При получении
отказа в удовлетворении требований
или истечении установленного срока
на рассмотрение претензии (в основном
один месяц) необходимо в установленном
порядке (общий срок исковой давности -
3 года) заявить иск в арбитражный суд.
Письмо-претензия (рекламация) обычно составляется на 1,5-2 листа формата
А4.
Благодарственное письмо
Благодарственное
письмо (письмо-благодарность) – вид
некоммерческого делового письма, в котором
выражается благодарность за выполнение
какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество.
Строгой формы и четких требований к написанию
благодарственного письма нет, оно составляется
в произвольной форме. Желательно оформлять
благодарственное письмо на фирменном
бланке компании. Благодарственное письмо
(письмо-благодарность) может быть инициативным
либо ответом на письмо-приглашение или
поздравление.
Благодарность в деловой практике
может быть выражена по самым различным
поводам:
• за поздравление по
случаю юбилея и пр.;
• за рекомендацию при устройстве на работу;
• за рекомендованного для найма на работу
сотрудника, если
он идеально подошел для замещения вакантной
должности;
• за приглашение на прием;
• за помощь в любом виде - предоставление
необходимой
информации, обработку материалов, в принятии
решения.
Обычно стиль письма-благодарности носит
менее официальный характер, чем другие
деловые письма; в таком письме, естественно,
просматривается эмоциональная окраска
положительного свойства, так как письмо
должно донести до адресата теплоту и
искренность.
Как написать благодарственное
письмо?
При написании благодарственного
письма следует учесть следующие
реквизиты:
- шапка (кому выражается благодарность – указывается по мере необходимости);
- обращение (ФИО человека, если выражается благодарность какому-то конкретному лицу);
- текст письма;
- подпись лица, которое выражает благодарность (должность, ФИО, подпись).
Благодарственное письмо всегда содержит фразы типа:
Выражаем благодарность…
Выражаем глубокую признательность…
Компания «Х» выражает искреннюю благодарность…
и т.п.
Гарантийное письмо
Гарантийное
письмо – это документ, вид некоммерческих
деловых писем, который содержит в себе
подтверждение (гарантию) выполнения каких-то
действий или соблюдение определенных
условий: сроков и факта оплаты за полученную
продукцию, выполненную работу либо оказанные
услуги, гарантии качества и прочее. Иными
словами, гарантийное письмо является
способом обеспечения исполнения обязательства
стороной сделки.
Как написать гарантийное
письмо?
Оформлять гарантийное письмо желательно
на фирменном бланке организации
с печатью и подписью руководителя,
иногда и бухгалтера в т.ч. При
составлении гарантийного письма необходимо
учитывать следующие реквизиты:
- номер и дата исходящего документа;
- название организации и должностного лица, которому оно адресовано;
- наименование документа (Гарантийное письмо);
- текст письма;
- банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае нарушения обязательств (в случае гарантии оплаты).
Гарантийное письмо может содержать следующие формулировки:
Гарантируем...
Настоящим письмом гарантируем...
Компания "Х" гарантирует...
Своевременную и полную оплату гарантируем...
Настоящим гарантируем...
Информационное письмо.
Информационное письмо является
одним из видов некоммерческих деловых
писем.
Как написать информационное
письмо
Информационное письмо содержит в
себе сведения официального характера:
сообщение, просьбу, напоминание, предложение
и прочее. Основная цель составления
информационного письма – проинформировать,
известить, прорекламировать, просветить
о дальнейшем сотрудничестве, о сроке
действия договора, об аспектах деятельности
компании, продукции компании и т.п. Информационное
письмо может выступать в качестве маркетингового
инструмента на пути продвижения продукции
компании, привлечения новых клиентов
и увеличения продаж. Часто информационное
письмо сопровождается приложениями,
где информация предоставляется в развернутом
виде и более детально, а также отдельными
положениями законодательных и других
нормативных правовых документов.
Подписывает информационное письмо обычно
руководитель компании, иногда его заместитель
или даже секретарь. В случае массовой
рассылки (в большом количестве) можно
обойтись без подписи либо использовать
факсимиле.
Оформление информационного
письма осуществляется согласно правил,
установленных для деловых писем.
Структура соответствует общей
структуре делового письма.
Письмо-напоминание
Составление письма-напоминания осуществляется
с целью побуждения получателя
к какому-то еще невыполненному обязательному
действию и меры, которые будут приняты
в случае невыполнения обязательств.
Такое письмо может содержать
напоминание о долге, о сроке
платежа, может отправляться в
случае отсутствия ответа на
письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют
письмо-напоминание в том случае, если
не удается с помощью переговоров добиться
желаемого результата. Часто напоминание
является одновременно просьбой.
Такое письмо напоминает о назначенном
ранее мероприятии -совещании, деловой
встрече, приеме, необходимости выполнить
обещанное. Рассылка таких писем вызвана
информационной перегрузкой современного
делового человека. Хотя договоренность
о деловой встрече была достигнута ранее
или приглашения на прием разосланы в
срок, однако для полной уверенности устроителей
совещания, переговоров, приема рассылаются
письма, напоминающие о вышеуказанных
мероприятиях. Содержание такого письма
сводится к дате и цели мероприятия и выражению
надежды (или уверенности), что адресат
"почтит его своим посещением". Текст
письма весьма краток.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание имеет следующую
структуру:
- ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
- просьба выполнить условия контракта;
- основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Основная
цель написания письма-напоминания
– напомнить о выполнении взятых
на себя обязательств стороной сделки либо информировать
получателя повторно, если не последовало
ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания
являются:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
Убедительно/настоятельно просим…
Требуем от Вас …
Мы настаиваем…
Структура письма-напоминания соответствует общей структуре делового
письма.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это
некоммерческое деловое письмо.
