Ділові засідання

     6. Чи вибране приміщення буде  вільним у потрібний вам час? 

     Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні на зборах відчують обмеженість розміру, об’єму приміщення (у них з’явиться відчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидше закінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщення тим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєте частіші перерви. 

     Якщо  приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко один від одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватної дискусії з участю всіх присутніх. Вирішити проблему можна, виділивши для засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватними числу учасників.

     Якщо  приміщення погано освітлене або  недостатньо вентильоване, активність присутніх швидко спаде і тим  самим знизиться їх здатність  ефективно працювати. Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно забезпечити  яскраве освітлення приміщення, а  також підтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників). 

     Меблі у кімнаті для засідань не повинні  бути занадто комфортними тому, що можуть влаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас, якщо меблі не зручні, це дратує людей, а отже, відволікає їх від обговорюваних питань. 

     Однією  з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані, незаплановані  переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо, ставить запитання і т. ін.) Кожен раз, коли з певних причин засідання переривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися до сказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувати викладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводиться засідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: «Проходить засідання». Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, коли засідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхідно заздалегідь подумати про переведення всіх на наявні у цьому приміщенні телефони на іншу лінію.

     Дуже  відволікають присутніх на засіданні  постійні входи-виходи деяких учасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночний вихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишити своєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати у разі термінової необхідності.)

     Уникайте  переривання засідання різними  засобами зв’язку – кіперами, мобільними телефонами. Вони мають бути вимкнуті протягом усього заходу. 

Підготовка  приміщення 

      Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідно відповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання ви плануєте проводити, необхідно буде: 

• Перевірити, чи вибране приміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставлені відповідно до мети та типу заходу.

• Забезпечити наявність паперу, ручок та олівців  для ведення присутніми за необхідності записів.

• У разі, коли учасники засідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити  на столі/столах, перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.

• Забезпечити наявність необхідних технічних  засобів, а також перевірити їх справність.

• Потурбуватися про наявність прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для  учасників. За необхідності забезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання з інших міст, регіонів.

     Перелічені  пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щоб  уникнути марної трати часу під час  самого заходу. Названі кроки також  є, за умови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформального засідання.