «Госпоже», «Г-дам», «Господам».

      Вполне  допустимо при написании адреса использовать также сокращения, обозначающие должность или звание адресата (см. таблицу 4.1). Если должность вашего корреспондента не очевидна из сокращения, поставленного перед фамилией, то ее необходимо указать. Это делается для того, чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата его мог вскрыть заместитель. Если же вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично»     (Private – Англия,    Personal – США, Confidential – Англия, США).

Таблица 4.1 – Сокращения, употребляемые при  написании должностей и званий