Ділові засідання

                                  Міністерство освіти і науки України

           Чернігівський державний  інститут Економіки  та управління         
 
 
 
 
 
 
 

                                    Доповідь

                                      на тему:

                             Ділові засідання 
 
 

                                               Виконала: студентка Т – 072 групи

                                                                          Курінська М. В.

                                                                          Перевірила: Гаценко І.О.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                          Чернігів - 2008 
 

                                 Планування та підготовка засідання 

      Якщо  три або більше осіб обговорюють  питання бізнесу, вони проводять ділове засідання. Статистика свідчить, що середній працівник кожного тижня проводить чотири години на різного роду засіданнях. Виконавець середнього рівня проводить на засіданнях приблизно 35 відсотків тижневого робочого часу, а виконавець вищого рівня – 50 відсотків.

      Як  правило, ділові засідання необхідні  при веденні бізнесу, і якщо вони відповідно (правильно) підготовлені, то можуть бути ефективними та результативними. Висока ділова культура вимагає ретельної  підготовки засідань організаторами, щоб у такий спосіб продемонструвати ввічливе ставлення до колег та ділових партнерів, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або ж учасником засідання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануванні та підготовці, під час проведення, а також після закінчення, з тим, щоб увесь захід був більш ефективним та результативними.

          Ділові засідання  можуть бути формальними, тобто такими, які проводяться на регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним (щомісячні, щоквартальні збори  співробітників), або ж неформальними, які проводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповідній ситуації, що вимагає обговорення.

    Формальні чи неформальні, ділові засідання у  будь-якому разі будуть більш ефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленої процедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.

    Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізму та поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, його цілей і прядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу.

    Неформальні засідання насамперед мають властивість  ставати непотрібною тратою часу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі; учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідко встановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективність.

    Згідно  з дослідженнями, які проводилися в університеті США, є сім етапів, яких необхідно дотримуватися при плануванні та підготовці формального, неформального ділового засідання:

    1.Визначення  цілей – з урахуванням можливості  їх досягнення у відведений  для засідання час.

    2.Відбір/підбір учасників – відбувається, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей .

    3.Підготовка  місця проведення – з урахуванням можливості проведення дискусії (забезпечення необхідного обладнання).

    4.Підговока  порядку денного – у логічній  послідовності, із зазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання.

    5.Визначення  основних правил проведення заходу  – для затвердження та дотримання  учасниками стандартів поведінки.

6.Запрошення  учасників – надання їм можливості підготуватися до засідання.

7.Підтримка  контактів з колегами, які не  беруть участі у заході. У такий  спосіб вони будуть проінформовані  по те, що відбулося на засіданні. 

Визначення  цілей засідання 

    Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання – визначити чи є необхідним цей захід ( чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути давньої звички або існуючого своєрідного ритуалу. Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятих можливостей це зробити.

    Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з’ясувати, чи такий захід  необхідний. Який результат ми бажаємо  отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

    Навіть  неформальне засідання повинне  мати ціль. Грубістю є марно витрачати  час колег, якщо немає причин збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися  невідомого для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, - ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.

    Щоб визначити, чи справді необхідно  проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягти бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено та вартість заходу мають обов’язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.

    Чи  може бути більш ефективним, ніж  проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об’ява; зустріч з колегою – конкретним виконавцем? (Не будемо забувати , що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)

    Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтесь, що визначені для нього цілі – реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з’ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносять на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину. 

Підбір  учасників 

      На  ділових засіданнях «більше» далеко не завжди означає «краще, ефективніше». Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.

      Це  правило діє як під час формальних, так і не формальних засідань. Саме визначення «неформальне засідання» викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо – відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до  безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку – через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході. 

      Формальне ділове засідання, метою якого є  лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію. 

      Спеціалісти ЗМ Meeting Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:  

Засідання, метою яких є

вирішення проблем(и)                             До 5 осіб   

Засідання, метою яких є

визначення  проблем(и)                            До 10 осіб   

Засідання-огляд

чи презентація                                          До 30 осіб   

Мотивуючі засідання                             Чим більше, тим краще 

          Існуючі значні особливості  засідань інформативного характеру  і засідань, метою яких є вирішення  проблем(и), - у головування цих  засідань, у характері питань, які  є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях – безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже – визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.

    Число учасників ділових засідань, метою  яких є прийняття рішення, найкраще обмежити до п’яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху - прийняття  рішення – необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.

    У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.

    Часто співробітники вважають, що вони повинні  бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов’язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною, подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов’язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому. 

Підготовка  місця проведення 

      При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало уваги приділяється місцю  його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскільки важливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається. 

Вибір приміщення 

      Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходить захід. Те саме рішення  буде сприйматися по-різному, якщо воно  буде прийняте не у залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначала місце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.

      Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли у вас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати  вибране приміщення. Для цього  дайте відповіді на такі запитання: 

     1. Чи вибрана кімната достатньо велика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?

     2. Чи є у вибраному приміщенні  адекватне освітлення та вентиляція?

     3. Чи ця кімната ізольована від  зовнішніх втручань, інших заходів,  що можуть проходити одночасно із засіданням?

     4. Чи наявні у приміщенні меблі  достатньо функціональні та комфортні  для засідання визначеної тривалості?

     5. Чи необхідно оплачувати оренду  приміщення і чи прийнятна  сума оплати?