Этикет взаимоотношений руководителя и подчиненного

Этикет взаимоотношений руководителя и подчиненного.

Служебный этикет руководителя.

              Особое внимание следует обратить на золотое правило этики общения: Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам. Как было сказано выше, в отрицательной форме в формулировке Конфуция оно гласит: Чего не пожелаешь себе, того не делай другим. Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам: «сверху – вниз» (руководитель – подчиненный), «снизу – вверх» (подчиненный – руководитель), «по горизонтали» (сотрудник – сотрудник) требует конкретизации.

Этика делового общения «сверху – вниз»

              В деловом общении «сверху–вниз», т.е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: Относитесь к своему подчиненному так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель. Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами,  которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Под нормами и принципами имеется в виду то, какое поведение на службе является этически приемлемо, а какое – нет. Эти нормы касаются прежде всего того,  как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствуют себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными.  Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат.  Именно на этом уровне формируются в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения. Отметим некоторые из них.

              1. Стремитесь превратить вашу организацию в сплоченный коллектив с высокими моральными нормами общения. Приобщите сотрудников к целям организации. Человек только тогда будет чувствовать себя нравственно и психологически комфортно, когда произойдет его идентификация с коллективом. Вместе с тем каждый стремится остаться индивидуальностью и хочет,  чтобы его уважали таким, какой он есть.

              2. При возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью,  руководителю следует выяснить ее причины. Если речь идет о невежестве,  то не следует бесконечно попрекать подчиненного его слабостями,  недостатками.  Подумайте, что вы можете сделать, чтобы помочь ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности.

              3.  Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей и поступает неэтично.

              4. Замечание сотруднику должно соответствовать этическим нормам. Соберите всю информацию по данному случаю. Выберите правильную форму общения. Вначале попросите объяснить причину невыполнения задания самого сотрудника, возможно, он приведет неизвестные вам факты. Делайте ваши замечания один на один: необходимо уважать достоинство и чувства человека.

              5. Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.

              6. Тогда, когда это уместно, используйте прием «бутерброда» – спрячьте критику между двумя комплиментами. Закончите разговор на дружеской ноте и вскоре найдите время поговорить с человеком, чтобы показать ему, что вы не держите зла. Делая замечание, нужно учитывать возраст, пол и темперамент работника.

              7. Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, вас, скорее всего, не поблагодарят. Если не поможет – на вас ляжет вся ответственность.

              8. Не обрастайте любимчиками.  Относитесь к сотрудникам как к равноправным членам и ко всем с одинаковыми мерками.

              9. Никогда не давайте сотрудникам возможность заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.

              10. Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.

              11.  Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.

              12. Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.

              13. Привилегии, которые вы делаете себе, должны распространяться и на других членов коллектива.

              14. Доверяйте сотрудникам и признавайте собственные ошибки в работе. Члены коллектива все равно так или иначе узнают о них. Но утаивание ошибок – проявление слабости и непорядочности.

              15. Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными.

Они ответят вам тем же.

              16. Выбирайте правильную форму распоряжения,  учитывая прежде всего два фактора: 1) ситуацию, наличие времени для нюансов, 2) личность подчиненного – кто перед вами, добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения.

              Формами распоряжения могут быть: приказ, просьба, запрос и так называемый «доброволец».

              Приказ –  официальное указание,  подлежащее неукоснительному исполнению. Он издается в ситуациях,  не требующих обсуждения,  в экстремальных случаях,  в отношении недобросовестных сотрудников.

              Приказ необходим при даче поручений, входящих в круг прямых обязанностей подчиненного, при определении сроков выполнения задания и т. п. Однако тон его всегда должен быть вежливым и корректным, не сопровождаться угрозами и упреками.

              Приказная форма управления,  бесспорно,  подавляет инициативу работников, освобождает их от личной ответственности, лишает возможности доверительного сотрудничества.

              Служебный этикет рекомендует избегать формы приказа во всех случаях, когда распоряжение можно выразить в виде просьбы. Обращение руководителя с просьбой демонстрирует его расположение к подчиненному, доверие к нему, веру в его творческие и профессиональные возможности. Конечно, чаще всего просьба руководителя воспринимается подчиненным как приказ,  но выполняется с большим энтузиазмом.

