Деловое письмо

Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре  делового письма.

Правила делового письма

Оформление письма: правило №1

. 
Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

 

Печать письма: правило №2.

 
Деловое письмо необходимо печатать с  использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

 
Составление письма: правило №3

. 
Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).  
 
Написание письма: правило №4.

 
В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания  и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.  
 
Составление письма: правило №5.

 
По мере необходимости после даты и номера документа указывается  его заголовок.  
 
Написание письма: правило №6.

 
Деловое письмо должно содержать  обращение к получателю письма.

 
Оформление  письма: правило №7.

 
В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).  
 
Оформление письма: правило №8.

 
Для официальной деловой переписки  обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м  размером шрифта и одинарным интервалом.

Знание правил делового письма –  одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, — ответственность секретаря в этом вопросе выше.  
 
Существуют разные типы деловых писем , например , гарантийное письмо, информационное письмо , письмо-напоминание , письмо-подтверждение , письмо поздравление , письмо-приглашение , письмо-просьба , письмо-отказ , письмо-предложение , соболезнование , сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма.  
 
Я хочу отметить, что расположение реквизитов в письме на русском языке и письме на английском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).  
 
Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле – 2 см , правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.  
 
Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.

 
 

Реквизиты бланка, как правило, состоят  из:

 
- Наименования организации и её формы собственности. 
- Адреса организации.

 
- Телефона и факса организации. 
- Адреса электронной почты. 
- Адрес сайта компании. 
- номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).  
- номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер).  
- поля для проставления исходящего номера документа. 
 
Это, пожалуй, минимальный набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше.

 

Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).  
 
Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:  
 
Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.

 

 Стиль делового письма предписывает  написание реквизита в следующем порядке:  
- Должность (в дательном падеже)  
- Название компании 
- ФИО адресата 
- Адрес  

Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как  идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято.  
 
Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.  
 
Следующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.  
 
Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).  
 
Следующий элемент структуры делового письма – обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!  
 
Следующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.  
 
Обычно текст печатается через Один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от

десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания  письма – фраза «С

уважением». Ранее часто употребляли форму «Искренне Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.  
 
Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.  
 
Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:  
 
- НЕТ сокращениям 
- НЕТ длинным письмам 
- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр.  
- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости 
- НЕТ эмоциональности 
- НЕТ двусмысленности 
 
Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место.  
 
В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список.

Деловое письмо. Пример / Образец письма. Шаблон / Бланк делового письма

 

Оформление делового письма должно соответствовать установленным  правилам и основным требованиям  ведения документооборота. Деловое  письмо лучше писать на фирменном  бланке компании и его гораздо проще составлять по готовому примеру или образцу делового письма.

Бланк делового письма должен состоять из следующих реквизитов:

1. Логотип компании. 
   Наименование компании – отправителя письма. Подразумевает полное наименование, без сокращений и аббревиатур.
2. Адрес компании.  
   Шаблон письма включает в себя указание улицы, номера дома, города, почтового индекса, а также по мере необходимости и возможности контактных телефонов, факса, названия официального сайта компании, кода компании, идентификационного номера налогоплательщика.
3. Дата создания документа.
4. Регистрационный номер документа. 
   Каждый бланк письма должен содержать присвоенный письму индивидуальный исходящий номер. Ссылка на номер и дату входящего документа (если это письмо-ответ). В случае инициативного письма указывается только исходящий номер.

Такой образец делового письма упрощает и ускоряет процесс регистрации  и обработки письма получателем.  
 
Ниже представлен пример бланка делового письма.

Образец бланка делового письма

Оформление делового письма

Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и  общения является интернет – ведь таким образом намного удобней  и быстрее передать необходимую информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Садясь за компьютер, чтобы написать деловое письмо впервые, сразу возникает множество вопросов: как правильно начать и закончить письмо, в какой последовательности разместить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. И так, давайте рассмотрим структуру делового письма.  
 
Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.  
 
Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…»

и т.п.

 
 
Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма.  
 
Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п.  
 
Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.  
 
Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму.  
 
По возможности электронные деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адрес и телефоны.  
 
Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

 

 

Как писать деловые письма

В наше время письма уходят в прошлое  и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые  письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются  контакты, они фиксируют все этапы  деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации оппонента в частности и фирмы в целом.  
 
1. Используйте для написания деловых писем официальные бланки фирмы. Вне зависимости, составляется ли письмо на бумаге или в электронном виде, оно должно иметь логотип фирмы-отправителя. Также на бланке должны быть указаны почтовый адрес фирмы, телефоны и факс, адрес электронной почты и сайта.  
 
Оставляйте поля – с левой стороны три сантиметра, с правой – полтора сантиметра. Поля нужны для подшивки письма в архивную папку.  
 
2. Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть однозначным и не допускать несколько истолкований. В электронном письме необходимо указывать тему письма. Не используйте в деловой переписке смайлики.  
 
В случае, если это продолжение переписки, оставляйте письмо, на которое пишете ответ, в виде цитирования. Можно процитировать письмо не целиком, а только те фрагменты, на которые вы отвечаете. Так оппоненту будет понятнее связь между его письмом и вашим ответом.  
 
3. Начинайте письмо с вежливого обращения, например: «Уважаемый Петр Иванович!» Обращение располагается в центре страницы. Имя пишется полностью, использование инициалов здесь неприемлемо.

 
После обращения следует вступительная  часть, в которой кратко формулируется  цель письма. Следующим разделом делового письма является основная часть, где более подробно указываются причины написания письма, вопросы и пути их решения. Завершает письмо подведение итогов и обращение к адресату с конкретным предложением или изложением того, чего именно вы ожидаете от адресата для решения вопроса.  
 
4. Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за своих адресатов. Лучше выразить надежду, что проблема будет решена наилучшим, по вашему мнению, образом.  
 
Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки».  
 
Подпись в деловом письме должна быть официальной. Например: « С уважением, Сергей Васильевич Иванов».  
 
Указывайте свою должность, название фирмы и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы; 

1. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента. – М.: Финансы и статистика, 2001г.
2. Семенова А.К., Маслова Е.А. Психология и этика менеджмента и бизнеса.- М.,2000г
3. Чупрякова М.Э. Правила деловых отношений. – Е.,2001г.
4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения, -М., 2003г.
5. Алехина И. Имидж и этикет делового человека. – М., 2001г.
6. Архангельская М.Д. Бизнес – этикет, или Игоа по правилам. – м., 2001г.
7. Безюлева Г.В., Чиркова М.А. Развитие коммуникативных качеств учащихся. – м., 2004г.
8. Кукушин В.С. Деловой этикет.- М.,2003г.
9. Смирнов Г.Н.,Этикет делового общения. – Минск,2000г.