Организация делового общения

Как поступить, если отсутствует должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме? Такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Нередко в таких случаях подпись дополняют предлогом «за» или просто косой чертой.

Правилами делового этикета  это не рекомендуется, поскольку для адресата неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями. Поэтому требуется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о.» или «Зам».

Последний реквизит делового письма — отметка об исполнителе. Автор официального письма и исполнитель — не всегда одно и то же. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель — за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе. Эта отметка включает в себя фамилию составителя письма и его служебный номер телефона. Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу. В отличие от подписи должностного лица инициалы ставятся после фамилии исполнителя.

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что здесь выработан свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Так, текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Все страницы документа, за исключением первой, на которой цифра «1» не ставится, должны быть пронумерованы. Дата в служебных документах может оформляться следующим способом: 05.10.2004. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. Допускается также словесно-цифровой способ оформления дат.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 18 000 в тексте документа выглядит так: 18 тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Многозначные числа, как правило, записываются цифрами, но если цифра стоит в начале предложения ее следует писать словами.

Если документ должен быть утвержден, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования ставится ниже подписи или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно» наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

Деловой этикет требует, чтобы  документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей различные аспекты правоохранительной деятельности.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п. Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность — соревноваться в чрезмерной вежливости. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Деловой документ, содержащий правку, обязательно следует перепечатать. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т.п.

Опытные руководители не торопятся  тотчас после подготовки документа отправлять его по адресу, если, конечно, позволяет время.

Это делается для того, чтобы  еще раз перечитать его, при необходимости исправить и лишь после этого отослать. На восприятие документа влияют множество факторов, в том числе раздражение, усталость, спешка. Через некоторое время текст и его содержание могут произвести на отправителя совершенно иное впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над документом.

Конечно, в каждом правоохранительном органе или его подразделении складываются свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

 

 

 

Деловое общение  экстремальных условиях

Психологическая сущность особых (экстремальных) условий заключается в невозможности строить деловое общение по сложившимся канонам. При этом изменяется мотивация поведения как обычных граждан, так и сотрудников правоохранительных органов. Изменяются нормы (правовые, моральные, этические) поведения.

Среди психологических последствий  экстремальных условий на первое место можно поставить нарастание эмоционального компонента в поведении. У значительного количества людей понижается способность к самоуправлению, повышается нервно-психологическое напряжение, активизируются отрицательные эмоции. Население в экстремальных условиях легче поддается влиянию эмоций, а ряду его представителей становится труднее контролировать свое поведение, в том числе и в общении. Появляются чувства отчаяния, страха, безнадежности, гнева, которые приобретают характер внезапного возникновения. На поведение таких людей труднее воздействовать рациональными, рассудочными доводами и аргументами. Сотрудникам правоохранительных органов в таких условиях нередко приходится противопоставлять этим негативным чувствам свое хладнокровие, рассудительность и красноречие, способность сдерживать себя и подавлять неуправляемые эмоции граждан.

Повышенные физические нагрузки, нервное напряжение обусловливают активизацию явлений, возникающих в основном при нарастающем истощении нервной системы. У людей появляется раздражительность, резкая смена настроений, в ходе общения и межличностного взаимодействия нередко вспыхивают конфликты (порой из-за мелочей). Человек легче перенимает настроение других людей, поддается панике, отчаянию. В то же время большее влияние оказывают и положительные эмоции, когда высокое моральное состояние окружающих более интенсивно передается каждому.

Перечисленные психические  особенности, характер экстремальных ситуаций позволяют сделать вывод о том, что сотрудникам правоохранительных органов в ходе делового общения необходимо особое внимание уделять моральному состоянию населения, поддержанию его духа. Для жителей потерпевших регионов важно чувствовать внимание и поддержку страны, убеждаться, что органы власти предпринимают все меры для борьбы с последствиями стихийных бедствий, что все делается последовательно, целеустремленно, по единому плану. Население должно видеть, что люди, отвечающие за право-порядок, не утратили спокойствия и уверенности в своих силах.

В ходе общения необходимо учитывать и принимать во внимание основные психологические реакции человека на экстремальные условия. Анализ позволяет их сгруппировать по двум основным уровням.

Положительные реакции:

− мобилизация возможностей, активизация деловых мотивов, долга, ответственности;

− возникновение делового возбуждения, энтузиазма, интереса, азарта;

− актуализация творческих возможностей, повышение готовности к решительным и смелым действиям;

− повышение выносливости, неприхотливости, понижение порогов ощущений, ускорение реакций;

− снижение утомляемости, исчезновение усталости, беспечности.

Отрицательные реакции:

− появление тревоги, беспокойства, неуверенности, обострение чувства самосохранения;

− появление страха, боязни за себя и дело, острая борьба мотивов долга и личной безопасности;

− значительное снижение нижнего порога нравственной допустимости, разрушение обычных нормативных этических представлений;

− проявление растерянности, оцепенения, ступора или фрустрации (появление чувства безысходности и отчаяния);

− непонимание происходящего, дезорганизация познавательной деятельности;

− разрушение отработанных навыков, появление ошибок в работе;

− недостаточная мобилизованность, несобранность;

− утрата самоконтроля, появление истерических реакций, панические действия, появление чувства слабости;

− острые психозы.