              Следует обратить внимание на важный этический момент: поручения, не входящие в круг непосредственных обязанностей подчиненного, следует давать только в форме просьбы.

              Просьба используется в том случае,  если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности.  Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-либо причинам не может быть решена. А если соответствующим образом произнести фразу, то у сотрудника не возникнет никакого сомнения, что это приказ.

              Вопрос лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу, или подтолкнуть сотрудника к тому,  чтобы он взял инициативу на себя. «Есть ли смысл заняться этим?», «Как мы должны это сделать?». При этом сотрудники должны быть инициативными и достаточно квалифицированными.  В противном случае некоторые могут воспринять ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности.

              «Доброволец». Вопрос – «Кто хочет это сделать?» – подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но тем не менее она должна быть сделана. В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствующим образом оценен в дальнейшей работе.

Этика делового общения «снизу–вверх»

              В деловом общении  «снизу–вверх», т. е. в отношении подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения можно сформулировать следующим образом: Относитесь к своему руководителю так, как вы хотели бы, чтобы к вам относились ваши подчиненные.

              Знать,  как следует обращаться и относиться к своему руководителю, не менее важно, чем то, какие нравственные требования следует предъявлять к своим подчиненным. Без этого трудно найти «общий язык» и с начальником, и с подчиненными. Используя те или иные этические нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать своим союзником,  но можно и настроить его против себя, сделать своим недоброжелателем.

              Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в деловом общении с руководителем.

              1. Старайтесь помогать руководителю в создании доброжелательной нравственной атмосферы в коллективе, упрочению справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.

              2. Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: «Как вы отнесетесь к тому, если бы... ?» и т. д.

              3. Если в коллективе надвигается или уже случилось какое-либо радостное или,  напротив,  неприятное событие, то об этом необходимо сообщить руководителю.  В случае неприятностей старайтесь помочь облегчить выход из этой ситуации,  предложить свое решение.

              4. Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только  «да»  или только  «нет».  Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.

              5. Будьте преданны и надежны,  но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов,  нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.

              6. Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т. д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.

              7. Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы, действий.

Этический кодекс управленца

              Руководитель будет лучше воспринят людьми, если он:

              • будет первым приветствовать собеседника,  независимо от его положения (подчиненный или партнер);

              • будет обращаться к сослуживцам по имени и отчеству;

              • будет в деловой обстановке обращаться к подчиненным на «вы»;

              • не будет без особой необходимости отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя, подрывая его авторитет;

              • будет относиться ко всем сотрудникам ровно и выдержанно, вне зависимости от личных симпатий и антипатий;

              • установит четкий порядок, при котором максимально уменьшится вероятность того, что ему кто-то помешает в работе;

              • установит порядок, когда любой сотрудник в достаточно короткий срок сможет встретиться с ним и обсудить любой вопрос;

              • не будет вести бесед, которые создают впечатление избранности и секретности;

              • обладает искусством собеседования,  то есть умеет выслушать человека;

              • умеет эффективно пользоваться «бессловесной информацией», то есть понимать информацию от стиля, манер, одежды, жестов, мимики собеседника;

              • умеет осторожно использовать слово «я»;

              • будет высказываться кратко и по существу; будет избегать назидательности;

              • будет всегда безупречно одет;

              • всегда выполняет обещания в срок.

              Все названное имеет важное значение для удачного решения любого производственного вопроса.

              Чтобы эффективно организовать деятельность сотрудников и привести группу к успеху, лидер должен руководствоваться следующими основами деловой толерантности:

              • Научитесь управлять собой в любых ситуациях. Будьте доброжелательны, тактичны, выдержанны. Помните, что лицо, излучающее оптимизм, доброжелательность притягивает людей как магнит. Вежливость и приветливость –  одно из важнейших правил ведущих западных фирм.

              • Приветствуйте своих коллег,  когда приходите на работу. Дайте им понять, что они могут рассчитывать на вашу помощь и поддержку.

              • Ко всем подчиненным обращайтесь на  «вы», так как если с одним подчиненным обращаться на «ты», а с другим на «вы», то возникает впечатление, что среди сотрудников у вас есть приближенные.  Местоимение  «вы»  не только демонстрирует культуру общения, но и служит непременным условием нормального психологического климата и трудовой дисциплины.