Как написать
письмо-подтверждение
Составляют
письмо-подтверждение с целью
подтверждения о получении переданных
материалов, информации, документации,
достигнутых ранее договоренностей
и т.п. Письмо-подтверждение может
заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-подтверждение является знаком
глубокого внимания и уважения к получателю.
Написание письма-подтверждения сопровождается
следующими шаблонными фразами:
Сообщаем Вам,
что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.
Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового
письма.
Письмо-поздравление
Письмо-поздравление
– это некоммерческое деловое письмо.
Cоставляют письмо-поздравление с целью
поздравления человека либо организации
по какому-то поводу: личному празднику
либо достижению, государственному, корпоративному
празднику и т.п.
Как написать
письмо-поздравление
Жестких требований к написанию
письма-поздравления не существует. Его
составляют в свободной форме, с применением
индивидуального творческого подхода.
Письмо-поздравление может быть направлено
одному человеку (персональное поздравление)
или многим (массовое поздравление). В
случае персонального поздравления необходимо
указать в письме обращение - фамилию,
имя, отчество человека, которому направлено
поздравление. В конце письма-поздравления
ставится подпись руководителя организации
(живая подпись либо факсимиле – в случае
массовой рассылки).
Оформление письма-поздравления может
осуществляться как на фирменном бланке
компании, так и на любой разноцветной
бумаге либо открытке.
Структура письма-поздравления соответствует
общей структуре делового письма.
Письмо-приглашение.
Составляется письмо-приглашение
в случае необходимости приглашения
на какое-то мероприятие: концерт, благотворительный
вечер, семинар, совещание, конференцию
и т.п.
Как написать письмо-приглашение
Текст приглашения
должен содержать четкую и конкретную информацию о дате
и месте проведения торжества. Письмо
может быть адресовано как одному лицу,
так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как
правило, за несколько дней или даже недель
до проведения мероприятия, чтобы приглашенный
человек имел время и возможность принять
решение и собраться на торжество.
На письмо-приглашение желательно отправлять
ответ, даже в случае отказа от предложения.
Отказ необходимо сформулировать вежливо,
указать причину отказа, пусть даже выдуманную.
Оформление письма-приглашения осуществляется
согласно правил, установленных для делового
письма.
Письмо-просьба
Письмо-просьба содержит просьбу
о получении необходимой информации,
товаров, услуг, документов и т.п. При
составлении письма-просьбы нужно
обосновать необходимость выполнения
просьбы. Письмо-просьба может содержать
в себе не одну просьбу.
Как написать письмо-просьбу
Письмо-просьба имеет структуру,
схожую с общей структурой делового
письма и по своей форме практически
идентично письму-запросу.
Шаблонные фразы письма-просьбы
- обоснование просьбы:
В связи с…
Учитывая…
Ввиду…
Исходя из…
В целях…
На основании…
Согласно…
В соответствии с…;
- текст просьбы:
Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/срочно выслать …
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
Также просим Вас….
Оформление
письма-просьбы осуществляется на фирменном
бланке организации. Письмо-просьба
обычно подписывается руководителем
организации либо уполномоченным лицом.
Письмо-соболезнование
Cоставляется письмо-соболезнование
с целью выражения сочувствия
по поводу какого-то печального
события либо утраты.
Как написать
письмо-соболезнование
Оно пишется
в свободной форме, оформление письма-соболезнования
осуществляется на фирменном бланке
организации либо на открытке, подписывается
руководителем компании либо другим уполномоченным
лицом. Письмо-соболезнование должно содержать
теплые и искренние слова поддержки.
Примерные шаблоны фраз для
письма-соболезнования
Мы глубоко опечалены
известием о … и хотим выразить искреннее
сочувствие Вам и другим сотрудникам Вашей
фирмы.
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования
по поводу …
Для нас было огромным потрясением известие
о …
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по
поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию
о …
Сопроводительное письмо
Составляется сопроводительное письмо
в случае отправления документов
с указанием наименования документа
и необходимой инструкции к нему.
Отдельного внимания заслуживает
написание сопроводительного письма к
резюме, о котором вы можете прочитать
на страницах этого сайта в разделе "Резюме".
Как написать
сопроводительное письмо
Сопроводительное
письмо обычно начинается со слов:
Направляем Вам…
Высылаем Вам…
Представляем Вам…
Сопроводительное письмо также может содержать просьбу.
В данном случае применяются следующие
шаблоны:
Просим подтвердить
получение…
Просим передать…
Просим информировать…
Просим возвратить…
Просим руководствоваться… и т.п.
Составляется сопроводительное письмо
согласно общей структуре делового письма.
Оформление сопроводительного письма
осуществляется на фирменном бланке организации.
Структура делового письма
Типовая внутренняя структура делового
письма:
- Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу
имел возможность получить четкое представление,
о чем письмо. Вступление включает в себя:
- заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.
Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».
- обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.
Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.
- цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.
Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».
- Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений.
Заканчивается этот раздел подведением
итогов с выражением надежды, уверенности,
извинения и т.п. – в зависимости от темы
письма.
- Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.
Например, «С уважением, …», «Искренне
Ваш …». Под этими фразами указывается
Ваша должность и подпись – фамилия, имя,
отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы
с адресатом, можете просто написать: «С
наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего»
без указания должности.