 

 

 

Судебный этикет

Cудебный этикет – это совокупность правил поведения субъектов судебного процесса, регулирующих внешние проявления взаимоотношений между судом и участвующими в деле лицами, формы их общения, основанные на признании авторитета органов правосудия и необходимости соблюдения приличий поведения в государственном учреждении.

Судебный этикет является неотъемлемой частью культуры правосудия, служит авторитету судебной власти.

Торжественность, обрядовая  сторона правосудия находит закрепление в праве как признак особой роли суда в обществе, жизни людей. Так, Закон о статусе судей в Российской Федерации от 26 июня 1992 г. установил символы судебной власти: Государственный флаг Российской Федерации на здании суда; изображение Государственного герба Российской Федерации и Государственный флаг Российской Федерации в зале судебных заседаний; мантии, в которые облачаются судьи при осуществлении правосудия.

Обеспечению торжественности правосудия, охране и поддержанию авторитета судебной власти служат правила судебного этикета.

Основы судебного этикета  заложены и в уголовно-процессуальном законодательстве.

Так, УПК Российской Федерации (ст. 262) устанавливает, что все присутствующие в зале судебного заседания при входе судей встают.

Все участники процесса обращаются к суду, дают свои показания и делают заявления стоя. Отступления от этого правила могут допускаться лишь с разрешения председательствующего. Все участники процесса, а равно все присутствующие в зале судебного заседания граждане должны беспрекословно подчиняться распоряжениям председательствующего о соблюдении порядка в судебном заседании.

Председательствующему (или  составу суда) предоставлено право удалить нарушителя порядка из зала судебного заседания, а в некоторых случаях виновный может быть подвергнут штрафу.

Ст. 318 УПК «Провозглашение  приговора» устанавливает, что во время  провозглашения приговора все присутствующие в зале судебного заседания, не исключая состава суда, выслушивают приговор стоя. Такое же правило действует при провозглашении вердикта коллегии присяжных заседателей.

В значительной степени к правилам судебного этикета примыкает ряд других установлений уголовно-процессуального закона, регулирующих порядок судебного разбирательства, хотя их предписания направлены непосредственно на достижение иных целей, чем создание внешних форм обращения в суде. Таковы правила приведения к присяге присяжных заседателей, нормы о разъяснении свидетелям и потерпевшим их гражданского долга и обязанности дать правдивые показания непосредственно перед допросом с отобранием подписки.

Суд обязан во всех случаях  предоставить подсудимому последнее слово, выслушать его без ограничения во времени и без постановки вопросов, а после этого немедленно удалиться в совещательную комнату для постановления приговора. Приговор постановляется в условиях тайны совещания судей, как и вердикт присяжных заседателей. Приговор, вердикт коллегии присяжных заседателей не «зачитываются», а «провозглашаются». При оправдательном приговоре, а также в иных случаях, когда подсудимый не лишается свободы, находящийся под арестом подсудимый немедленно освобождается из-под стражи в зале судебного заседания (хотя приговор еще не вступил в законную силу). Приговор постановляется и провозглашается именем государства.

Другие требования судебного  этикета, непосредственно не опирающиеся на конкретные процессуальные нормы, состоят в обязанности поддерживать в суде необходимую торжественность процедуры. Все обращения друг к другу при общении судей и участвующих в деле лиц должны производиться в вежливой форме. Суд при этом подчеркнуто равно относится к участникам процесса. В суде желательно избегать многословия, создать атмосферу деловитости, целеустремленности, своевременно пресекать нарушения принятых в официальных учреждениях правил поведения.

Судья, прокурор, адвокат  должны заботиться о том, чтобы их внешний вид, одежда отвечали обстановке, соответствующей месту, где осуществляется правосудие.

Некоторые рекомендации, связанные  с судебным этикетом, не могут быть приняты. Так, А. Л. Ликас советует председательствующему после открытия судебного заседания обращаться с напутствием к собравшимся, в котором он должен сказать о задачах суда и о необходимости поддержки суда со стороны участников процесса, в том числе подсудимого, а также всех присутствующих в зале. Он же рекомендует судье после разъяснения подсудимому его прав напутствовать подсудимого напоминанием, что суд рассчитывает на его помощь в установлении истины. Такая процедура законом не предусмотрена, а в современных условиях сомнительна по существу.

В то же время можно отметить и не совсем обоснованное подчеркивание особого положения суда, в котором якобы нормы общения действуют специфически. Автор ряда публикаций по вопросам судебной культуры и судебной этики писал: «Суд – учреждение строгое.

Здесь не место для какой-то изысканной вежливости и особой предупредительности». Употребленные автором иронические эпитеты не доказывают, что вежливость и предупредительность в их истинном понимании необязательны в суде.

Вежливость, внимательность по отношению к участвующим в деле лицам обязывает, например, предложить пожилому свидетелю сесть во время его допроса. Свидетеля-женщину желательно допросить первой среди свидетелей. При допросах следует проявлять терпение, сдержанность, умение внимательно слушать. Во время прений сторон неэтично листать уголовное дело, не обращая внимания на речи, адресованные суду. Судьям и сторонам следует следить за своими позами, жестикуляцией, тоном обращения к присутствующим.

Судья должен держаться с  достоинством, спокойно, просто, скрывать свое плохое настроение, как говорится, «быть застегнут на все пуговицы».