Деловая переписка

      После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем  указать ее почтовый адрес: номер  дома, название улицы (именно в таком порядке). И в заключении адрес название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна. Сокращенные названия английских графств и штатов США приведены в таблице 4.2.

Таблица 4.2 – Сокращенные  названия английских графств и американских штатов

 

      Полный  адрес имеет, например, следующий вид:

                                                Г-ну К. Лампикоски,

                                                Генеральному  директору,

                                                «ТАМПЕЛЛА ПАУЭР   Инк.»,

                                                109, Лапинти,

                                                ТАМПЕРЕ, 33101,

                                                ФИНЛЯНДИЯ. 

      Если  адресат отсутствует, а фирме-отправителю  известно его местопребывание, то перед  названием фирмы обычно пишется сокращение Care of (c/o), обозначающее «На попечение или для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а кроме руководителей вы хотите, чтобы письмо посмотрел кто-либо еще из сотрудников фирмы, то после адреса внизу ставится обозначение Attention of Mr. ... («Вниманию г-на ...»).

      При пересылке в конверте небольших  брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» (By Book Post или Printed Matter).

4.3.4   Структура делового письма

      4.3.4.1 Заголовок или  главный реквизит

      Главным реквизитом бланка является наименование предприятия, организации, фирмы и т.д. – отправителя письма. Такое наименование должно быть легко читаемым, если на бланке приводится фирменный знак, эмблема, должна даваться их трактовка. Указывается полный адрес фирмы, номера телефонов, телекс, факс. Номер расчетного счета и другие банковские реквизиты в данном случае приводить не следует. Наличие факса является признаком естественного уровня обеспеченности оргтехникой, поэтому отсутствие сведений о факсе на бланке может вызвать недоуменные вопросы у получателя. Не следует ставить исходящий номер письма на бланк для зарубежных адресатов, там это не практикуется и может только ввести в заблуждение. Лучше проставить его на дубликате, остающемся у вас.

      4.3.4.2 Дата отправки

      С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления (не написания!) с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 1998 г. Принятые у нас сокращения 12.05.98  в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – Май 12, 1998.

      4.3.4.3 Внутренний адрес

      Само  письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного  на конверте. Не допускаются  изменения  в оформлении почтового адреса, это  является нарушением устоявшихся требований ведения корреспонденции.

      Дата  отправки и внутренний адрес иногда могут меняться местами, точки не ставятся.

      4.3.4.4 Обращение

      Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут  вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

      «Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия»,

или    «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н + фамилия».

      В официальных письмах не принято  обращаться на «ты». К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на «ты» даже в том случае, если в жизни вы с ним накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя) либо «Уважаемый Смит» (фамилия).

      Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение «Дорогой г-н доктор + фамилия», то в Австрию и Швейцарию достаточно написать «Дорогой г-н доктор».

      Отсутствие  обращения может быть истолковано  как грубое нарушение этикета.

      После обращения в Европе употребляется  запятая, в США – двоеточие.

4.3.4.5 Тема письма

      Следующей строкой после обращения следует обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re:  (Reference), русский эквивалент – «Касательно» или «Кас.». Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 Мая 1998».

      Если  ваше письмо касается только одной  проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется  сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например,

Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега»,

Неоплаченные  счета № 28765, 54678,

О поставках картофеля  в октябре 1998 г.

      Однако  более современным считается  способ, при котором заголовок  к тексту просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например,           

Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега»,

или

Дорогой г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЕ  ПО ПРОЕКТУ «ОМЕГА», 

      4.3.4.6 Основной текст  письма

      Основное  содержание письма находится в зависимости от целей его написания. Однако в любом случае в первом абзаце письма формулируется вступительный комплимент. Он может выражать благодарность за письмо (если направляется ответ), признательность за шаги, направленные на взаимное сотрудничество (если это ответное письмо), благожелательное сообщение о том, что адресат является известной в своей отрасли фирмой (если письмо посылается впервые) и т.д. Даже в случае, когда письмо носит в целом негативный характер и может свидетельствовать о прекращении дальнейшего сотрудничества, вступительный комплимент должен обязательно присутствовать.

      После него формируются основные положения, вытекающие из цели письма. Если это  сугубо информационное письмо о характере  деятельности отправителя, то кратко излагается история возникновения предприятия и его развития, сущность деятельности в настоящее время (роль на рынке, объемы реализации и некоторый другой статистический материал, не являющийся коммерческой тайной). После этого формулируется предложение о сотрудничестве, продаже партии товаров, оказании услуг и т.д.

      Если  письмо носит ответный характер, то в зависимости от первоначального послания зарубежных партнеров возможны ответы на поставленные в письме вопросы, предложения о возможности дальнейшего сотрудничества, либо об отсутствии такой возможности и т.д.

      Если  письмо носит характер реагирования на откровенно недружественную акцию иностранного партнера – несоблюдение сроков платежей, невыполнение взятых на себя обязательств, другие действия, ущемляющие права отечественной стороны, то вступительный комплимент можно несколько пригасить. После этого следует выразить недоумение по поводу действий иностранной стороны и сожаление о происшедшем. При этом оценка случившегося и выводы, направленные на полный разрыв дальнейших отношений, не должны иметь резкого   характера. В этом случае уместны обороты типа: «с сожалением вынуждены прервать наши дальнейшие контакты», «к нашему сожалению это повлечет за собой необходимость обращения в судебные органы» и др.

      А теперь об оформлении основного текста письма. С заглавной буквы пишутся (в английском варианте) имена, адреса, обращения, каждое слово названия фирмы, каждое слово официального названия должности, названия объектов переписки (проект, соглашение и т.д.). Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов. Излишне говорить о том, что текст письма должен быть вычитан на предмет наличия орфографических ошибок и опечаток: их наличие совершенно недопустимо.

      4.3.4.7 Заключительный комплимент

      Призван сформировать позитивное мнение о письме и его авторах. Так, традиционным является выражение надежды на дальнейшее сотрудничество, на то, что изложенная в письме информация будет полезна  и послужит в будущем для расширения взаимных связей. В зависимости от уровня подготовки письма, важно включить фразу типа «еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «мы с надеждой смотрим на перспективы нашего дальнейшего сотрудничества» и т.п. Если письмо адресуется получателю, с которым еще не были установлены деловые контакты, то завершить основную часть можно надеждой на скорое получение ответа и установление регулярных контактов в будущем.

      Даже  если письмо носит негативный характер и означает разрыв деловых контактов, не следует избегать заключительного комплимента. В этом случае можно сформулировать абстрактный заключительный комплимент и свести его к фразам типа: «Одновременно мы свидетельствуем свою открытость для делового сотрудничества в будущем». Естественно, в последнем случае заключительный комплимент в большей степени является признаком хорошего тона, чем действительной надеждой на предстоящее сотрудничество.

      Во  многих случаях перед заключительным комплиментом в письме присутствует фраза, в которой сообщается номер телефона, фамилия и должность лица, которое могло бы ответить на все возникающие вопросы. При этом такая фраза также строится в максимально доброжелательном тоне: «При необходимости не отказывайте в возможности позвонить нашему менеджеру по вопросам реализации и уточнить все возникающие вопросы». Здесь же указывается номер телефона.

      После заключительного комплимента и  прямо перед подписью ставится заключительная фраза, подбираемая в зависимости от  адресата, адреса и обращения. Если письмо официальное, как правило, употребляется «Весьма искренне Ваш» (Very truly yours). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» (Sincerely yours). Эти комплименты соответствуют следующим обращениям: