Этика делового письма

Глава 1. История  делового письма

 

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось  писать на простой бумаге обыкновенного  формата.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая  могла быть синей, оранжевой, палевой  и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться  упреку в недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками  или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки были разноцветные, тогда  как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная  переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции  недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

 

 

 

Глава 2. Классификация  деловых писем

Деловые письма представляют собой  официальную корреспонденцию и  применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих  в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит  протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного  сообщения не исключает необходимости  почтового отправления.

Существует несколько видов  классификации деловых писем, в  основе их лежат различные классификационные  признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

-  письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание;  письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой  и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится  к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

Глава 3. Виды деловых  писем

3.1. Виды некоммерческих  деловых писем

 

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

3.2. Виды коммерческих  деловых писем

 

Запрос и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего  заключить сделку. В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ  на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

- основания для  предъявления претензий;

- доказательства  произошедшего ущерба;

- конкретные  требования стороны, предъявляющей  претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

3.3. Электронные  письма

 

Электронная почта – совершенно особый вид  коммуникаций, позволяющий при желании  общаться в диалоговом режиме, в  режиме телеконференций и т.п. и  представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной  переписки. С одной стороны, электронные  письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес  отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления  и получения сообщения, текст  письма и подпись отправителя, сохраняется  строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

 

 

Глава 4. Правила  оформления и структура деловых  писем

 

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. в  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о + сущ.  в предложном падеже: «По вопросу  о поставке запчастей»;

- касательно + сущ. в родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

2. Собственно текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д. 

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:  «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Резюме

 

    Резюме - это одно из самых эффективных средств саморекламы.

 

    Главная цель резюме - привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на собеседование.

 

Основные правила составления  резюме:

• краткость (не более 2-х страниц машинописного текста)
• аккуратность (без ошибок и исправлений, четко на хорошей бумаге)
• только печатный вариант (на печатной машинке или компьютере)
• правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте акценты)
• позитивный характер (не включайте информацию, которая может не понравиться работодателю)

Содержание резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя,  отчество (не употребляйте слово  "резюме" в заголовке).

2. Цель в поиске работы: какую работу Вы можете и хотите делать.

3. Личные данные: точный  адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение.

4. Образование: укажите  полное название профессионального  учебного заведения, а не аббревиатуру, даты начала и окончания обучения, специальность, квалификацию.

5. Опыт работы: полное наименование  предприятия, где проходили

практику, опишите знания и навыки, которые приобретены  в процессе

стажировки, подчеркните  свои успехи (предоставьте рекомендации своих наставников, руководителей практики).

6. Дополнительная информация: это сведения, подчеркивающие Ваши

сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, интерес к работе и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление письма-отказа

 

    Писать  и получать письма-отказы тяжелее,  чем письма-приглашения и какие-либо другие деловые письма. Однако составлять их вам и получать их кандидатам будет легче, если вы постоянно будете исходить из того, что не отвергаете человека, а отстаиваете интересы дела и своей организации. Не следует откладывать написание письма с отказом, так как кто-то с нетерпением ждет вашего решения в надежде на положительный ответ. Проявите свою интеллигентность и профессиональную компетентность и быстро сообщите о своем отказе.